國(guó)投檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)家投資項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)投項(xiàng)目”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及管理提供有力支持，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有國(guó)投項(xiàng)目的檔案管理工作，包括項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等全過(guò)程所形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映國(guó)投項(xiàng)目的實(shí)際情況和歷史過(guò)程。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照項(xiàng)目的內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司/組織對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善公司/組織的國(guó)投檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)國(guó)投項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理國(guó)投項(xiàng)目的各類檔案，接收、整理、保管和提供利用項(xiàng)目檔案。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善國(guó)投項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位國(guó)投項(xiàng)目檔案工作的組織實(shí)施，明確項(xiàng)目檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人。2.制定項(xiàng)目檔案管理工作計(jì)劃，將檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，與項(xiàng)目建設(shè)同步部署、同步檢查、同步驗(yàn)收。3.組織項(xiàng)目各參建單位做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。4.配合檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收提出的問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)。5.負(fù)責(zé)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理的要求，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)項(xiàng)目任務(wù)所形成檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.接受項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)整改檔案管理工作中存在的問(wèn)題。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將本單位形成的項(xiàng)目檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索、查閱、借閱等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見(jiàn)，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍國(guó)投項(xiàng)目檔案收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，具體如下：1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地預(yù)審意見(jiàn)、規(guī)劃選址意見(jiàn)書(shū)等。2.項(xiàng)目建設(shè)文件工程管理文件：項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)成立文件、項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、工程招投標(biāo)文件、合同文件、工程變更文件、工程進(jìn)度報(bào)告、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程安全管理文件等。工程技術(shù)文件：工程設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、工程地質(zhì)勘察報(bào)告、工程測(cè)量記錄、工程施工組織設(shè)計(jì)、工程施工技術(shù)交底、工程施工日志、工程試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、工程竣工圖等。設(shè)備文件：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄、設(shè)備技術(shù)資料等。項(xiàng)目資金文件：項(xiàng)目資金預(yù)算、資金撥付憑證、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)、工程質(zhì)量保修書(shū)、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見(jiàn)等。（二）收集要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照項(xiàng)目建設(shè)階段和文件類別進(jìn)行分類收集。3.對(duì)紙質(zhì)文件應(yīng)收集原件，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.對(duì)電子文件應(yīng)收集其原始數(shù)據(jù)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，并定期進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行一級(jí)分類；在每一類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級(jí)分類。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列。3.排列：案卷應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，同一類別的案卷應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。4.編號(hào)：對(duì)每一案卷應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。5.裝訂：對(duì)紙質(zhì)案卷應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等保護(hù)措施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)、安全加密等保護(hù)措施，確保電子檔案的安全。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、專人保管等。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司/組織內(nèi)工作人員因工作需要，可查閱、借閱國(guó)投項(xiàng)目檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱國(guó)投項(xiàng)目檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)工作人員可直接到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：公司/組織內(nèi)工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并填寫(xiě)查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途、查閱時(shí)間、借閱期限等信息。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。4.借閱的檔案到期應(yīng)及時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任。（四）服務(wù)要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，不得推諉、拖延。2.建立檔案利用效果反饋制度，對(duì)檔案利用者的意見(jiàn)和建議進(jìn)行及時(shí)反饋和處理，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量。六．檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位相關(guān)人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度等進(jìn)行全面審查，分析檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存三類。永久保存：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。長(zhǎng)期保存：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存期限一般為[X]年。短期保存：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保存。短期保存期限一般為[X]年。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的國(guó)投項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)國(guó)投項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的