如何制定檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案利用服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門檔案管理人員各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集整理、保管和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用工作，及時提供所需檔案資料。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，管理制度文件，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，統(tǒng)計(jì)報表，人事檔案，印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、采購管理、物流管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類文件材料，如合同協(xié)議、訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、財(cái)務(wù)報表、員工培訓(xùn)記錄、采購合同、物流單據(jù)等。3.項(xiàng)目管理類檔案：針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目前期調(diào)研、立項(xiàng)審批、可行性研究報告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收報告等。4.技術(shù)研發(fā)類檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)活動，如技術(shù)研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.基本建設(shè)類檔案：包括公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、施工圖紙、工程變更記錄、工程竣工驗(yàn)收文件等。6.會計(jì)檔案：按照國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，對公司/組織的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等會計(jì)核算專業(yè)材料進(jìn)行分類整理和保管。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.大類代碼：行政管理類檔案代碼為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類檔案代碼為“YW”，項(xiàng)目管理類檔案代碼為“XM”，技術(shù)研發(fā)類檔案代碼為“JS”，基本建設(shè)類檔案代碼為“JS”，會計(jì)檔案代碼為“KJ”。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“XZ20230001”；一份2022年的業(yè)務(wù)管理類合同檔案，編號為“YW20220010”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，全面收集本部門在工作中形成的具有保存價值的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等。具體收集范圍如下：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報告、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議、報表等。3.本公司/組織內(nèi)部各部門之間的往來文件、函件、請示、批復(fù)等。4.本公司/組織員工在工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、工作記錄、調(diào)研報告等。5.本公司/組織開展的各類活動形成的文件、照片、錄像等資料。6.本公司/組織的資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件、證書、合同等。7.本公司/組織的財(cái)務(wù)文件、憑證、報表等會計(jì)檔案。8.其他與本公司/組織工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集齊全，避免文件材料的散失。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后立即送交檔案管理人員。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)完整無缺，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。對于一式多份的文件，應(yīng)收集齊全。3.準(zhǔn)確性：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整、存儲安全。（三）整理方法檔案管理人員對收集到的文件材料進(jìn)行整理時，應(yīng)按照以下步驟進(jìn)行：1.分類：按照檔案分類方案，將文件材料分為不同的類別，并分別進(jìn)行整理。2.編號：對每一份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊。4.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于查閱和保管。對于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案：采用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。3.照片、錄音錄像檔案：照片應(yīng)沖洗或掃描成電子文件后進(jìn)行存儲，錄音錄像檔案應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件后進(jìn)行存儲。照片、錄音錄像檔案應(yīng)按照形成時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、年度財(cái)務(wù)報告、重要合同協(xié)議、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件、重大項(xiàng)目檔案等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為15年至50年。主要包括一般性的管理制度文件、業(yè)務(wù)文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表、人事檔案等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。主要包括臨時性的文件、一般性的會議記錄、短期的工作計(jì)劃與總結(jié)等。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的安全和完整。清查工作每年至少進(jìn)行一次，清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本公司/組織的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度的規(guī)定，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向利用者提供檔案副本或復(fù)印件，確需提供原件的，應(yīng)在檔案借閱登記簿上注明，并要求利用者妥善保管，按時歸還。（三）利用審批1.查閱檔案：一般檔案的查閱，由利用者所在部門負(fù)責(zé)人審批；重要檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案：一般檔案的借閱，由利用者所在部門負(fù)責(zé)人審批；重要檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司/組織機(jī)密的檔案借閱，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記簿，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、查閱或借閱檔案的編號、題名、利用目的、審批意見、歸還日期等信息。檔案利用登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度以及利用價值等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，對到期檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。鑒定時，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否涉及公司/組織的核心業(yè)務(wù)、重要決策、知識產(chǎn)權(quán)等，是否對公司/組織的歷史研究、工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒等具有重要價值。對于仍有利用價值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對已鑒定為無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。2.審批：檔案銷毀清冊報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀實(shí)