公證檔案查檔制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公證檔案的查檔工作，確保公證檔案的安全與完整，保障公證當(dāng)事人及相關(guān)人員的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國公證法》、《公證檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有公證檔案的查檔管理工作，包括公證機(jī)構(gòu)辦理公證業(yè)務(wù)過程中形成的各類文書、材料、記錄等檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則查檔工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保查檔行為合法合規(guī)。2.安全保密原則保障公證檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)當(dāng)事人的隱私和合法權(quán)益。3.服務(wù)高效原則在確保檔案安全和遵守規(guī)定的前提下，提供高效、便捷的查檔服務(wù)，滿足查檔人員的合理需求。二、查檔主體與權(quán)限（一）公證當(dāng)事人公證當(dāng)事人有權(quán)查閱與其本人相關(guān)的公證檔案。查閱時(shí)，應(yīng)出示有效身份證件，并填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的具體內(nèi)容和用途。（二）相關(guān)利害關(guān)系人因公證事項(xiàng)涉及的利害關(guān)系人，在提供相關(guān)證明材料和合理理由后，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以查閱與公證事項(xiàng)相關(guān)的檔案。（三）司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦理案件、履行職責(zé)需要查閱公證檔案的，應(yīng)出具正式的協(xié)助查詢函，并按照相關(guān)法律程序進(jìn)行查閱。（四）其他單位或個(gè)人其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公證檔案的，須經(jīng)公證機(jī)構(gòu)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、查檔申請(qǐng)與受理（一）申請(qǐng)方式查檔人員可以通過現(xiàn)場申請(qǐng)、信函申請(qǐng)或網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)等方式提交查檔申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫查檔申請(qǐng)表，包括申請(qǐng)人基本信息、公證事項(xiàng)信息、查閱檔案內(nèi)容及用途等。（二）受理審核1.公證機(jī)構(gòu)檔案管理部門收到查檔申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)主體資格、申請(qǐng)材料完整性、查閱理由合理性等。2.對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，予以受理，并出具受理回執(zhí)；對(duì)于不符合條件的申請(qǐng)，應(yīng)在[具體時(shí)長]內(nèi)告知申請(qǐng)人不予受理的原因。四、查檔流程（一）預(yù)約安排1.受理查檔申請(qǐng)后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案實(shí)際情況和查檔人員需求，與查檔人員協(xié)商確定查檔時(shí)間，并提前做好準(zhǔn)備工作。2.如因檔案整理、修復(fù)等特殊原因無法按時(shí)提供查閱的，應(yīng)提前通知查檔人員，并重新協(xié)商查檔時(shí)間。（二）查閱場所查檔應(yīng)在公證機(jī)構(gòu)指定的專門查閱場所進(jìn)行，查閱場所應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，保障查檔工作順利進(jìn)行。（三）查閱指導(dǎo)檔案管理人員應(yīng)對(duì)查檔人員進(jìn)行必要的查閱指導(dǎo)，告知查閱注意事項(xiàng)，確保查檔人員正確、規(guī)范地查閱檔案。（四）查閱登記查檔人員查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案內(nèi)容、查閱用途等信息。（五）檔案利用1.查檔人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，查檔人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。（六）歸還檔案查檔結(jié)束后，查檔人員應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無損。五、檔案復(fù)制與摘錄（一）申請(qǐng)查檔人員如需復(fù)制或摘錄公證檔案，應(yīng)在查檔申請(qǐng)中明確注明，并填寫復(fù)制或摘錄申請(qǐng)表，說明復(fù)制或摘錄的內(nèi)容、用途等。（二）審核檔案管理部門對(duì)復(fù)制或摘錄申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定、是否涉及保密信息等。對(duì)于涉及重要公證事項(xiàng)或敏感信息的復(fù)制或摘錄申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）辦理1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的復(fù)制或摘錄申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行辦理。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公證機(jī)構(gòu)檔案管理專用章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。2.摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)簽字確認(rèn)。（四）費(fèi)用復(fù)制或摘錄公證檔案的費(fèi)用，按照國家有關(guān)規(guī)定或本公司/組織制定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)公證檔案信息予以保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在查檔過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在保密風(fēng)險(xiǎn)或可能影響當(dāng)事人權(quán)益的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。（二）安全管理1.加強(qiáng)公證檔案查閱場所的安全防范措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案查閱場所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。（三）人員管理1.對(duì)參與查檔工作的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和安全意識(shí)。2.與查檔人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。七、特殊情況處理（一）檔案損壞或遺失在查檔過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或遺失情況，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。同時(shí)，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）查檔糾紛查檔過程中如發(fā)生糾紛，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)介入調(diào)解，積極與查檔人員溝通協(xié)商，妥善解決問題。如無法協(xié)商解決，可通過法律途徑解決。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公證機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)查檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督接受司法行政機(jī)關(guān)、檔案管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實(shí)提供查檔制度執(zhí)行情況的相關(guān)資料。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任對(duì)于違反查檔制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、辭退等處理。（二）法律責(zé)任對(duì)于因違反查檔制度規(guī)定，導(dǎo)致公證檔案信息