檔案資料查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料查閱行為，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案資料查閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、篡改和丟失，維護公司的商業(yè)秘密和信息安全。3.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司各項工作為出發(fā)點，合理提供檔案資料查閱服務(wù)，提高工作效率。二、檔案資料分類與保管（一）檔案資料分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等；公司行政事務(wù)管理文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、通知、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)文件、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核檔案等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料、招投標(biāo)文件等。5.技術(shù)檔案：公司技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（二）檔案資料保管1.保管部門：設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的保管工作。2.保管要求：檔案資料應(yīng)按照分類進行整理、編號、裝訂，存放于安全、干燥、通風(fēng)的檔案庫房。庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。同時，應(yīng)建立電子檔案庫，對重要檔案資料進行電子備份，確保檔案資料的可查閱性和安全性。3.定期盤點：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。三、查閱權(quán)限與范圍（一）查閱權(quán)限1.公司高層管理人員：有權(quán)查閱公司各類檔案資料，了解公司整體運營情況和重要決策依據(jù)。2.部門負(fù)責(zé)人：根據(jù)工作需要，可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的檔案資料，以便指導(dǎo)部門工作、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)關(guān)系。3.具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員：僅限于查閱與其經(jīng)辦業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案資料，確保工作的順利開展。4.其他人員：因特殊工作需要查閱檔案資料的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱范圍1.行政檔案：查閱者可根據(jù)權(quán)限查閱相關(guān)行政文件，了解公司行政事務(wù)處理情況、決策過程等。2.人事檔案：員工本人可查閱個人人事檔案中的部分信息，如基本資料、薪酬福利記錄等；經(jīng)授權(quán)的管理人員可查閱員工人事檔案的相關(guān)內(nèi)容，用于員工考核、晉升、調(diào)配等工作。3.財務(wù)檔案：財務(wù)人員在其職責(zé)范圍內(nèi)可查閱相關(guān)財務(wù)檔案進行日常核算、審計等工作；公司高層管理人員、審計部門等根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱特定財務(wù)檔案。4.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)部門人員可查閱本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、項目文檔等，以便跟進業(yè)務(wù)進展、處理業(yè)務(wù)問題；其他部門人員因工作關(guān)聯(lián)需要查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的，需按規(guī)定辦理手續(xù)。5.技術(shù)檔案：技術(shù)人員可查閱與其工作相關(guān)的技術(shù)檔案，用于技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品改進等工作；因合作項目等需要，外部單位經(jīng)公司批準(zhǔn)可查閱部分技術(shù)檔案。四、查閱申請與審批（一）查閱申請1.查閱檔案資料的人員應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，以證明查閱申請的必要性和真實性。（二）審批流程1.一般查閱申請：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱權(quán)限和范圍進行審核，審核通過后予以批準(zhǔn)。2.重要或涉及敏感信息的查閱申請：除檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核外，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮查閱事項的重要性、保密性等因素，做出審批決定。3.外部單位查閱申請：外部單位查閱公司檔案資料的，需提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。五、查閱方式與時間（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員可在檔案管理部門指定的場所進行現(xiàn)場查閱檔案資料。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱，提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境。2.復(fù)制查閱：對于確需復(fù)制的檔案資料，查閱人員應(yīng)填寫《檔案資料復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)審批后由檔案管理部門按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.電子查閱：對于已建立電子檔案庫的檔案資料，經(jīng)授權(quán)的查閱人員可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行電子查閱。檔案管理部門應(yīng)確保電子檔案的安全性和可查閱性，對查閱操作進行記錄。（二）查閱時間1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司工作時間安排，合理確定查閱時間。一般情況下，查閱時間為工作日的正常工作時間。2.如查閱人員因特殊原因需要在非工作時間查閱檔案資料的，應(yīng)提前與檔案管理部門溝通協(xié)商，經(jīng)同意后方可安排。六、查閱紀(jì)律與要求（一）查閱紀(jì)律1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的工作秩序，不得在查閱場所大聲喧嘩、吸煙等。2.查閱人員不得擅自將檔案資料帶出查閱場所，如確需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損、撕毀等。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)按照審批通過的查閱內(nèi)容和范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍。2.查閱人員在查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或疑問的應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，不得自行處理。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還原位，并協(xié)助檔案管理部門工作人員進行整理和清點。七、檔案資料的借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案資料的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，除注明查閱申請的相關(guān)信息外，還需明確借閱期限。2.借閱申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）借閱審批參照查閱申請的審批流程進行借閱審批，對于重要或涉及敏感信息的檔案資料借閱申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）借閱期限1.檔案資料的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案資料。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱歸還1.借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理部門應(yīng)進行認(rèn)真核對，檢查檔案資料是否完整、有無損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有缺失、損壞等問題，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司規(guī)定進行賠償。八、檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確查閱人員在查閱檔案資料過程中的保密義務(wù)。2.查閱人員應(yīng)對查閱過程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密，不得向任何第三方泄露。3.檔案管理部門應(yīng)采取必要的技術(shù)手段和管理措施，對檔案資料的查閱過程進行監(jiān)控和記錄，防止信息泄露。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運行，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故的發(fā)生。2.對于電子檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、定期備份等措施，確保電子檔案的安全。同時，應(yīng)建立電子檔案查閱權(quán)限管理制度，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.在檔案資料查閱過程中，如發(fā)生安全事故或信息泄露事件，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案資料查閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查查閱申請、審批、查閱過程、借閱歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料的保管情況進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）違規(guī)處理1.如果發(fā)現(xiàn)查閱人員違反本制度規(guī)定，擅自擴大查閱范圍、泄露檔案資料信息、損壞檔案資料等行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警