檔案管理類制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。5.按照規(guī)定的保管期限和鑒定程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并定期向綜合管理部門(mén)移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的質(zhì)量。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好查閱、借閱登記和歸還工作。4.對(duì)檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書(shū)檔案：包括公司紅頭文件、各類通知、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件。3.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，如市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等形成的相關(guān)檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式，例如：2023長(zhǎng)期00l。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱階段文檔類型流水號(hào)進(jìn)行編制，如：XX項(xiàng)目可行性研究技術(shù)方案001。3.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度類別流水號(hào)確定，如：2023總賬001。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定相應(yīng)編號(hào)規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，不得散失。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集后移交綜合管理部門(mén)。3.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)督促其將個(gè)人保管的公司檔案資料全部交回。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，遵循一事一卷或數(shù)事一卷的原則，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂。2.科技檔案：依據(jù)項(xiàng)目流程和文件性質(zhì)，將相關(guān)文件進(jìn)行分類組卷，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、驗(yàn)收文件等，確?？萍紮n案的系統(tǒng)性和完整性。3.人事檔案：按照檔案材料的類別，如履歷材料、考核材料、工資材料等進(jìn)行分類整理，每類材料按時(shí)間順序排列。4.財(cái)務(wù)檔案：根據(jù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等的不同類別，分別進(jìn)行整理裝訂，同時(shí)編制財(cái)務(wù)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，進(jìn)行合理分類和編號(hào)，建立業(yè)務(wù)檔案索引。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要確定保管期限。（三）檔案保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案保存環(huán)境適宜。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在綜合管理部門(mén)指定地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得摘抄、復(fù)印或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)安排專人陪同查閱。（二）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用登記綜合管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人或借閱人的姓名、部門(mén)、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱和編號(hào)、查閱或借閱目的等信息，以便跟蹤檔案利用情況。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時(shí)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，銷毀過(guò)程要有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案分類要求進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.對(duì)電子文件進(jìn)行命名和編號(hào)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和管理。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）電子檔案的利用與安全1.提供電子檔案查閱、借閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的安全性和完整