檔案制度會取消關于檔案制度調整的相關規(guī)定總則目的本規(guī)定旨在對公司/組織的檔案制度進行全面梳理與調整，以適應公司/組織發(fā)展的新需求，確保檔案管理工作的科學性、規(guī)范性和高效性，保障公司/組織各類信息資源的安全與有效利用。適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內所有部門及全體員工，涵蓋公司/組織在運營過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等檔案的管理?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內容的真實性、準確性和完整性，如實反映公司/組織的各項活動。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，對涉及公司/組織機密的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務開展等提供有力支持。檔案制度調整背景隨著信息技術的飛速發(fā)展和公司/組織業(yè)務的不斷拓展，現(xiàn)行檔案制度在某些方面已難以滿足實際工作需要。例如，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式效率較低，查找和利用不便；電子檔案的管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，存在數(shù)據(jù)安全隱患；檔案的分類和編號方式不夠科學，不利于快速檢索等。為解決這些問題，提升公司/組織檔案管理水平，特制定本檔案制度調整規(guī)定。檔案分類與編號檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政管理文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務類型劃分，如銷售業(yè)務檔案、采購業(yè)務檔案、生產(chǎn)業(yè)務檔案等，具體涵蓋業(yè)務合同、訂單、報表以及相關業(yè)務流程記錄等。3.人事檔案：員工個人的基本信息、入職離職資料、培訓記錄、績效考核檔案等。4.財務檔案：會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等財務相關資料。5.技術檔案：公司/組織的技術研發(fā)資料、產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準等。6.其他檔案：上述類別未涵蓋的其他重要文件和資料，如對外合作協(xié)議、榮譽證書、重大活動記錄等。檔案編號1.編號規(guī)則采用數(shù)字與字母相結合的方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號分為若干段，每段代表不同的含義。例如，第一段為檔案類別代碼，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表業(yè)務檔案等；第二段為年份代碼，用四位數(shù)字表示，如“2023”；第三段為流水號，按照檔案形成的先后順序依次編排，用三位數(shù)字表示。示例：行政檔案中2023年形成的第123份文件編號為“A2023123”。2.編號維護檔案管理人員應定期對編號進行檢查和維護，確保編號的連續(xù)性和準確性。當檔案類別發(fā)生調整或新增時，應及時更新編號規(guī)則，并對已有的檔案編號進行相應調整。檔案收集與整理收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生或收到的各類文件、資料及時移交檔案管理部門。2.對于重要的文件和資料，應在形成或收到后[X]個工作日內移交；一般性文件和資料可定期（每月/每季度）移交。3.檔案收集人員應認真核對文件的完整性、準確性，確保文件齊全、無缺失頁、內容清晰可讀。整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號標注：在每份檔案上標注其編號，確保編號清晰、準確。3.裝訂編目：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物等可能影響檔案保存的物品；同時編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和利用。4.電子檔案整理：對于電子檔案，應按照分類要求進行文件夾結構設置，文件名應規(guī)范統(tǒng)一，包含檔案編號、名稱等關鍵信息，并建立相應的電子索引目錄。檔案存儲與保管存儲方式1.紙質檔案存儲：設立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設備，按照檔案類別和編號順序進行存放，確保檔案排列有序，便于查找。2.電子檔案存儲：采用服務器存儲和磁盤陣列存儲相結合的方式，對電子檔案進行備份存儲。同時，建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類管理和索引，方便快速檢索。保管條件1.檔案庫房：保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.防火防盜：安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的滅火器材，嚴禁在庫房內吸煙和使用明火，確保檔案安全。3.防蟲防潮：定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取防治措施；對易受潮的檔案，可采取防潮包裝等措施。檔案保管期限1.永久保管檔案：涉及公司/組織核心機密、重大歷史事件記錄、重要產(chǎn)權文件等具有長期保存價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管檔案：根據(jù)檔案的性質和重要程度，確定不同的定期保管期限，如[X]年、[X]年、[X]年等。到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家以及財務、法務等人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。2.鑒定標準：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、法律憑證作用等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價值。3.銷毀程序：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，報公司/組織主管領導審批。審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀過程應進行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)。檔案利用與借閱利用范圍公司/組織內部員工因工作需要，可查閱、借閱相關檔案。查閱、借閱檔案應符合公司/組織的業(yè)務需求和檔案管理規(guī)定。利用手續(xù)1.查閱申請：員工如需查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。2.借閱申請：如需借閱檔案，除填寫查閱申請表外，還應提供有效擔?；蜣k理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.審批流程：檔案查閱申請表和借閱申請表經(jīng)檔案管理部門審核后，報公司/組織主管領導審批。審批通過后，檔案管理部門方可提供檔案查閱或借閱服務。利用方式1.現(xiàn)場查閱：員工可在檔案管理部門指定的場所進行現(xiàn)場查閱，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導，確保查閱過程規(guī)范有序。2.復制利用：根據(jù)需要，員工可申請復制檔案內容。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章后方可使用。歸還與注銷1.歸還要求：借閱檔案到期后，借閱人應按時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案完整無損。2.注銷手續(xù)：檔案歸還后，檔案管理部門應及時在借閱登記冊上注銷相關記錄，更新檔案狀態(tài)信息。檔案信息化管理信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務。系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：支持多種格式的檔案數(shù)據(jù)錄入，包括紙質檔案掃描件、電子文檔等，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，快速定位所需檔案信息。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關檔案信息，保障檔案信息安全。4.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時，具備數(shù)據(jù)恢復功能，能夠在數(shù)據(jù)丟失或損壞時及時恢復。數(shù)據(jù)安全保障1.網(wǎng)絡安全：采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全技術，防止外部網(wǎng)絡攻擊和非法入侵。2.數(shù)據(jù)加密：對重要的檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.用戶認證：建立嚴格的用戶認證機制，如用戶名/密碼、數(shù)字證書等，確保用戶身份的真實性和合法性。4.審計監(jiān)控：對檔案信息化管理系統(tǒng)的操作進行審計監(jiān)控，記錄用戶操作行為，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。檔案管理人員職責檔案管理部門職責1.制定和完善公司/組織檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、存儲、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.建立和維護檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.為公司/組織內部員工提供檔案查閱、借閱等服務，解答檔案利用過程中的相關問題。5.定期對檔案管理工作進行總結和評估，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理水平。檔案管理人員崗位職責1.檔案管理員負責檔案的日常收集、整理、分類、編號等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。維護檔案庫房的環(huán)境秩序，做好檔案的存儲和保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。協(xié)助檔案利用人員查閱、借閱檔案，提供必要的技術支持和服務。負責檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、更新和維護工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.檔案主管組織制定檔案管理工作計劃和目標，指導和監(jiān)督檔案管理員的工作。審核檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。負責檔案鑒定小組的組織協(xié)調工作，對到期檔案進行鑒定和銷毀審批。定期向上級領導匯報檔案管理工作情況，為公司/組織的決策提供檔案信息支持。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.公司/組織內部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案管理部門應定期開展自查自糾工作，對檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性