檔案工作分工制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化管理，明確各部門及人員在檔案工作中的職責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源等各個(gè)領(lǐng)域形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司的檔案工作，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.誰形成誰負(fù)責(zé)原則各部門及人員對(duì)其在工作中形成的檔案材料負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查詢和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案工作管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議公司檔案工作的重大決策、發(fā)展規(guī)劃和管理制度，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。（二）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，定期對(duì)公司檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。4.建立健全公司檔案信息管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)和檢索利用，提高檔案管理的信息化水平。5.按照規(guī)定向國家有關(guān)部門和單位移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.按照公司檔案管理的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案的齊全、完整，并定期向綜合管理部門移交。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，規(guī)范本部門檔案的借閱、使用和歸還手續(xù)，確保檔案的安全。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和依據(jù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等；公司行政管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司各類會(huì)議文件、紀(jì)要等；公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.黨群工作類：包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料；工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等相關(guān)文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃、市場調(diào)研報(bào)告、營銷方案、客戶資料等；公司合同管理文件，包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的相關(guān)材料；公司招投標(biāo)文件、項(xiàng)目申報(bào)材料等。4.財(cái)務(wù)管理類：包括公司財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理、成本核算、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料；公司資金管理、資產(chǎn)管理、稅務(wù)管理等方面的文件材料；公司審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)工作底稿等。5.人力資源管理類：包括公司人力資源規(guī)劃、招聘與錄用、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利、員工關(guān)系等方面的文件材料；員工檔案、勞動(dòng)合同、人事任免文件等。6.生產(chǎn)管理類：包括公司生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件材料；生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)記錄等。7.技術(shù)研發(fā)類：包括公司技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)成果鑒定等文件材料；公司專利申請(qǐng)、商標(biāo)注冊(cè)、著作權(quán)登記等相關(guān)材料；技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。8.市場營銷類：包括公司市場調(diào)研分析報(bào)告、市場推廣活動(dòng)策劃方案、廣告宣傳資料等；公司銷售合同、銷售訂單、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；客戶投訴處理記錄、市場反饋信息等。9.法務(wù)合規(guī)類：包括公司法律事務(wù)管理制度、合同審查意見、法律糾紛處理文件等；公司合規(guī)管理文件，包括合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、合規(guī)培訓(xùn)記錄等；公司內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察工作文件材料。10.其他類：不屬于上述九類的其他檔案材料，如公司大事記、重要活動(dòng)記錄、捐贈(zèng)協(xié)議等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類的十大類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示黨群工作類，以此類推。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。5.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“202301001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各類文件材料，如市場調(diào)研報(bào)告、營銷方案、技術(shù)方案、項(xiàng)目文檔等。5.本部門人員撰寫的論文、著作、專利、商標(biāo)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)材料。6.本部門獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。7.其他與本部門工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并按照公司規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。4.收集的聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和編目。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類整理，確保同一類別的文件材料集中在一起。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索體系。4.對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，可分為綜合性文件、會(huì)議文件、資質(zhì)證書等類別。2.黨群工作類檔案：按照黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面進(jìn)行分類整理，可分為黨組織文件、黨員名冊(cè)、思想政治教育材料等類別。3.經(jīng)營管理類檔案：按照經(jīng)營戰(zhàn)略、市場調(diào)研、合同管理、招投標(biāo)等方面進(jìn)行分類整理，可分為經(jīng)營規(guī)劃文件、市場調(diào)研報(bào)告、合同檔案、招投標(biāo)文件等類別。4.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理、成本核算、財(cái)務(wù)報(bào)表等方面進(jìn)行分類整理，可分為財(cái)務(wù)制度文件、預(yù)算報(bào)表、成本核算資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等類別。5.人力資源管理類檔案：按照人力資源規(guī)劃、招聘與錄用、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利、員工關(guān)系等方面進(jìn)行分類整理，可分為人力資源規(guī)劃文件、招聘檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利報(bào)表、員工勞動(dòng)合同等類別。6.生產(chǎn)管理類檔案：按照生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面進(jìn)行分類整理，可分為生產(chǎn)計(jì)劃文件、生產(chǎn)調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)檔案、安全生產(chǎn)文件等類別。7.技術(shù)研發(fā)類檔案：按照技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)成果鑒定等方面進(jìn)行分類整理，可分為技術(shù)研發(fā)規(guī)劃文件、科研項(xiàng)目檔案、研究報(bào)告、技術(shù)成果證書等類別。8.市場營銷類檔案：按照市場調(diào)研分析、市場推廣活動(dòng)、銷售合同、客戶投訴處理等方面進(jìn)行分類整理，可分為市場調(diào)研報(bào)告、市場推廣方案、銷售合同檔案、客戶投訴記錄等類別。9.法務(wù)合規(guī)類檔案：按照法律事務(wù)管理制度、合同審查意見、法律糾紛處理等方面進(jìn)行分類整理，可分為法律事務(wù)文件、合同審查檔案、法律糾紛處理記錄等類別。10.其他類檔案：按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，可分為大事記、重要活動(dòng)記錄、捐贈(zèng)協(xié)議等類別。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案材料整理完畢，并向綜合管理部門移交歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后的[具體時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本部門的檔案材料進(jìn)行分類、編目、裝訂，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后，在檔案移交清單上簽字，并將檔案入庫保管。（三）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、方便的原則，確保檔案的安全和完整，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行利用。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制范圍、復(fù)制份數(shù)等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)復(fù)制申請(qǐng)表，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。（三）利用審批1.查閱檔案涉及公司機(jī)密信息的，需經(jīng)公司保密管理部門審批。2.借閱檔案期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期借閱，應(yīng)提前[具體天數(shù)]辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，按照公司規(guī)定進(jìn)行審批。（四）利用登記1.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、借閱人員、歸還時(shí)間、復(fù)制份數(shù)等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容價(jià)值、保管期限等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）鑒定組織成立公司檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的內(nèi)容價(jià)值，包括對(duì)公司歷史研究、業(yè)務(wù)發(fā)展、決策支持等方面的作用。3.檔案的保管期限，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限為永久、長期（[具體年限]）、短期（[具體年限]）。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全和徹底。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)制作檔案銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)公司檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求進(jìn)行編制，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)納入公司檔案管理工作的重要內(nèi)容，為公司