檔案室統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的科學管理，準確、及時地掌握檔案信息，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本統(tǒng)計制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室的各類檔案統(tǒng)計工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）統(tǒng)計原則1.真實性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須真實、準確，如實反映檔案工作的實際情況。2.科學性原則：采用科學的統(tǒng)計方法和指標體系，確保統(tǒng)計結果的可靠性和有效性。3.及時性原則：及時收集、整理和報送統(tǒng)計資料，保證統(tǒng)計信息的時效性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，嚴格保密，防止泄露。二、統(tǒng)計機構與人員（一）統(tǒng)計機構公司/組織設立檔案室統(tǒng)計工作小組，負責檔案室統(tǒng)計工作的組織、協(xié)調和實施。統(tǒng)計工作小組由檔案室負責人擔任組長，各業(yè)務科室檔案管理人員為成員。（二）人員職責1.組長職責全面負責檔案室統(tǒng)計工作的領導和管理。制定統(tǒng)計工作計劃和目標，審核統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析報告。協(xié)調解決統(tǒng)計工作中出現(xiàn)的問題，確保統(tǒng)計工作的順利開展。2.成員職責負責收集、整理和報送本科室的檔案統(tǒng)計資料。協(xié)助統(tǒng)計工作小組完成其他相關統(tǒng)計工作任務。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和完整性負責。三、統(tǒng)計內容與指標（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.檔案種類統(tǒng)計按檔案形成的年度、機構、保管期限等分類統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。統(tǒng)計不同載體檔案的數(shù)量，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、實物檔案等。2.檔案年度統(tǒng)計統(tǒng)計每年新增檔案的數(shù)量、接收檔案的數(shù)量、移交檔案的數(shù)量等。分析檔案數(shù)量的增長趨勢，為檔案資源建設提供依據(jù)。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.檔案整理進度統(tǒng)計按年度、項目統(tǒng)計檔案整理工作的完成情況，包括已整理檔案的數(shù)量、未整理檔案的數(shù)量等。對檔案整理工作中存在的問題進行分析，提出改進措施。2.檔案整理質量統(tǒng)計定期對整理后的檔案進行質量檢查，統(tǒng)計檔案整理的合格率和差錯率。分析影響檔案整理質量的因素，采取有效措施提高整理質量。（三）檔案保管情況統(tǒng)計1.檔案庫房設施統(tǒng)計統(tǒng)計檔案庫房的面積、層數(shù)、溫濕度控制設備、消防設備、防盜設備等設施的配備情況。對庫房設施的運行狀況進行檢查和統(tǒng)計，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。2.檔案保管期限統(tǒng)計按年度統(tǒng)計各類檔案的保管期限分布情況，如短期檔案、中期檔案、長期檔案的數(shù)量。分析檔案保管期限的合理性，為檔案鑒定和銷毀工作提供參考。3.檔案安全統(tǒng)計統(tǒng)計檔案在保管過程中發(fā)生的安全事故次數(shù)、損失情況等。對檔案安全事故進行原因分析，采取防范措施，確保檔案的安全保管。（四）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案利用人次統(tǒng)計統(tǒng)計每年檔案查閱、借閱、復制等利用服務的人次。分析不同部門、不同類型人員對檔案的利用需求和利用頻率。2.檔案利用目的統(tǒng)計按利用目的分類統(tǒng)計檔案利用情況，如工作查考、科學研究、歷史研究、編史修志等。了解檔案利用的主要目的和用途，為檔案開發(fā)利用提供依據(jù)。3.檔案利用效果統(tǒng)計對檔案利用后產(chǎn)生的經(jīng)濟效益、社會效益等進行統(tǒng)計和分析。收集利用者對檔案利用效果的反饋意見，不斷改進檔案利用服務工作。四、統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計每月、每季度、每年定期對檔案工作進行統(tǒng)計，形成統(tǒng)計報表。定期統(tǒng)計的內容包括檔案數(shù)量、整理情況、保管情況、利用情況等。2.專項統(tǒng)計根據(jù)檔案工作的需要，針對某一特定項目或問題進行專項統(tǒng)計。專項統(tǒng)計的內容根據(jù)具體情況確定，如檔案數(shù)字化項目統(tǒng)計、檔案鑒定銷毀統(tǒng)計等。3.抽樣統(tǒng)計在檔案數(shù)量較大或統(tǒng)計對象較多的情況下，采用抽樣統(tǒng)計的方法。抽樣統(tǒng)計應遵循隨機原則，確保樣本具有代表性。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集各業(yè)務科室檔案管理人員按照統(tǒng)計要求，定期收集本科室的檔案統(tǒng)計資料，并進行初步整理。檔案室統(tǒng)計人員負責收集其他相關部門的檔案統(tǒng)計資料，如檔案庫房管理部門的設施設備統(tǒng)計資料、檔案利用部門的利用情況統(tǒng)計資料等。2.數(shù)據(jù)審核統(tǒng)計人員對收集到的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。審核內容包括數(shù)據(jù)的邏輯關系、數(shù)據(jù)來源的可靠性、數(shù)據(jù)填寫的規(guī)范性等。3.數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計人員將審核后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總，形成各類統(tǒng)計報表。在匯總過程中，要注意數(shù)據(jù)的分類和合并，確保統(tǒng)計報表的清晰和準確。4.數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計人員對統(tǒng)計報表進行分析，撰寫統(tǒng)計分析報告。分析內容包括檔案工作的現(xiàn)狀、存在的問題、發(fā)展趨勢等，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.數(shù)據(jù)報送統(tǒng)計人員將統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析報告按規(guī)定時間報送檔案室負責人和公司/組織相關領導。同時，將統(tǒng)計資料進行歸檔保存，以備查閱。五、統(tǒng)計報表與報告（一）統(tǒng)計報表1.檔案數(shù)量統(tǒng)計表按檔案種類、年度等分類統(tǒng)計檔案的數(shù)量。報表格式包括檔案類別、年度、數(shù)量等欄目。2.檔案整理情況統(tǒng)計表統(tǒng)計檔案整理工作的進度和質量。報表格式包括整理年度、項目、已整理數(shù)量、未整理數(shù)量、合格率、差錯率等欄目。3.檔案保管情況統(tǒng)計表反映檔案庫房設施、保管期限、安全等情況。報表格式包括庫房設施名稱、配備情況、運行狀況、保管期限分布、安全事故次數(shù)等欄目。4.檔案利用情況統(tǒng)計表統(tǒng)計檔案利用的人次、目的和效果。報表格式包括利用年度、利用人次、利用目的分類、利用效果等欄目。（二）統(tǒng)計報告1.月度統(tǒng)計報告每月對檔案工作進行簡要總結和分析，重點報告當月檔案數(shù)量變化、整理工作進展、利用情況等。報告內容應簡潔明了，數(shù)據(jù)準確，分析客觀。2.季度統(tǒng)計報告每季度對檔案工作進行全面分析，包括檔案管理各項指標的完成情況、存在的問題及改進措施等。報告應結合圖表等形式，直觀反映檔案工作的動態(tài)變化。3.年度統(tǒng)計報告每年對檔案工作進行系統(tǒng)總結和分析，全面評估檔案管理工作的成效和不足。報告內容應包括年度檔案工作概況、各項統(tǒng)計指標分析、檔案工作發(fā)展趨勢預測、下一年度工作計劃等。六、統(tǒng)計資料的管理與歸檔（一）統(tǒng)計資料的管理1.檔案室應指定專人負責統(tǒng)計資料的管理，確保統(tǒng)計資料的安全和完整。2.統(tǒng)計資料應分類存放，建立電子和紙質檔案，便于查閱和使用。3.對統(tǒng)計資料的借閱和使用應進行登記，嚴格控制查閱范圍，防止統(tǒng)計資料的丟失和損壞。（二）統(tǒng)計資料的歸檔1.統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析報告應按年度進行歸檔，歸檔順序為月度統(tǒng)計報告、季度統(tǒng)計報告、年度統(tǒng)計報告。2.歸檔資料應編制目錄，注