檔案制度落實(shí)臺(tái)賬一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案制度有效落實(shí)，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，保障公司檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本檔案制度落實(shí)臺(tái)賬。（二）適用范圍本臺(tái)賬適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)，涵蓋公司各類文件、資料、記錄等檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）依據(jù)本臺(tái)賬依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以及公司實(shí)際情況制定，確保各項(xiàng)檔案管理工作符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期開展檔案管理工作檢查和評(píng)估。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等具體工作。4.建立和維護(hù)公司檔案信息系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確和完整。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和跟蹤檔案的利用情況，確保檔案的合理利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。6.協(xié)助做好檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等檔案。3.公司行政管理工作中形成的文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等檔案。4.公司黨群工作中形成的文件、組織建設(shè)資料、宣傳資料、工會(huì)活動(dòng)記錄等檔案。5.公司財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案。6.公司人力資源管理工作中形成的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等檔案。7.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的技術(shù)文件、專利資料、科研項(xiàng)目檔案等檔案。8.公司固定資產(chǎn)管理工作中形成的資產(chǎn)購置文件、清查記錄、處置資料等檔案。9.其他與公司經(jīng)營管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生和形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集工作。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)檔案資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充、修正。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案資料移交至檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門等信息。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于快速查找和利用檔案。4.檔案整理應(yīng)做到格式統(tǒng)一、字跡清晰、裝訂整齊，確保檔案的質(zhì)量。（四）檔案整理方法1.分類將公司檔案分為行政管理類、黨群工作類、財(cái)務(wù)類、人力資源類、業(yè)務(wù)類、技術(shù)研發(fā)類、固定資產(chǎn)管理類等類別。在每個(gè)大類下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)一步細(xì)分小類，如行政管理類可分為綜合管理、文秘工作、檔案管理、法務(wù)工作等小類。2.編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第1份檔案編號(hào)為“2023XZ001”。編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重復(fù)或遺漏。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期（形成時(shí)間）、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者（形成部門或個(gè)人）等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或不宜裝訂的檔案，可采用卷盒或檔案袋進(jìn)行保管，并在卷盒或檔案袋上注明相關(guān)信息。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫《檔案歸檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門收到《檔案歸檔申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)歸檔檔案進(jìn)行審核，審核通過后安排專人進(jìn)行歸檔操作。4.歸檔人員按照檔案整理要求，將檔案放入相應(yīng)的檔案柜或庫房存儲(chǔ)位置，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，完成檔案歸檔工作。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的重要文件、證照、批文等檔案。公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案。公司重大項(xiàng)目、重要合同協(xié)議等檔案，對(duì)公司具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的。2.定期保管定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等，具體根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。一般行政管理文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等檔案，保管期限為[X]年。一般性合同協(xié)議、項(xiàng)目文件等檔案，保管期限為[X]年。員工個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄等檔案，保管期限為員工離職后[X]年。（三）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.按照檔案類別和保管期限對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案查閱與利用（一）檔案查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍、時(shí)間等，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）檔案查閱手續(xù)1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明檔案歸還情況。（三）檔案利用規(guī)定1.公司檔案僅供內(nèi)部工作使用，未經(jīng)公司書面同意，不得將檔案提供給外部單位或個(gè)人使用，不得用于任何商業(yè)目的。2.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。3.檔案利用結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)跟蹤檔案的使用效果，收集利用反饋意見，不斷完善檔案管理工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管；對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，提出銷毀意見。（二）檔案銷毀流程1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人