控?zé)煓n案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織控?zé)煿ぷ?，?guī)范控?zé)煓n案管理，有效預(yù)防和控制吸煙危害，保障員工和公眾健康，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、場所及人員。（三）基本原則1.依法控?zé)熢瓌t：嚴格遵守國家關(guān)于控?zé)煹姆煞ㄒ?guī)和政策要求，確?？?zé)煿ぷ骱戏ê弦?guī)。2.預(yù)防為主原則：通過宣傳教育、制度約束等措施，引導(dǎo)員工自覺抵制吸煙行為，預(yù)防吸煙相關(guān)疾病的發(fā)生。3.全面覆蓋原則：涵蓋公司/組織內(nèi)所有區(qū)域和人員，實現(xiàn)控?zé)煿ぷ鞯娜轿?、無死角管理。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)控?zé)煿ぷ鲗嶋H情況和相關(guān)要求，及時更新和完善控?zé)煓n案，確保檔案信息的準確性和有效性。二、控?zé)煓n案管理職責(zé)（一）控?zé)煿ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組1.負責(zé)制定和修訂公司/組織控?zé)熣摺⒛繕?biāo)和計劃。2.監(jiān)督和指導(dǎo)各部門控?zé)煿ぷ鞯拈_展，協(xié)調(diào)解決控?zé)煿ぷ髦械闹卮髥栴}。3.定期審議控?zé)煓n案管理情況，確保檔案管理工作符合要求。（二）各部門負責(zé)人1.為本部門控?zé)煿ぷ鞯谝回?zé)任人，負責(zé)組織實施本部門控?zé)煿ぷ鳌?.明確本部門控?zé)煿ぷ髀?lián)系人，負責(zé)本部門控?zé)煓n案資料的收集、整理和上報。3.監(jiān)督本部門員工遵守控?zé)熞?guī)定，對違規(guī)吸煙行為進行制止和糾正。（三）控?zé)煿ぷ鬓k公室1.負責(zé)控?zé)煓n案的日常管理工作，包括檔案的建立、歸檔、保管、查閱和銷毀等。2.定期對各部門控?zé)煓n案進行檢查和評估，提出改進意見和建議。3.匯總分析控?zé)煓n案數(shù)據(jù)，為公司/組織控?zé)煿ぷ鳑Q策提供依據(jù)。（四）員工1.自覺遵守公司/組織控?zé)熞?guī)定，積極參與控?zé)煿ぷ鳌?.配合部門負責(zé)人和控?zé)煿ぷ鬓k公室做好相關(guān)控?zé)煓n案資料的提供和填寫工作。三、控?zé)煓n案內(nèi)容（一）公司/組織基本信息1.公司/組織名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.法定代表人姓名、職務(wù)。（二）控?zé)熣吲c制度1.公司/組織制定的控?zé)熣呶募?，包括控?zé)熌繕?biāo)、控?zé)煷胧⑦`規(guī)處理辦法等。2.與控?zé)熛嚓P(guān)的各項管理制度，如吸煙區(qū)設(shè)置規(guī)定、禁煙標(biāo)識張貼制度等。（三）控?zé)煿ぷ鹘M織架構(gòu)1.控?zé)煿ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組成員名單及職責(zé)分工。2.各部門控?zé)煿ぷ髀?lián)系人名單及聯(lián)系方式。（四）控?zé)熜麄鹘逃Y料1.開展控?zé)熜麄骰顒拥姆桨讣翱偨Y(jié)。2.制作的控?zé)熜麄骱?、宣傳冊、宣傳單頁等資料。3.組織的控?zé)熍嘤?xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、地點、內(nèi)容、參加人員等。（五）吸煙區(qū)設(shè)置與管理1.吸煙區(qū)的位置、面積、設(shè)施配備等情況。2.吸煙區(qū)管理制度，包括開放時間、衛(wèi)生管理、安全要求等。3.吸煙區(qū)日常巡查記錄，包括巡查時間、巡查人員、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。（六）禁煙區(qū)域管理1.公司/組織內(nèi)禁煙區(qū)域的劃分及標(biāo)識張貼情況。2.對禁煙區(qū)域的日常檢查記錄，包括檢查時間、檢查人員、發(fā)現(xiàn)的違規(guī)吸煙行為及處理情況等。3.對違規(guī)吸煙行為的處理記錄，包括違規(guī)人員姓名、部門、違規(guī)時間、違規(guī)地點、處理方式等。（七）員工吸煙情況記錄1.員工吸煙情況登記表，包括員工姓名、部門、吸煙狀況（吸煙/不吸煙）等。2.對吸煙員工的戒煙勸導(dǎo)記錄，包括勸導(dǎo)時間、勸導(dǎo)人員、勸導(dǎo)內(nèi)容、員工反饋等。（八）控?zé)煿ぷ鹘?jīng)費使用情況1.控?zé)煿ぷ鹘?jīng)費預(yù)算表，明確各項費用的預(yù)算金額。2.控?zé)煿ぷ鹘?jīng)費支出明細，包括費用發(fā)生時間、用途、金額等。（九）控?zé)煿ぷ骺己伺c評估1.公司/組織制定的控?zé)煿ぷ骺己藰?biāo)準和辦法。2.各部門控?zé)煿ぷ骺己私Y(jié)果及排名情況。3.對公司/組織控?zé)煿ぷ餍Ч脑u估報告，包括吸煙率變化情況、員工對控?zé)煿ぷ鞯臐M意度等。四、控?zé)煓n案建立與歸檔（一）檔案建立1.控?zé)煿ぷ鬓k公室負責(zé)統(tǒng)一建立公司/組織控?zé)煓n案，明確檔案編號、分類和存放位置。2.各部門按照控?zé)煓n案內(nèi)容要求，及時收集、整理本部門相關(guān)資料，并移交控?zé)煿ぷ鬓k公室。3.對于新產(chǎn)生的控?zé)煓n案資料，應(yīng)在形成后及時歸檔，確保檔案的完整性和時效性。（二）檔案分類1.政策法規(guī)類：存放國家及地方有關(guān)控?zé)煹姆煞ㄒ?guī)、政策文件等。2.組織管理類：包括控?zé)煿ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組文件、各部門控?zé)煿ぷ髀?lián)系人信息等。3.宣傳教育類：涵蓋控?zé)熜麄骰顒淤Y料、培訓(xùn)記錄等。4.區(qū)域管理類：涉及吸煙區(qū)和禁煙區(qū)域的相關(guān)資料。5.人員管理類：如員工吸煙情況記錄、戒煙勸導(dǎo)記錄等。6.經(jīng)費管理類：包含控?zé)煿ぷ鹘?jīng)費預(yù)算和支出明細等。7.考核評估類：存放控?zé)煿ぷ骺己藰?biāo)準、結(jié)果及評估報告等。（三）檔案歸檔要求1.檔案資料應(yīng)按照分類順序進行整理，每類資料應(yīng)編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息。2.歸檔資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，嚴禁涂改、偽造和擅自銷毀。如有補充或更正資料，應(yīng)在相應(yīng)位置注明，并加蓋部門印章。3.對于電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的電子存儲設(shè)備中，同時建立電子檔案目錄索引，便于查詢和管理。五、控?zé)煓n案保管與查閱（一）檔案保管1.控?zé)煿ぷ鬓k公室應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對于破損、褪色等影響檔案保存的資料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴格控制檔案保管期限，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限。期滿后，按照檔案銷毀程序進行處理。（二）檔案查閱1.因工作需要查閱控?zé)煓n案的，應(yīng)填寫《控?zé)煓n案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交控?zé)煿ぷ鬓k公室。2.控?zé)煿ぷ鬓k公室對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。3.查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)控?zé)煿ぷ鬓k公室負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.非本公司/組織人員查閱控?zé)煓n案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并在公司/組織指定人員陪同下進行查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案涉及的機密信息。六、控?zé)煓n案銷毀（一）銷毀條件1.已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的控?zé)煓n案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案損壞，無法修復(fù)且無利用價值的。3.經(jīng)核實確屬重復(fù)、虛假或無效的檔案資料。（二）銷毀程序1.由控?zé)煿ぷ鬓k公室提出檔案銷毀申請，填寫《控?zé)煓n案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上需銷毀檔案的清單。申請經(jīng)控?zé)煿ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組審核批準后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在兩人以上監(jiān)督下進行。銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞酱_保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等。