檔案制度及規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度及規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集和整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度及規(guī)定。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案的齊全完整。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的章程、制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文、證照等。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)檔案。3.項(xiàng)目檔案類針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)檔案類包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.聲像檔案類包括照片、錄音、錄像等資料。7.實(shí)物檔案類包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類編號(hào)法，具體如下：1.行政管理類檔案編號(hào)：XZ年份流水號(hào)其中，XZ表示行政管理類，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該類檔案的順序號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)：YW業(yè)務(wù)類別代碼年份流水號(hào)業(yè)務(wù)類別代碼根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)分類設(shè)置，如SC表示市場(chǎng)營(yíng)銷、ZC表示財(cái)務(wù)管理等。年份和流水號(hào)含義同行政管理類檔案編號(hào)。3.項(xiàng)目檔案類檔案編號(hào)：XM項(xiàng)目編號(hào)年份流水號(hào)項(xiàng)目編號(hào)為公司/組織對(duì)項(xiàng)目的統(tǒng)一編號(hào)，年份和流水號(hào)含義同行政管理類檔案編號(hào)。4.合同協(xié)議類檔案編號(hào)：HT年份流水號(hào)年份和流水號(hào)含義同行政管理類檔案編號(hào)。5.財(cái)務(wù)檔案類檔案編號(hào)：CW年份流水號(hào)年份和流水號(hào)含義同行政管理類檔案編號(hào)。6.聲像檔案類檔案編號(hào)：SX年份流水號(hào)年份和流水號(hào)含義同行政管理類檔案編號(hào)。7.實(shí)物檔案類檔案編號(hào)：SW年份流水號(hào)年份和流水號(hào)含義同行政管理類檔案編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要的文件材料，檔案形成部門應(yīng)在移交前進(jìn)行備份，確保檔案的安全。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料的完整性和系統(tǒng)性。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。4.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于檔案的查詢和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保護(hù)1.建立健全檔案保護(hù)制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行專人專柜保管，防止泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)后查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。5.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.對(duì)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、審批等功能。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的