檔案歸檔范圍制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案歸檔范圍制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.全面歸檔原則凡公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等，均應(yīng)按照本制度的規(guī)定進行歸檔，不得遺漏。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素，對檔案進行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查找利用。4.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)以方便公司/組織各項工作的開展和員工查閱利用為出發(fā)點，合理確定檔案的歸檔范圍和保管期限，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等方面的文件材料，包括上級主管部門的批復(fù)、公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料，如行政管理制度、財務(wù)管理制度、人力資源管理制度等。3.公司/組織會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.公司/組織發(fā)文、收文及文件傳閱記錄等文件材料，包括公司文件、函件、通知、報告等。5.公司/組織印章管理文件材料，包括印章使用申請表、印章使用登記薄等。6.公司/組織保密工作文件材料，包括保密制度、保密協(xié)議、保密檢查記錄等。7.公司/組織信訪、投訴處理文件材料，包括信訪、投訴信件、處理結(jié)果等。8.公司/組織行政事務(wù)處理文件材料，如辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等方面的文件。9.公司/組織對外聯(lián)絡(luò)文件材料，包括與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等的往來文件。10.公司/組織大事記、年鑒等資料。（二）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)文件材料，包括黨組織設(shè)置、換屆選舉、黨員發(fā)展、黨員教育管理等方面的文件。2.黨員名冊、黨員組織關(guān)系介紹信等文件材料。3.黨的宣傳工作文件材料，包括宣傳計劃、宣傳報道、學(xué)習(xí)資料等。4.黨的紀檢工作文件材料，包括紀檢制度、違紀處理、廉政建設(shè)等方面的文件。5.工會工作文件材料，包括工會組織建設(shè)、會員管理、工會活動等方面的文件。6.共青團工作文件材料，包括團組織建設(shè)、團員發(fā)展、青年活動等方面的文件。7.統(tǒng)戰(zhàn)工作文件材料，包括統(tǒng)戰(zhàn)對象信息、統(tǒng)戰(zhàn)活動等方面的文件。（三）經(jīng)營管理類檔案1.市場調(diào)研與分析文件材料，包括市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)分析、競爭對手分析等。2.市場營銷文件材料，包括營銷計劃、廣告宣傳、促銷活動、客戶信息等。3.產(chǎn)品研發(fā)與管理文件材料，包括產(chǎn)品研發(fā)計劃、技術(shù)文檔、產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告等。4.生產(chǎn)管理文件材料，包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件。5.質(zhì)量管理文件材料，包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗記錄等。6.財務(wù)管理文件材料，包括財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。7.人力資源管理文件材料，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同等方面的文件。8.物資采購與管理文件材料，包括采購計劃、采購合同、物資驗收、庫存管理等。9.銷售與售后服務(wù)文件材料，包括銷售合同、客戶反饋、售后服務(wù)記錄等。10.企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃與決策文件材料，包括戰(zhàn)略規(guī)劃報告、可行性研究報告、項目決策文件等。（四）業(yè)務(wù)技術(shù)類檔案1.工程建設(shè)項目檔案，包括項目立項文件、設(shè)計文件、施工圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。2.科研項目檔案，包括項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果鑒定材料等。3.產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)檔案，包括生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、技術(shù)標準等。4.設(shè)備技術(shù)檔案，包括設(shè)備購置合同、設(shè)備說明書、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等。5.技術(shù)改造項目檔案，包括項目立項文件、改造方案、技術(shù)文件、驗收報告等。6.質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等。7.環(huán)境管理體系文件，包括環(huán)境方針、目標、環(huán)境管理方案、監(jiān)測報告等。8.職業(yè)健康安全管理體系文件，包括職業(yè)健康安全方針、目標、管理方案、監(jiān)測記錄等。（五）聲像檔案1.公司/組織重大活動、會議、慶典等的照片、錄像、錄音等資料。2.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及重要客戶來訪的照片、錄像、錄音等資料。3.公司/組織產(chǎn)品外觀、生產(chǎn)過程、技術(shù)演示等的照片、錄像資料。4.反映公司/組織發(fā)展歷程、建設(shè)成就、企業(yè)文化等方面的照片、錄像、錄音資料。（六）電子檔案1.公司/組織內(nèi)部形成的各類電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表、數(shù)據(jù)庫文件等。2.掃描錄入的紙質(zhì)檔案電子副本。3.存儲在光盤、硬盤等存儲介質(zhì)上的電子文件。三、檔案歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門及員工應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全完整，不得遺漏重要文件。對于文件材料不完整的，應(yīng)及時補充完善后再行歸檔。（二）文件材料真實準確歸檔的文件材料應(yīng)真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改文件內(nèi)容。文件材料的簽署、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全完備，確保文件的有效性。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式標準，如紙張規(guī)格、字體字號、排版格式等。電子文件應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件的可讀性和可編輯性。（四）文件材料分類清晰各部門及員工應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類方法，對文件材料進行分類整理，確保同一類檔案中的文件材料排列有序，便于查找利用。（五）文件材料裝訂整齊紙質(zhì)文件材料應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁、掉頁等現(xiàn)象。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。（六）電子檔案命名規(guī)范電子檔案的命名應(yīng)簡潔明了，能夠準確反映文件的內(nèi)容和形成時間。命名格式一般為：[文件主題][形成時間][文件編號]，例如：[年度工作總結(jié)][20XX年XX月XX日][XX號]。四、檔案歸檔時間（一）定期歸檔1.行政管理類檔案中的文件材料，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.黨群工作類檔案中的文件材料，應(yīng)根據(jù)工作實際情況，及時進行歸檔，一般不超過次年一季度。3.經(jīng)營管理類檔案中的文件材料，按照業(yè)務(wù)活動周期進行歸檔，如年度財務(wù)報表應(yīng)在次年上半年歸檔，項目文件應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。4.業(yè)務(wù)技術(shù)類檔案中的文件材料，應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時歸檔，確保檔案的時效性。（二）隨時歸檔對于公司/組織重要的緊急文件、突發(fā)事件處理文件等，應(yīng)在文件形成后及時歸檔，以便于及時查閱和利用。五、檔案整理（一）分類編號檔案管理人員應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類方法，對歸檔的文件材料進行分類，并為每一類檔案編制分類編號。分類編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找利用。（二）編目裝訂1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行編目裝訂，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊保存。2.電子檔案應(yīng)建立電子目錄，按照分類編號進行存儲管理，并確保電子目錄與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)。（三）裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于檔案的存放和查找利用。六、檔案保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大決策文件、重要會議記錄等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。如各類規(guī)章制度、業(yè)務(wù)合同、重要項目文件等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。如一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（二）保管場所要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等。3.檔案保管場所應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案保管期限變更檔案保管期限確定后，一般不得隨意變更。如因特殊原因需要變更檔案保管期限的，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定程序進行變更，并做好記錄。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。清查和盤點工作每年至少進行一次。2.在清查和盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及公司/組織的核心機密和重要權(quán)益。2.檔案是否具有歷史查考價值和現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定要求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱、復(fù)制與其工作相關(guān)的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請表，注明查閱/借閱檔案的名稱、編號、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個人身份證明，并填寫檔案查閱/借閱申請表，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責(zé)人審核同意后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，方可到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。3.檔案查閱/借閱申請表應(yīng)詳細記錄查閱/借閱檔案的人員姓名、單位、查閱/借閱時間、歸還時間等信息。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容提供檔案，并做好查閱/借閱登記工作。（三）利用方式1.檔案查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱人員查閱檔案后，應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認。2.檔案借閱借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查