教體局檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教體局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合教體局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教體局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬學(xué)校在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則教體局設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對全局檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映教體局各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存教體局在工作中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為教體局各項工作和社會公眾提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置教體局設(shè)立檔案管理科，作為全局檔案管理的職能部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定教體局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)教體局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督教體局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬學(xué)校的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立和維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫。5.做好檔案安全保密工作，落實檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實體和信息安全。6.定期向教體局領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，及時提出改進(jìn)工作的建議和意見。（三）各科室、單位及學(xué)校職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理科。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案管理的日常工作，配合檔案管理科做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本科室、本單位檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與教體局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.教體局機(jī)關(guān)各科室形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。3.直屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料、業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、科研成果等。4.下屬學(xué)校報送的各類文件、教學(xué)資料、學(xué)生檔案、教師檔案、學(xué)校規(guī)劃、年度工作計劃和總結(jié)等。5.教體局組織召開的各類會議、舉辦的各類活動形成的文件材料、會議紀(jì)要、活動方案、照片、音像資料等。6.教體局在對外交流、合作、宣傳等活動中形成的文件材料、協(xié)議、合同、宣傳資料等。7.教體局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。8.其他與教體局工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、單位及學(xué)校應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步分類、整理，剔除重復(fù)、無用的文件，保證文件材料的質(zhì)量。3.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史原貌，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類，編制檔案分類方案。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，編制檔案盒封面和脊背信息。4.建立檔案電子目錄，將紙質(zhì)檔案信息錄入計算機(jī)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各科室、單位及學(xué)校應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理科歸檔。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各科室、單位及學(xué)校兼職檔案員將整理好的檔案移交檔案管理科，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理科對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對不符合要求的檔案退回原部門補(bǔ)充完善。3.審核合格的檔案進(jìn)行編目、上架，納入教體局檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。（三）保管期限1.教體局檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）三種。2.永久保管的檔案主要包括：教體局制定的重要政策、法規(guī)、規(guī)劃、計劃等文件；涉及全局性、歷史性、政策性的重要文件；上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于教體局主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件；教體局召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的主要文件材料；教體局機(jī)構(gòu)演變、人事任免等重要文件材料；具有重要歷史價值和憑證作用的其他文件材料。3.定期保管30年的檔案主要包括：教體局一般性工作文件、業(yè)務(wù)文件；下屬學(xué)校報送的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、教學(xué)常規(guī)資料等；教體局組織開展的一般性業(yè)務(wù)活動形成的文件材料等。4.定期保管10年的檔案主要包括：教體局臨時性工作文件、短期業(yè)務(wù)文件；下屬學(xué)校一般性工作文件、臨時性活動文件等。（四）保管要求1.檔案管理科應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列上架，標(biāo)識清晰，便于查找。同時，定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的完整無缺。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。五：檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立由檔案管理科、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，確定其是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，可以考慮銷毀；對仍有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，可以延長保管期限繼續(xù)保存。3.鑒定檔案價值時，應(yīng)充分考慮檔案對教體局工作、歷史研究、社會利用等方面的作用。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清單報教體局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將檔案銷毀清單與相關(guān)檔案目錄一起歸檔保存，以備查考。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用范圍1.教體局機(jī)關(guān)各科室因工作需要查閱檔案。2.直屬事業(yè)單位、下屬學(xué)校因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。3.其他單位或個人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱教體局檔案。（二）利用方式1.通過檔案管理科查閱紙質(zhì)檔案。查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱檔案。2.通過教體局檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。查閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限，按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行查閱。（三）利用要求1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，確保檔案信息安全。（四）統(tǒng)計工作1.檔案管理科應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和教體局領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.做好檔案統(tǒng)計分析工作，通過對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，提出改進(jìn)措施和建議。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立教體局檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集管理功能實現(xiàn)檔案收集信息的在線填報、審核、歸檔等流程，方便各科室、單位及學(xué)校及時移交檔案。2.檔案整理編目功能支持檔案分類、編號、編目等整理工作，自動生成檔案目錄和電子索引。3.檔案存儲管理功能對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行集中存儲管理，實現(xiàn)檔案的安全保管和便捷查找。4.檔案利用服務(wù)功能提供檔案在線查閱、借閱申請、審批、登記等功能，方便用戶利用檔案。5.檔案統(tǒng)計分析功能對檔案管理各項數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表和分析圖表，為檔案管理決策提供支持。6.安全保密功能設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等安全措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理科應(yīng)組織人員對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。2.建立檔案數(shù)據(jù)定期更新維護(hù)機(jī)制，及時將新形成的檔案信息錄入系