企業(yè)檔案編碼制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類、有序存儲(chǔ)和高效利用，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，特制定本企業(yè)檔案編碼制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類檔案管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編號(hào)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中是唯一的，確保檔案標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性和不重復(fù)性。2.系統(tǒng)性原則：編碼應(yīng)體現(xiàn)檔案分類體系的系統(tǒng)性，便于檔案的分類管理和檢索查詢。3.穩(wěn)定性原則：編碼一旦確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)，以確保檔案管理工作的連續(xù)性。4.擴(kuò)展性原則：編碼應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展和檔案數(shù)量增加的需要。二、檔案分類（一）文書檔案1.行政公文：包括企業(yè)發(fā)布的各類決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.黨群工作：涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。3.經(jīng)營管理：涉及企業(yè)經(jīng)營決策、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等各類文件。4.業(yè)務(wù)往來：企業(yè)與外部單位之間的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、函件等。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目：記錄企業(yè)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等全過程的文件資料。2.產(chǎn)品研發(fā)：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.工程建設(shè)：工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。（三）人事檔案1.員工基本信息：員工的個(gè)人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等。2.工作經(jīng)歷：員工在企業(yè)內(nèi)的工作崗位變動(dòng)記錄、績效考核結(jié)果等。3.培訓(xùn)與發(fā)展：員工參加培訓(xùn)的記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。4.薪酬福利：員工的工資待遇、福利待遇等相關(guān)文件。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：企業(yè)日常會(huì)計(jì)核算的憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會(huì)計(jì)賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表。4.審計(jì)報(bào)告：企業(yè)內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)的報(bào)告。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷：市場調(diào)研資料、客戶信息、銷售合同、營銷活動(dòng)策劃方案等。2.生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的各類文件。3.質(zhì)量管理：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理報(bào)告等。4.采購與供應(yīng)鏈：采購合同、供應(yīng)商信息、物流配送記錄等。三、編碼規(guī)則（一）編碼結(jié)構(gòu)檔案編號(hào)采用層次編碼法，由檔案類別代碼、年度代碼、流水號(hào)三部分組成，各部分之間用“”分隔。（二）檔案類別代碼根據(jù)檔案分類，為每一類檔案設(shè)定相應(yīng)的代碼，具體如下：1.文書檔案：WS2.科技檔案：KJ3.人事檔案：RS4.財(cái)務(wù)檔案：CW5.業(yè)務(wù)檔案：YW（三）年度代碼采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。（四）流水號(hào)流水號(hào)為每類檔案在同一年度內(nèi)的順序編號(hào)，從“0001”開始，依次遞增。例如，文書檔案中2022年的第一份文件編號(hào)為“WS220001”。四、編碼管理（一）編碼申請(qǐng)各部門在形成檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)填寫《檔案編碼申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案的類別、內(nèi)容、形成時(shí)間等信息，提交至檔案管理部門。（二）編碼審核檔案管理部門收到《檔案編碼申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，確保編碼的準(zhǔn)確性和合理性。審核通過后，為檔案賦予相應(yīng)的編號(hào)。（三）編碼變更檔案編號(hào)一經(jīng)確定，原則上不得隨意變更。如因特殊原因需要變更編碼，應(yīng)填寫《檔案編碼變更申請(qǐng)表》，說明變更原因及新的編碼方案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后實(shí)施，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（四）編碼查詢與維護(hù)檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案編碼查詢系統(tǒng)，方便各部門查詢檔案編號(hào)。同時(shí)，定期對(duì)檔案編碼進(jìn)行維護(hù)，確保編碼的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案整理與裝訂（一）整理要求1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.每份檔案應(yīng)保持完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.檔案內(nèi)的文件應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。（二）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固，不易散落。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的整齊，避免出現(xiàn)褶皺、歪斜等情況。3.對(duì)于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其大小與檔案封面一致。六、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和企業(yè)實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限，具體如下：1.永久保管：涉及企業(yè)重大權(quán)益、重要?dú)v史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案。2.定期保管：分為30年、10年等不同期限，具體期限根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的存儲(chǔ)狀況、保管期限等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。七、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作需要。（二）借閱流程1.各部門因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的類別、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將檔案提供給借閱部門或人員。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用目的等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，檢查是否已達(dá)到規(guī)定的保管期限。3.結(jié)合企業(yè)的發(fā)展情況和實(shí)際需求，評(píng)估檔案的利用價(jià)值。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程的安全和