檔案安全保障制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案安全保障制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用、銷毀等過程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和控制各類安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，加強(qiáng)安全防范措施，定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查，及時(shí)消除安全隱患。4.責(zé)任追究原則：對(duì)因工作失誤、失職、違規(guī)等導(dǎo)致檔案安全事故的單位和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司/組織檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全保障制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司/組織各部門檔案安全管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工檔案安全意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.為本部門檔案安全管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)本部門檔案安全工作負(fù)總責(zé)。2.組織本部門員工學(xué)習(xí)檔案安全保障制度，落實(shí)檔案安全管理措施。3.定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行清查和整理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。4.配合公司/組織檔案管理部門做好檔案安全檢查和隱患排查工作，及時(shí)整改存在的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全保障制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，維護(hù)檔案存放環(huán)境的安全。5.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案安全事故的調(diào)查處理工作。（四）其他員工職責(zé)1.自覺遵守檔案安全保障制度，妥善保管和使用本人形成的檔案。2.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、銷毀檔案。3.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時(shí)報(bào)告，配合做好檔案安全管理工作。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.選址要求檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放場(chǎng)所和水源地。2.建筑設(shè)計(jì)庫(kù)房建筑應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)墻壁、地面應(yīng)平整光滑，便于清潔和維護(hù)；門窗應(yīng)堅(jiān)固耐用，具有良好的密封性和防盜性能。3.溫濕度控制庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，確保溫濕度符合要求。4.消防設(shè)施配備庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)消防規(guī)定配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的防火標(biāo)志，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。5.防盜設(shè)施配備庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。門窗應(yīng)安裝防盜鎖具，庫(kù)房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)格控制鑰匙的使用范圍。6.防蟲、防鼠設(shè)施配備庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、擋鼠板、滅鼠藥等，定期進(jìn)行檢查和清理，防止蟲鼠對(duì)檔案造成損害。（二）檔案整理與裝訂1.整理要求檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。整理過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、裁剪、拼接檔案。2.裝訂要求對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。裝訂檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的裝訂材料，如線繩、膠水等，不得使用金屬釘裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響檔案的查閱和利用。（三）檔案存放與保管1.存放方式檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。存放檔案的貨架應(yīng)牢固、整齊，檔案應(yīng)排列有序，不得隨意堆放。2.保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為1年至15年。3.定期清查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。清查工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，并做好清查記錄。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息化建設(shè)與管理1.系統(tǒng)建設(shè)公司/組織應(yīng)根據(jù)檔案管理工作需要，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理要求，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案實(shí)體一致，不得擅自修改檔案信息。3.權(quán)限管理對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。用戶應(yīng)使用本人的賬號(hào)和密碼登錄系統(tǒng)，不得擅自將賬號(hào)和密碼轉(zhuǎn)借他人。嚴(yán)禁非檔案管理人員登錄檔案信息化管理系統(tǒng)。（二）檔案信息安全防護(hù)1.網(wǎng)絡(luò)安全檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采取網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保在系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.病毒防范在檔案信息化管理系統(tǒng)中安裝防病毒軟件，并定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新。嚴(yán)禁在系統(tǒng)中使用未經(jīng)檢測(cè)的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，防止病毒感染。（三）檔案信息利用與保密1.利用規(guī)定嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，履行審批手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。2.保密要求加強(qiáng)檔案信息保密管理，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在檔案利用過程中，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。五、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定公司/組織應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況制定，并定期進(jìn)行修訂和完善。（二）應(yīng)急演練定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力。應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、系統(tǒng)故障等方面的演練內(nèi)容，演練結(jié)束后應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整和完善。（三）應(yīng)急處置發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度地減少事故損失。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。事故處置結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)事故原因進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。六、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案安全監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)公司/組織各部門檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。（二）檢查內(nèi)容檔案安全監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、檔案安全管理制度執(zhí)行情況等方面。檢查過程中，應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。