鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及各村（居）委會的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各類檔案。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的歷史面貌和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和保存本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度和工作計劃。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時收回借出檔案，確保檔案的安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門在履行職能過程中形成的文件材料，包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案等。2.所屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、財務(wù)報表、科研成果等。3.各村（居）委會在工作中形成的文件材料，包括村規(guī)民約、會議記錄、財務(wù)收支憑證、土地承包合同等。4.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在重大活動、重點項目建設(shè)、突發(fā)事件處理等工作中形成的具有保存價值的文件材料。5.其他應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案歸檔范圍和要求，及時收集、整理本部門、單位的文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照電子檔案管理的要求進(jìn)行存儲和移交。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編號、編目等整理工作。裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不壓字；編頁應(yīng)準(zhǔn)確無誤；編號應(yīng)按照分類方案進(jìn)行順序編號；編目應(yīng)包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。3.對電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類、命名、著錄等整理工作，確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗、檔案密集架等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限劃分1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括本鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定的法規(guī)性文件、重要會議文件、重要工作計劃和總結(jié)、重要人事任免文件、重大項目建設(shè)文件、土地房產(chǎn)等重要資產(chǎn)憑證、財務(wù)決算等。3.定期保管的檔案主要包括一般性文件材料、業(yè)務(wù)文件、統(tǒng)計報表、一般人事檔案等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄和處理。3.對破損、變質(zhì)、褪色等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對丟失的檔案，應(yīng)及時查找并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后查閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還須經(jīng)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和利用。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的要求，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印、摘錄的內(nèi)容和份數(shù)。復(fù)印、摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。4.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，如需借出檔案的，應(yīng)嚴(yán)格履行借出手續(xù)，注明借出日期、歸還日期、借閱人姓名、單位等信息，并限期歸還。借出檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（三）利用反饋1.檔案利用結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對利用情況進(jìn)行跟蹤反饋，了解檔案利用效果，及時總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)檔案管理工作。2.對利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確、字跡不清等，應(yīng)及時進(jìn)行核實和處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、文號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊》一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認(rèn)真核對檔案內(nèi)容與《檔案銷毀清冊》一致后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化硬件設(shè)施，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.制定檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)錄入、存儲管理、安全保密等工作流程。4.加強檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作和管理檔案信息化系統(tǒng)的能力。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.采取數(shù)據(jù)備份、異地存儲、防火墻、加密技術(shù)等措施，確保檔案