檔案移交審簽制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交審簽流程，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案的移交以及向外部機構(gòu)（如上級主管部門、檔案館等）的檔案移交審簽工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案移交必須確保所移交檔案內(nèi)容真實、準確反映公司/組織各項活動的實際情況。2.完整性原則：移交的檔案應涵蓋公司/組織在特定階段或業(yè)務活動中形成的各類文件材料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范性原則：檔案移交過程應嚴格按照規(guī)定的程序、格式和要求進行，確保檔案整理規(guī)范、編目清晰。4.保密性原則：對于涉及公司/組織機密的檔案，在移交過程中要嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司/組織各類會議文件、決議、紀要等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對外發(fā)布的各類公文、函件、報告等。4.內(nèi)部規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工薪酬、福利、績效考核等資料。3.員工培訓、晉升、獎懲等記錄。4.勞動合同、保密協(xié)議等相關(guān)文件。（三）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。2.財務預算、決算報告及相關(guān)分析資料。3.稅務申報資料、審計報告等。4.資金往來憑證、銀行對賬單等。（四）業(yè)務檔案1.項目立項、可行性研究報告、合同協(xié)議等項目前期文件。2.項目實施過程中的各類技術(shù)文件、圖紙、記錄等。3.項目驗收報告、總結(jié)等項目后期文件。4.市場營銷活動策劃、宣傳資料、客戶資料等。（五）其他檔案根據(jù)公司/組織實際情況確定的其他具有保存價值的文件材料，如聲像檔案、實物檔案等。三、檔案移交流程（一）移交準備1.整理檔案：移交部門負責對擬移交的檔案進行全面整理，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目，確保檔案資料齊全、完整、有序。2.編制清單：移交部門根據(jù)整理好的檔案，編制《檔案移交清單》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。清單應一式兩份，移交部門和接收部門各執(zhí)一份。3.審核檔案：移交部門負責人對擬移交的檔案進行初步審核，確保檔案內(nèi)容符合要求、整理規(guī)范。審核通過后，在《檔案移交清單》上簽字確認。（二）移交申請1.移交部門填寫《檔案移交申請表》，說明移交檔案的原因、范圍、時間等信息，并提交給檔案管理部門。2.《檔案移交申請表》應經(jīng)移交部門負責人簽字同意，并加蓋部門公章。（三）審簽環(huán)節(jié)1.檔案管理部門初審：檔案管理部門收到《檔案移交申請表》和《檔案移交清單》后，對移交檔案進行初審。重點審查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性以及是否符合移交范圍等。初審通過后，在《檔案移交申請表》上簽署意見。2.相關(guān)部門會審：對于涉及多個部門的檔案移交，檔案管理部門組織相關(guān)部門進行會審。會審主要針對檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性、準確性以及移交的必要性等進行討論和審核。會審通過后，各相關(guān)部門負責人在《檔案移交申請表》上簽字確認。3.領(lǐng)導審批：經(jīng)初審和會審通過的檔案移交申請，報公司/組織領(lǐng)導審批。領(lǐng)導根據(jù)檔案管理的整體情況和工作需要，對檔案移交事項進行最終決策，并在《檔案移交申請表》上簽署審批意見。（四）檔案移交1.辦理交接手續(xù)：領(lǐng)導審批通過后，移交部門與接收部門按照《檔案移交清單》進行檔案實物交接。交接雙方應在現(xiàn)場逐一核對檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息，確認無誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認。2.電子檔案移交：對于電子檔案，移交部門應確保電子檔案的格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的存儲介質(zhì)和方式進行移交。接收部門在接收電子檔案后，要進行備份和妥善保管。3.特殊情況處理：如在檔案移交過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞等問題，移交部門應及時查找原因并進行補充或修復。對于因特殊原因無法及時移交的檔案，移交部門應向檔案管理部門說明情況，并約定移交時間。四、審簽職責分工（一）移交部門職責1.負責按照本制度規(guī)定對擬移交的檔案進行整理、審核，確保檔案質(zhì)量。2.填寫《檔案移交申請表》和《檔案移交清單》，并提交相關(guān)申請材料。3.與接收部門辦理檔案實物交接手續(xù)，提供必要的檔案信息和解釋說明。（二）接收部門職責1.對移交的檔案進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.在《檔案移交清單》上簽字確認接收檔案，并負責后續(xù)檔案的保管和利用。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，及時與移交部門溝通協(xié)商，要求其進行整改。（三）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案移交審簽制度，并組織實施。2.對檔案移交申請進行初審，組織相關(guān)部門會審，審核檔案移交的必要性和合規(guī)性。3.負責監(jiān)督檔案移交過程，確保交接手續(xù)規(guī)范、檔案安全。4.對檔案移交工作進行總結(jié)和統(tǒng)計分析，提出改進建議。（四）公司/組織領(lǐng)導職責1.審批檔案移交申請，對重大檔案移交事項進行決策。2.協(xié)調(diào)解決檔案移交過程中出現(xiàn)的重大問題，確保檔案移交工作順利進行。五、檔案保管期限與處置（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應根據(jù)其重要程度和實際需要確定保管期限。（二）保管期限確定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況進行確定。2.考慮檔案對公司/組織各項工作的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素。3.對于涉及公司/組織核心業(yè)務、重大決策、重要權(quán)益等方面的檔案，應適當延長保管期限。（三）檔案處置1.到期鑒定：檔案管理部門定期對到期檔案進行鑒定，組成由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和相關(guān)領(lǐng)導參加的鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.銷毀審批：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織領(lǐng)導審批。領(lǐng)導審批通過后，方可進行銷毀處理。3.銷毀實施：檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行。銷毀過程要詳細記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。監(jiān)銷人員和負責銷毀的人員應在銷毀記錄上簽字確認。4.特殊檔案處置：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊檔案，應按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密規(guī)定進行處置，嚴禁擅自銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案移交審簽制度的執(zhí)行情況進行檢查，重點檢查檔案移交流程是否規(guī)范、審簽手續(xù)是否齊全、檔案保管是否安全等。2.公司/組織內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理工作進行審計，審查檔案移交審簽制度的執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.根據(jù)國家檔案管理部門的要求，接受其對公司/組織檔案工作的監(jiān)督檢查，積極配合完成各項監(jiān)督檢查任務。2.對于涉及向外部機構(gòu)移交檔案的情況，主動接受相關(guān)機構(gòu)的監(jiān)督，確保檔案移交工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案移交審簽制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括批評教育、責令整改、扣發(fā)績效獎金、行政處分等。2.因違