檔案原件交接制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案原件的管理，規(guī)范檔案原件交接行為，確保檔案原件的安全、完整與有效利用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構在檔案原件形成、收集、整理、保管、利用、交接等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案原件交接過程中應確保所交接的檔案內(nèi)容真實、準確反映公司各項業(yè)務活動的實際情況。2.完整性原則：交接的檔案原件應齊全完整，包括相關的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案原件進行保密管理，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案原件交接應按照規(guī)定的程序、方法和標準進行操作，確保交接工作的規(guī)范化、標準化。二、檔案原件的定義與范圍（一）定義檔案原件是指公司在各項業(yè)務活動中直接形成的、具有保存價值的原始記錄材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等各種載體形式。（二）范圍1.行政管理檔案：公司的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務經(jīng)營檔案：市場營銷、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、質量檢測報告、技術研發(fā)資料等與業(yè)務經(jīng)營相關的檔案。3.項目檔案：公司承擔的各類項目從立項到驗收全過程形成的文件材料，如項目申報書、可行性研究報告、項目實施方案、項目驗收報告等。4.其他檔案：公司對外簽訂的各類協(xié)議、合同，以及具有保存價值的其他特殊檔案。三、檔案原件的形成與收集（一）檔案原件的形成1.公司各部門、各崗位工作人員在業(yè)務活動中應及時、準確地形成各類檔案原件，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。2.檔案形成過程中應使用符合檔案管理要求的書寫材料、記錄工具和載體，保證檔案的耐久性和可讀性。（二）檔案原件的收集1.各部門應明確專人負責檔案原件的收集工作，按照檔案管理的要求，定期對本部門形成的檔案原件進行收集、整理，確保檔案不遺漏、不丟失。2.對于業(yè)務活動中形成的零散檔案原件，相關工作人員應及時將其移交至檔案收集責任人，不得私自留存或拖延移交。3.在檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案原件存在不完整、不準確等問題，應及時與形成部門或人員溝通，進行補充、修正。四、檔案原件的整理與分類（一）整理原則檔案原件整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.對紙質檔案原件進行分類、編號、編目、裝訂等操作，確保檔案的有序排列和清晰標識。2.對電子檔案原件進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的檢索和利用便捷高效。（三）分類標準1.根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，將檔案原件分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務經(jīng)營類、項目檔案類等。2.在每一大類下，再根據(jù)具體情況進一步細分小類，如行政管理類可分為綜合管理、人力資源管理、財務管理等小類。五、檔案原件的保管（一）保管要求1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設施設備，如檔案柜、防火防盜設備、溫濕度控制設備等，確保檔案原件的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫濕度應符合國家規(guī)定的標準要求，防止檔案原件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.對電子檔案原件應進行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質和存儲方式，定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的完整性和可用性。（二）保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定各類檔案原件的保管期限，分為永久、長期、短期三種。1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史事件、核心業(yè)務等具有長遠保存價值的檔案原件。2.長期保管：保存期限在10年以上（含10年）的檔案原件，如重要業(yè)務合同、項目檔案等。3.短期保管：保存期限在10年以下的檔案原件，如一般性業(yè)務文件、臨時性工作記錄等。（三）保管期限的調(diào)整檔案原件的保管期限應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展、法律法規(guī)變化等情況適時進行調(diào)整。如需延長或縮短保管期限，應按照規(guī)定的程序進行審批。六、檔案原件的利用（一）利用原則1.檔案原件的利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的利用符合公司利益和國家法律法規(guī)要求。2.在保證檔案原件安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供支持和服務。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案原件的，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.外部單位因業(yè)務合作、審計、法律糾紛等需要查閱、借閱公司檔案原件的，應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用程序1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等內(nèi)容，并提交所在部門負責人審核。2.審批：檔案管理部門對申請表進行審核，根據(jù)利用者的身份和利用目的，確定審批權限。對于涉及重要檔案原件或敏感信息的利用申請，應報公司領導審批。3.查閱與借閱：經(jīng)審批同意后，利用者按照指定的時間、地點和方式查閱或借閱檔案原件。查閱時應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案原件帶出；借閱時應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。4.歸還：利用者應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案原件，檔案管理部門應對歸還的檔案原件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時追究利用者的責任。七、檔案原件的交接（一）交接主體1.公司內(nèi)部各部門之間因工作調(diào)整、崗位變動等原因涉及檔案原件交接的，交接雙方為檔案移交部門和接收部門。2.公司與外部單位之間因業(yè)務往來、合作項目結束等原因涉及檔案原件交接的，交接雙方為公司和外部單位。（二）交接準備1.移交部門應在交接前對擬移交的檔案原件進行整理、核對，確保檔案原件的齊全完整、分類準確、編目清晰。2.編制檔案原件交接清單，詳細記錄交接檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并由移交部門和接收部門雙方簽字確認。（三）交接程序1.現(xiàn)場交接：交接雙方按照交接清單進行現(xiàn)場核對、清點檔案原件，確保交接的準確性。2.簽字確認：交接雙方在交接清單上簽字，明確雙方的責任和義務。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.資料歸檔：交接完成后，移交部門應將交接清單及相關資料一并歸檔保存，以備查閱。（四）特殊情況的交接處理1.如檔案原件在交接過程中發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，移交部門應及時查明原因，采取補救措施，并承擔相應的責任。同時，應在交接清單上注明情況，經(jīng)接收部門認可后進行交接。2.對于電子檔案原件的交接，應采用安全可靠的傳輸方式，確保電子檔案的完整性和可用性。交接雙方應對電子檔案的交接情況進行記錄，并簽字確認。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責公司檔案管理部門負責對檔案原件交接制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案原件交接工作的規(guī)范有序進行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案原件的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。2.檔案原件交接過程中是否按照規(guī)定的程序進行操作，交接清單是否填寫完整、準確，雙方簽字是否齊全。3.檔案原件的保管設施設備是否完好，保管環(huán)境是否符合要求。4.檔案原件的利用是否合法、合規(guī)、合理，是否存在違規(guī)查閱、借閱、泄露檔案信息等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對公司各部門的檔案原件管理情況進行全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或特定檔案原件的管理情況進行不定期抽查，確保檔案管理工作的質量。3.專項檢查：針對檔案原件交接過程中的重點環(huán)節(jié)或突出問題，開展專項檢查，深入分析原因，提出改進措施。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，認真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。3.對違反本制度規(guī)定且情節(jié)嚴重的部門或個人，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理，追究其責任。九、培訓與宣傳（一）培訓1.公司檔案管理部門應定期組織檔案原件管理相關知識的培訓，提高公司員工對檔案管理工作的認識和業(yè)務水平。2.培訓內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案原件交接制度、檔案整理與分類方法、檔案利用與保密要求等。3.根據(jù)不同崗位的需求，有針對性地開展培訓，確保員工熟悉檔案管理工作流程和要求，能夠正確履行檔案管理職責。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡平臺