檔案各種制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集范圍包括但不限于：文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。3.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將收集的檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.檔案整理的主要工作包括：分類、編號(hào)、編目、裝訂等。4.檔案分類應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，確保分類科學(xué)合理。5.檔案編號(hào)應(yīng)按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行編制，保證編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。6.檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于查閱和檢索。7.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的原貌。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。2.保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要和珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，綜合考慮確定保管期限。4.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限在10年以上（含10年）的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在10年以下的檔案。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。4.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的題名、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。5.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)，確保銷毀的檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。6.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織員工因工作需要，可查閱和利用本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員應(yīng)遵守本公司/組織的檔案管理制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括：查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式、歸還日期等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便員工查閱和利用檔案。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理部門內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，定期進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，防止檔案信息的泄露。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等日常工作。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。3.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.做好檔案利用登記工作，及時(shí)為員工提供檔案查閱和利用服務(wù)。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案信息