衛(wèi)生檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，防止信息泄露，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生檔案管理、使用、保管的部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于信息保密的規(guī)定，確保衛(wèi)生檔案管理工作合法合規(guī)。2.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉衛(wèi)生檔案內(nèi)容的人員范圍，僅將檔案信息提供給工作必需的人員，并確保其在最小范圍內(nèi)使用。3.保密性原則：采取有效措施，防止衛(wèi)生檔案信息被非法獲取、篡改、泄露或丟失，確保檔案的保密性。4.完整性原則：保證衛(wèi)生檔案信息的完整與準(zhǔn)確，不得隨意刪減、修改檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。5.可追溯性原則：對(duì)衛(wèi)生檔案的查閱、借閱、傳遞、存儲(chǔ)等操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便在需要時(shí)能夠追溯信息的流向和使用情況。二、衛(wèi)生檔案的定義與范圍（一）定義衛(wèi)生檔案是指本公司/組織在醫(yī)療衛(wèi)生管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.員工健康檔案，包括個(gè)人基本健康信息、職業(yè)健康檢查記錄、疾病史、過敏史等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，如病歷、診斷報(bào)告、治療方案、手術(shù)記錄等。3.衛(wèi)生監(jiān)督檔案，涵蓋衛(wèi)生許可證申請(qǐng)與審批資料、監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書等。4.公共衛(wèi)生檔案，例如疫苗接種記錄、傳染病防控資料、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告等。5.其他與醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)的檔案資料，如醫(yī)學(xué)研究項(xiàng)目資料、培訓(xùn)記錄等。三、檔案管理部門與人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生檔案保密制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.集中管理本公司/組織的衛(wèi)生檔案，建立健全檔案的收集系統(tǒng)，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查詢與利用。4.負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，配備必要的防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、借閱、歸還等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告可能存在的安全隱患，采取措施防止檔案信息泄露。4.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、利用檔案，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好相關(guān)記錄。5.參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和保密意識(shí)。（三）使用部門與人員職責(zé)1.各使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生檔案的管理與使用，確保檔案的安全與保密。2.使用人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，在工作范圍內(nèi)使用檔案信息，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。3.如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完整性和保密性。5.發(fā)現(xiàn)檔案信息存在問題或可能影響保密安全的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。四、衛(wèi)生檔案保密措施（一）物理安全措施1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所：選擇安全可靠的地點(diǎn)作為檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備：采用專門的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、光盤庫、磁帶庫等，并定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。3.訪問控制：對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。只有經(jīng)過授權(quán)的檔案管理人員才能進(jìn)入存儲(chǔ)場(chǎng)所，且進(jìn)入時(shí)需進(jìn)行登記。（二）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.網(wǎng)絡(luò)訪問控制：建立衛(wèi)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)檔案信息。2.數(shù)據(jù)加密傳輸：在通過網(wǎng)絡(luò)傳輸衛(wèi)生檔案信息時(shí)，采用加密技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。3.防火墻與入侵檢測(cè)：在網(wǎng)絡(luò)邊界部署防火墻設(shè)備，阻止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。同時(shí)，安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意入侵行為。4.定期網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)估：定期對(duì)衛(wèi)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全漏洞，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（三）人員管理措施1.保密培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員、使用人員參加保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密制度規(guī)定、檔案管理知識(shí)等，確保人員熟悉保密要求和操作規(guī)程。2.簽訂保密協(xié)議：與所有涉及衛(wèi)生檔案管理、使用的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，對(duì)違反保密協(xié)議的行為規(guī)定相應(yīng)的違約責(zé)任。3.人員背景審查：在招聘檔案管理人員和涉及衛(wèi)生檔案核心業(yè)務(wù)的人員時(shí)，進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，無不良記錄。4.離職交接：?jiǎn)T工離職時(shí)，必須與檔案管理部門辦理檔案交接手續(xù)，將所保管和使用的檔案資料全部歸還，并簽訂離職保密承諾書，承諾離職后仍遵守保密制度。（四）制度執(zhí)行與監(jiān)督1.制度宣傳與培訓(xùn)：通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳資料、會(huì)議等形式，向全體員工宣傳衛(wèi)生檔案保密制度，確保員工了解制度內(nèi)容和要求，自覺遵守保密規(guī)定。2.監(jiān)督檢查：檔案管理部門定期對(duì)衛(wèi)生檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理流程的規(guī)范性、人員操作的合規(guī)性、保密措施的落實(shí)情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄在案。3.違規(guī)處理：對(duì)違反衛(wèi)生檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)因違反保密制度給公司/組織造成損失的，依法追究其法律責(zé)任。五、衛(wèi)生檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生檔案，應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員只能在規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制，應(yīng)另行填寫《衛(wèi)生檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，加蓋檔案管理部門印章。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《衛(wèi)生檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員將檔案歸還原處。（二）借閱1.因工作需要借閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損或擅自銷毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)并處理。六、衛(wèi)生檔案的傳遞與共享（一）傳遞1.衛(wèi)生檔案在本公司/組織內(nèi)部傳遞時(shí)，應(yīng)通過專門的檔案?jìng)鬟f渠道進(jìn)行，如檔案管理人員直接送達(dá)、機(jī)要通信等方式，確保檔案?jìng)鬟f過程的安全與保密。2.傳遞檔案時(shí)，應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案?jìng)鬟f登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、傳遞日期、傳遞人、接收人等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案?jìng)鬟f過程中，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如密封包裝、加密存儲(chǔ)等，防止檔案信息泄露或損壞。（二）共享1.衛(wèi)生檔案的共享應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批程序，根據(jù)共享的目的、范圍和對(duì)象，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門審核和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行共享。2.共享衛(wèi)生檔案時(shí)，應(yīng)確保共享信息的安全性和保密性，采取加密傳輸、授權(quán)訪問等技術(shù)手段，防止信息被非法獲取或?yàn)E用。3.共享雙方應(yīng)簽訂共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括共享信息的范圍、使用期限限制、保密責(zé)任等內(nèi)容，確保共享行為的規(guī)范有序。七、衛(wèi)生檔案的銷毀（一）銷毀條件1.衛(wèi)生檔案已超過規(guī)定的保管期限，且確無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已終結(jié)，且相關(guān)業(yè)務(wù)已不再需要該檔案作為依據(jù)的。3.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)且已失去使用價(jià)值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)衛(wèi)生檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《衛(wèi)生檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《衛(wèi)生檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，確認(rèn)無誤后，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并在《衛(wèi)生檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.銷毀過程中產(chǎn)生的廢棄物應(yīng)妥善