檔案信息查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案信息管理，規(guī)范檔案信息查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中涉及檔案信息查閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案信息查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司/組織的利益和聲譽(yù)。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案信息分類與保管（一）檔案信息分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要，規(guī)章制度，人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃、執(zhí)行、總結(jié)等資料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程等方面的文件，如技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)方案等。（二）檔案保管要求1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.分類存放：按照檔案信息分類，對(duì)檔案進(jìn)行有序排列存放，便于查找和管理。3.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案架、檔案盒等顯著位置標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.定期盤點(diǎn)：定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。三、查閱權(quán)限與申請(qǐng)（一）查閱權(quán)限劃分1.一般查閱權(quán)限：公司/組織內(nèi)部員工因日常工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的一般性檔案信息。2.特殊查閱權(quán)限：涉及重要機(jī)密、核心業(yè)務(wù)等檔案信息的查閱，需經(jīng)特定審批流程，由具備相應(yīng)權(quán)限的人員進(jìn)行查閱。（二）查閱申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：查閱人需填寫《檔案信息查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：查閱人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱目的與工作需要相符后，簽署審批意見。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)審查查閱權(quán)限、檔案保管狀況等，如審核通過，予以批準(zhǔn)；如不符合要求，退回申請(qǐng)表并說明理由。4.特殊情況審批：對(duì)于涉及特殊查閱權(quán)限的檔案信息查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可進(jìn)行查閱。四、查閱流程與規(guī)范（一）預(yù)約查閱時(shí)間檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況，與查閱人協(xié)商確定具體的查閱時(shí)間，并提前做好準(zhǔn)備工作。（二）現(xiàn)場(chǎng)查閱1.查閱地點(diǎn)：查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。2.查閱方式：查閱人應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱設(shè)備，如電腦、復(fù)印機(jī)等，按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行查閱和復(fù)制。如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定區(qū)域進(jìn)行。3.查閱監(jiān)督：檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定，防止檔案信息被不當(dāng)使用或損壞。（三）歸還檔案查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案歸還給檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保檔案完整無損。五、檔案信息的利用與保密（一）檔案信息利用1.合理使用：查閱人應(yīng)按照查閱目的合理使用檔案信息，不得將檔案信息用于與工作無關(guān)的目的。2.信息共享：如需將查閱的檔案信息提供給其他部門或人員使用，應(yīng)按照公司/組織的信息共享流程進(jìn)行審批和管理。3.成果反饋：查閱人在利用檔案信息完成相關(guān)工作后，應(yīng)及時(shí)將工作成果反饋給檔案管理部門，以便對(duì)檔案信息的利用效果進(jìn)行評(píng)估。（二）檔案信息保密1.保密責(zé)任：所有參與檔案信息查閱活動(dòng)的人員均有保密義務(wù)，不得泄露檔案信息的內(nèi)容。2.保密措施：檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制查閱人員的知悉范圍等。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反檔案信息保密規(guī)定的行為，公司/組織將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任人的責(zé)任。六、檔案信息查閱記錄與統(tǒng)計(jì)（一）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)每次檔案信息查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)表、查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容、查閱用途、歸還情況等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)檔案信息查閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案信息的利用情況和需求趨勢(shì)，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容包括查閱檔案的類別、數(shù)量、查閱頻率、查閱目的等方面。七、檔案信息查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案信息查閱監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案信息查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部審計(jì)接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織檔案信息查閱工作的審計(jì)，積極配合審計(jì)工作，按照審計(jì)意見進(jìn)行整改完善。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案信息。2.超越查閱權(quán)限查閱檔案信息。3.將檔案信息帶出指定查閱場(chǎng)所。4.泄露檔案信息內(nèi)容。5.擅自篡改、銷毀檔案信息。6.其他違反檔案信息查閱制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予記過、降職、撤職等處分，直至解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。