檔案保管制度格式一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本檔案保管制度格式。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性與完整性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整無缺，維護檔案的原始性和真實性。3.安全保密原則采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。同時，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及機密的檔案進行嚴(yán)格管理。4.便于利用原則檔案保管應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和利用，以滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求，提高工作效率和決策科學(xué)性。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定、修訂和完善檔案保管制度及相關(guān)操作規(guī)程。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的各類檔案資料，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管提供適宜的檔案保管場所和設(shè)備，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。4.檔案利用服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查詢、借閱等利用服務(wù)。按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱情況進行登記和跟蹤管理，確保檔案的合理利用和按時歸還。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。6.檔案信息化建設(shè)推進檔案管理信息化工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案管理知識培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識和檔案管理技能。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.財務(wù)檔案類涵蓋會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等各類財務(wù)文件。3.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進行細(xì)分，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等。每個業(yè)務(wù)類型下再按照具體業(yè)務(wù)活動和文件形成時間等進行分類。4.項目檔案類針對公司/組織開展的各類項目，設(shè)立專門的項目檔案類別。項目檔案包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件資料、項目驗收文件等。5.合同檔案類集中保管公司/組織簽訂的各類合同文件，按照合同性質(zhì)、簽訂時間等進行分類。（二）檔案編號1.編號規(guī)則采用層次分類編號法，以類別代碼為基礎(chǔ)，結(jié)合時間順序、流水號等要素進行編號。例如，行政檔案類編號為XZ年份流水號，其中XZ為行政檔案類別代碼，年份為文件形成年份，流水號為該年份內(nèi)該類檔案的順序編號。其他各類檔案編號規(guī)則類推。2.編號示例如2023年第5份行政文件的編號為XZ2023005；2022年簽訂的第8份銷售合同編號為HT2022008。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門指定的數(shù)據(jù)范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.收集時間各類檔案應(yīng)在形成后及時收集，一般每月或每季度集中移交檔案管理部門一次。對于重要緊急的檔案，應(yīng)隨時收集并移交。3.收集要求收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。電子文件應(yīng)確保內(nèi)容真實、格式正確、存儲完整，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名和分類存儲。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號編目對每一份檔案進行編號，并編制詳細(xì)的目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和管理。3.裝訂編頁對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。同時，對檔案進行編頁，標(biāo)注頁碼，便于查閱和統(tǒng)計。4.裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍、年度等信息。然后按照檔案架的排列順序，將檔案盒上架存放，便于保管和查找。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。庫房面積應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定。2.庫房設(shè)施配備庫房內(nèi)應(yīng)配備檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、照明設(shè)備等必要的設(shè)施。檔案密集架應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效保護檔案并便于檔案的存放和管理。（二）檔案存放方式1.分類存放檔案按照分類編號順序依次存放在檔案密集架上，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識管理在檔案密集架上設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，以便快速定位所需檔案。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年至15年。2.確定方法根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，結(jié)合檔案的重要性、查考利用價值等因素，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同確定檔案的保管期限。（四）檔案定期檢查1.檢查周期檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次局部抽查。2.檢查內(nèi)容檢查檔案的保管狀況，包括檔案是否完好無損、有無霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象；檔案的存放位置是否正確，標(biāo)識是否清晰；檔案的數(shù)量與目錄是否相符等。3.檢查記錄對每次檢查情況進行詳細(xì)記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并將處理結(jié)果記錄在案。（五）檔案安全防護1.防火措施檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，對電器設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。2.防潮措施庫房應(yīng)配備除濕設(shè)備，控制庫房內(nèi)的濕度在適宜范圍內(nèi)。檔案架應(yīng)與墻壁保持一定距離，防止墻壁潮濕對檔案造成影響。對受潮的檔案應(yīng)及時進行干燥處理。3.防蟲防鼠措施在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，如驅(qū)蟲劑、鼠夾、鼠藥等。定期對庫房進行清掃，保持環(huán)境整潔，防止害蟲和老鼠滋生。4.防盜措施庫房門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控攝像頭等。加強庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入庫房，確保檔案的安全。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，按照查閱人員的需求查找檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱借閱檔案須填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號及借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理人員根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人員，并在借閱登記冊上記錄借閱情況。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）利用期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，須提前向檔案管理部門申請并經(jīng)批準(zhǔn)。（四）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，結(jié)合檔案的重要性、查考利用價值、歷史意義等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限劃分依據(jù)和銷毀條件。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對到期檔案進行初步審查，整理出擬鑒定的檔案清單，提交給鑒定小組。2.小組鑒定鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。對有爭議的檔案，應(yīng)進行充分討論，必要時可征求相關(guān)專家的意見。3.結(jié)果公示鑒定結(jié)果應(yīng)在公司/組織內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門或人員可向檔案鑒定小組提出，鑒定小組應(yīng)進行復(fù)查并做出答復(fù)。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批簽字銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.組織銷毀由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同組織檔案銷毀工作。銷毀時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞酱_保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等