擔(dān)保檔案保管制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司擔(dān)保檔案的管理，確保擔(dān)保檔案的完整、安全和有效利用，防范擔(dān)保業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及擔(dān)保業(yè)務(wù)形成的檔案管理工作。3.定義本制度所稱擔(dān)保檔案，是指公司在辦理?yè)?dān)保業(yè)務(wù)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則擔(dān)保檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、安全保密、方便利用的原則。二、擔(dān)保檔案的分類與編號(hào)1.分類擔(dān)保項(xiàng)目檔案：按照不同的擔(dān)保項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)歸集相關(guān)文件資料?？蛻糍Y料檔案：以客戶為單位，收集整理客戶的基本信息、信用狀況、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料。擔(dān)保合同檔案：包括與擔(dān)保業(yè)務(wù)相關(guān)的各類合同文本，如擔(dān)保合同、反擔(dān)保合同等。審批文件檔案：記錄擔(dān)保業(yè)務(wù)審批過程中形成的各類文件，如申請(qǐng)報(bào)告、審批意見、會(huì)議紀(jì)要等。貸后管理檔案：涵蓋擔(dān)保業(yè)務(wù)發(fā)生后的跟蹤檢查、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、代償處置等相關(guān)資料。2.編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年的擔(dān)保項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目類別代碼為“DP”，順序號(hào)為001，則編號(hào)為2023DP001?？蛻糍Y料檔案編號(hào)：年份+KH+順序號(hào)，如2023KH002。擔(dān)保合同檔案編號(hào)：年份+HT+順序號(hào)，如2023HT003。審批文件檔案編號(hào)：年份+SP+順序號(hào)，如2023SP004。貸后管理檔案編號(hào)：年份+DH+順序號(hào)，如2023DH005。三、擔(dān)保檔案的收集與整理1.收集要求業(yè)務(wù)部門在擔(dān)保業(yè)務(wù)開展過程中，應(yīng)及時(shí)將形成的各類文件資料收集齊全，確保無遺漏。對(duì)于外部獲取的文件資料，如客戶提供的資料、相關(guān)機(jī)構(gòu)出具的證明等，應(yīng)要求提供方加蓋公章或簽字確認(rèn)。在業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。2.整理規(guī)范對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類、排序，確保同一類別的資料集中存放。去除文件資料中的金屬物、訂書釘?shù)?，?duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄清單。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)使用A4紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂；對(duì)于電子文件，應(yīng)按照統(tǒng)一的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行保存，并建立索引。四、擔(dān)保檔案的歸檔與保管1.歸檔流程業(yè)務(wù)部門整理好的擔(dān)保檔案，應(yīng)定期移交至檔案管理部門。檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)，并辦理交接手續(xù)。檔案管理部門按照分類和編號(hào)要求，將檔案進(jìn)行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。2.保管期限擔(dān)保項(xiàng)目檔案保管期限為自擔(dān)保業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]年?？蛻糍Y料檔案、擔(dān)保合同檔案、審批文件檔案、貸后管理檔案保管期限為自形成之日起[X]年。對(duì)于涉及重大擔(dān)保業(yè)務(wù)或存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類別和編號(hào)進(jìn)行有序存放。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房?jī)?nèi)的情況，確保檔案安全。五、擔(dān)保檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱擔(dān)保檔案的，應(yīng)填寫《擔(dān)保檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱擔(dān)保檔案的，應(yīng)填寫《擔(dān)保檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的修改或復(fù)制。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人未按時(shí)歸還或檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究借閱人的責(zé)任。六、擔(dān)保檔案的保密與安全1.保密措施檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的擔(dān)保檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。檔案管理人員不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露檔案的查閱、借閱情況。在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的。2.安全管理檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查。配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全設(shè)施完好有效。對(duì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)等信息，確保檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、擔(dān)保檔案的鑒定與銷毀1.鑒定流程檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)擔(dān)保檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管價(jià)值。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、業(yè)務(wù)相關(guān)性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。2.銷毀規(guī)定經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的擔(dān)保檔案，應(yīng)填寫《擔(dān)保檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)安