機關(guān)檔案處置制度總則制定目的為加強本機關(guān)檔案處置工作的規(guī)范化、科學化、制度化建設(shè)，確保檔案的完整與安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于本機關(guān)在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案處置管理工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案處置工作。3.全程管理原則：對檔案從形成、收集、整理、保管到利用、處置等全過程進行有效管理。4.方便利用原則：以方便檔案利用為出發(fā)點，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。檔案處置管理職責機關(guān)檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案處置管理制度和工作規(guī)范。2.負責機關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導和監(jiān)督機關(guān)各部門的檔案工作，對檔案工作進行檢查、考核和評價。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理現(xiàn)代化。5.負責檔案處置工作的組織實施，包括檔案的移交、銷毀等工作。機關(guān)各部門職責1.負責本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定定期向機關(guān)檔案管理部門移交。2.配合機關(guān)檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全與完整。檔案工作人員職責1.認真履行檔案管理職責，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研和利用服務(wù)工作，為機關(guān)各項工作提供檔案支持。4.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。5.協(xié)助做好檔案處置工作，包括檔案的移交、銷毀等工作的具體操作和記錄。檔案的收集與整理收集范圍1.本機關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括但不限于：上級機關(guān)的文件、指示、通知等；本機關(guān)制定的各類政策文件、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等；本機關(guān)召開的各類會議文件、記錄、紀要等；本機關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等；本機關(guān)的人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等；本機關(guān)在各項業(yè)務(wù)活動中形成的報表、圖表、數(shù)據(jù)等；本機關(guān)獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等；其他具有保存價值的文件材料。2.本機關(guān)工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案、科研成果檔案等，由個人負責收集整理后按規(guī)定移交機關(guān)檔案管理部門。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其內(nèi)容的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類（根據(jù)本機關(guān)具體業(yè)務(wù)設(shè)置）、人事管理類、財務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，便于快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。檔案的保管保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的安全標準，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物等。保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，便于管理和利用。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)選用可靠的存儲設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對重要的檔案應(yīng)進行異地備份，以防止自然災(zāi)害等不可抗力因素導致檔案數(shù)據(jù)丟失。保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映本機關(guān)主要職能活動和歷史面貌的，對本機關(guān)、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并結(jié)合本機關(guān)實際情況進行調(diào)整。檔案的定期檢查1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的保管狀況進行檢查，一般每年至少檢查一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)進行詳細記錄，并存檔備查。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)檔案的實際情況，對檔案進行科學、準確的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從政治、經(jīng)濟、文化、社會等各個方面綜合考慮檔案的價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由機關(guān)檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案工作人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價值等方面的異同，確定其保存價值。3.效益評估法：從檔案對機關(guān)工作的現(xiàn)實利用價值和潛在利用價值等方面進行評估，確定其保存價值。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字。3.檔案銷毀清冊一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報機關(guān)分管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)批準后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。檔案的利用利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性。2.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全。利用方式1.查閱：利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負責查閱服務(wù)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，到期應(yīng)及時歸還。3.復制：利用者如需復制檔案，應(yīng)填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期、份數(shù)等信息。利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復制檔案的內(nèi)容和份數(shù)等信息。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。檔案的信息化建設(shè)建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為機關(guān)各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露和丟失。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對本機關(guān)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)掛接和整理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全與保密。信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，負責檔案信息化建設(shè)和管理工作。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完