檔案內(nèi)部交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案在內(nèi)部交接過程中的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案交接行為，提高檔案管理工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位之間檔案的交接工作，包括但不限于文件、資料、記錄、圖表、電子數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接的檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史情況的原始記錄。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。3.及時(shí)性原則：檔案形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行交接，確保檔案信息的時(shí)效性，避免因延誤交接導(dǎo)致檔案價(jià)值降低。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接過程中出現(xiàn)問題能夠及時(shí)追溯和處理。二、檔案交接的組織與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案內(nèi)部交接制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織協(xié)調(diào)檔案交接工作，明確交接流程和要求，指導(dǎo)交接雙方做好檔案交接準(zhǔn)備。3.對(duì)交接的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。4.負(fù)責(zé)檔案交接過程中的記錄和檔案的整理、保管工作。（二）移交部門職責(zé)1.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理、編目編號(hào)，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.確定檔案移交的具體內(nèi)容、時(shí)間和接收部門，并提前通知檔案管理部門和接收部門。3.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提交檔案移交清單，并在交接過程中配合檔案管理部門完成檔案的清點(diǎn)、核對(duì)工作。4.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或補(bǔ)充。（三）接收部門職責(zé)1.明確本部門負(fù)責(zé)接收檔案的人員，并提前做好接收檔案的準(zhǔn)備工作，包括安排存放地點(diǎn)、配備必要的保管設(shè)備等。2.按照檔案管理部門的要求，與移交部門共同完成檔案的清點(diǎn)、核對(duì)工作，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管。3.對(duì)接收檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。4.在檔案交接完成后，及時(shí)將接收情況反饋給檔案管理部門。三、檔案交接的范圍與內(nèi)容（一）交接范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表（含電子數(shù)據(jù)）、人事檔案、技術(shù)文檔、項(xiàng)目資料、會(huì)議紀(jì)要、客戶信息檔案等。2.公司內(nèi)部各部門之間流轉(zhuǎn)的涉及重要事項(xiàng)決策、執(zhí)行過程及結(jié)果的各類文件。3.公司從外部接收的對(duì)公司運(yùn)營(yíng)管理有重要影響的文件、資料，如政府部門文件、合作單位提供的資料等。（二）交接內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括文件原件、復(fù)印件、圖表、手冊(cè)、證書等，應(yīng)確保字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.電子檔案：包括存儲(chǔ)在硬盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格等，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可讀性，并注明電子檔案的存儲(chǔ)路徑和文件名。3.其他形式的檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)確保圖像清晰、聲音完整，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等相關(guān)信息。4.檔案目錄：應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，便于查找和管理。四、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.移交部門在檔案交接前，應(yīng)對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行全面清理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門規(guī)定的格式和內(nèi)容，編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、日期、保管期限等詳細(xì)信息，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.提前與接收部門溝通交接時(shí)間、地點(diǎn)和方式，并通知檔案管理部門。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.檔案交接應(yīng)在雙方指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由移交部門負(fù)責(zé)人、接收部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門人員共同參與。2.移交人員按照檔案移交清單，逐一將檔案移交給接收人員，接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保與移交清單一致。3.在交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，如字跡模糊、內(nèi)容缺失、格式不規(guī)范等，接收人員應(yīng)及時(shí)提出，移交人員應(yīng)負(fù)責(zé)解釋和整改。4.交接雙方應(yīng)對(duì)交接的檔案進(jìn)行逐頁清點(diǎn)，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，一式三份，移交部門、接收部門和檔案管理部門各留存一份。（三）后續(xù)處理1.接收部門在檔案交接完成后，應(yīng)及時(shí)將接收的檔案按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、分類、存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。2.檔案管理部門對(duì)交接的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門和接收部門溝通解決。審核通過后，將檔案納入公司檔案管理體系進(jìn)行統(tǒng)一保管。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或機(jī)密信息的檔案，接收部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。五、檔案交接的時(shí)間要求（一）定期交接1.公司應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，確定定期檔案交接的時(shí)間間隔，原則上每[X]年進(jìn)行一次全面的檔案交接。2.定期交接時(shí)，各部門應(yīng)按照本制度的要求，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，并編制檔案移交清單，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案交接工作。（二）臨時(shí)交接1.在公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束等情況下，涉及檔案交接的部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行臨時(shí)檔案交接。2.臨時(shí)交接應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，確保檔案的及時(shí)流轉(zhuǎn)和妥善保管。六、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接過程符合制度要求，檔案信息準(zhǔn)確、完整、安全。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對(duì)檔案交接工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案交接制度的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.檔案交接是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行，交接雙方是否簽字確認(rèn)。2.移交的檔案是否完整、準(zhǔn)確，是否符合歸檔要求。3.檔案目錄與檔案實(shí)體是否一致，檔案的分類、編號(hào)是否規(guī)范。4.電子檔案的數(shù)據(jù)是否完整、可讀，存儲(chǔ)介質(zhì)是否安全可靠。（三）問題處理1.對(duì)于在檔案交接監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題進(jìn)行分析原因，采取有效措施進(jìn)行整改