檔案轉(zhuǎn)移傳遞制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的轉(zhuǎn)移傳遞工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案的轉(zhuǎn)移傳遞，以及公司/組織與外部單位之間檔案的交接。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：檔案的轉(zhuǎn)移傳遞應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整，交接手續(xù)規(guī)范、清晰。3.及時(shí)高效原則：檔案轉(zhuǎn)移傳遞工作應(yīng)及時(shí)、高效，避免因延誤導(dǎo)致工作受到影響。二、檔案轉(zhuǎn)移傳遞的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案轉(zhuǎn)移傳遞制度，并組織實(shí)施。2.審核檔案轉(zhuǎn)移傳遞申請，確保申請符合規(guī)定要求。3.負(fù)責(zé)檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中的監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決轉(zhuǎn)移傳遞過程中出現(xiàn)的問題。4.對檔案轉(zhuǎn)移傳遞的相關(guān)文件、記錄進(jìn)行整理和歸檔。（二）檔案轉(zhuǎn)出部門職責(zé)1.按照檔案管理部門的要求，整理和準(zhǔn)備轉(zhuǎn)出檔案。2.填寫檔案轉(zhuǎn)移傳遞申請表，詳細(xì)說明檔案轉(zhuǎn)出的原因、內(nèi)容、去向等信息，并提交檔案管理部門審核。3.負(fù)責(zé)與檔案接收部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保檔案順利交接。4.在檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。（三）檔案接收部門職責(zé)1.對檔案轉(zhuǎn)移傳遞申請進(jìn)行審核，確認(rèn)接收檔案的必要性和可行性。2.按照檔案管理部門的安排，及時(shí)接收轉(zhuǎn)出的檔案，并進(jìn)行核對和驗(yàn)收。3.對接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用，確保檔案的安全和完整。4.在檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。三、檔案轉(zhuǎn)移傳遞的流程（一）申請1.檔案轉(zhuǎn)出部門如需轉(zhuǎn)移傳遞檔案，應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)移傳遞申請表》（以下簡稱“申請表”），申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請部門名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。檔案轉(zhuǎn)出原因。檔案名稱、數(shù)量、保管期限等詳細(xì)信息。檔案接收部門名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。申請日期及其他需要說明的事項(xiàng)。2.申請表應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章，提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括：申請事項(xiàng)是否符合公司/組織檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。檔案轉(zhuǎn)出原因是否合理。檔案信息是否準(zhǔn)確、完整。檔案接收部門是否具備接收和保管條件。2.對于審核通過的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審核意見，并注明審核日期。對于審核不通過的申請，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通，說明原因，要求申請部門補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（三）準(zhǔn)備1.檔案轉(zhuǎn)出部門根據(jù)審核意見，對擬轉(zhuǎn)出的檔案進(jìn)行整理和核對。整理內(nèi)容包括：將檔案按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效或不需要轉(zhuǎn)移傳遞的檔案；核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容是否與申請表一致，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的包裝材料和方式對檔案進(jìn)行包裝。對于重要、機(jī)密檔案，應(yīng)采取加密、密封等措施，確保檔案在轉(zhuǎn)移傳遞過程中的安全。3.檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)在檔案包裝上標(biāo)注檔案名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)出部門、接收部門、轉(zhuǎn)移日期等信息，以便于識別和管理。（四）交接1.檔案管理部門根據(jù)審核通過的申請表及檔案轉(zhuǎn)出部門的準(zhǔn)備情況，安排檔案轉(zhuǎn)移傳遞的具體時(shí)間和方式。一般情況下，應(yīng)采取當(dāng)面交接的方式，確保檔案交接過程的清晰、準(zhǔn)確。2.檔案轉(zhuǎn)出部門和接收部門應(yīng)按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行檔案交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)共同核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、包裝等信息，確認(rèn)無誤后，在《檔案轉(zhuǎn)移傳遞交接清單》（以下簡稱“交接清單”）上簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.對于通過郵寄、快遞等方式進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移傳遞的，檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的快遞公司，并確保檔案包裝牢固、密封。在郵寄或快遞前，檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)將檔案清單及交接清單復(fù)印件隨檔案一同寄出，并及時(shí)通知檔案接收部門跟蹤查詢物流信息。檔案接收部門收到檔案后，應(yīng)按照當(dāng)面交接的要求進(jìn)行核對和驗(yàn)收，并在交接清單上簽字確認(rèn)。（五）登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)移傳遞登記臺賬，對每一次檔案轉(zhuǎn)移傳遞的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記臺賬應(yīng)包括申請表編號、申請部門、檔案名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)出日期、接收部門、交接日期、交接人等內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案轉(zhuǎn)移傳遞登記臺賬進(jìn)行核對和清理，確保臺賬信息的準(zhǔn)確、完整。對于已完成轉(zhuǎn)移傳遞的檔案，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息歸檔保存，以便于查詢和追溯。四、檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。如避免檔案在運(yùn)輸過程中受到擠壓、碰撞、潮濕、高溫等影響，防止檔案損壞或丟失。2.對于重要、機(jī)密檔案，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)護(hù)送，確保檔案始終處于專人監(jiān)管之下。護(hù)送人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和安全意識，熟悉檔案轉(zhuǎn)移傳遞的相關(guān)規(guī)定和要求。3.在檔案交接現(xiàn)場，應(yīng)選擇安全、安靜、無干擾的環(huán)境進(jìn)行交接，避免無關(guān)人員圍觀或介入。交接過程中，雙方人員應(yīng)嚴(yán)格遵守交接程序，確保檔案交接的順利進(jìn)行。（二）保密措施1.檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中，涉及的檔案信息屬于公司/組織的機(jī)密信息，必須嚴(yán)格保密。檔案轉(zhuǎn)出部門、接收部門及相關(guān)工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案交接過程中，雙方人員應(yīng)避免在公共場合談?wù)摍n案內(nèi)容，防止檔案信息泄露。對于涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密、密封等措施，確保信息不被泄露。3.檔案接收部門應(yīng)妥善保管接收的檔案，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用范圍。未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員查閱或使用。五、檔案轉(zhuǎn)移傳遞的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案轉(zhuǎn)移傳遞工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括：檔案轉(zhuǎn)移傳遞制度的執(zhí)行情況、申請表審核情況、檔案交接手續(xù)的辦理情況、登記臺賬的記錄情況等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反檔案轉(zhuǎn)移傳遞制度的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合外部單位對檔案轉(zhuǎn)移傳遞工作進(jìn)行的抽查、審計(jì)等活動(dòng)。2.對于外部單位提出的意見和建議，公司/組織應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)整改完善檔案轉(zhuǎn)移傳遞制度和工作流程，不斷提高檔案管理水平。六、檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中的特殊情況處理（一）檔案損壞或丟失1.在檔案轉(zhuǎn)移傳遞過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)立即停止轉(zhuǎn)移傳遞工作，并及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。2.檔案管理部門應(yīng)會同檔案轉(zhuǎn)出部門、接收部門等相關(guān)人員，對檔案損壞或丟失情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，查明原因，分清責(zé)任。3.對于因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е聶n案損壞或丟失的，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如對可修復(fù)的檔案進(jìn)行修復(fù)，對無法修復(fù)的檔案進(jìn)行補(bǔ)充或重新整理。對于因人為原因?qū)е聶n案損壞或丟失的，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。（二）檔案交接爭議1.在檔案交接過程中，如雙方對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、包裝等信息存在爭議，應(yīng)暫停交接工作，并及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。2.檔案管理部門應(yīng)組織雙方人員進(jìn)行協(xié)商，對爭議問題進(jìn)行核實(shí)和處理。如協(xié)