基干民兵檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基干民兵隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范基干民兵檔案管理，確?；擅癖鴻n案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)基干民兵檔案的管理工作，包括基干民兵個(gè)人檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映基干民兵的基本情況、軍事訓(xùn)練、政治表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：全面收集基干民兵在各個(gè)階段形成的各類文件材料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、軍事秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)肅性。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、參加工作時(shí)間、現(xiàn)工作單位及職務(wù)等。2.家庭情況：家庭成員姓名、關(guān)系、工作單位及職務(wù)等。3.民兵身份信息：基干民兵編號(hào)、入隊(duì)時(shí)間、所屬單位、職務(wù)等。（二）政治表現(xiàn)材料1.政治歷史情況：包括是否參加過反動(dòng)組織、宗教活動(dòng)等，以及相關(guān)的審查結(jié)論。2.獎(jiǎng)懲情況：記錄基干民兵在思想政治工作、軍事訓(xùn)練、執(zhí)行任務(wù)等方面獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、授予單位、時(shí)間，處罰原因、決定單位、時(shí)間等。3.思想?yún)R報(bào)：基干民兵定期撰寫的思想?yún)R報(bào)材料，反映其在思想、工作、學(xué)習(xí)等方面的情況和認(rèn)識(shí)。（三）軍事訓(xùn)練檔案1.訓(xùn)練計(jì)劃：記錄基干民兵年度軍事訓(xùn)練計(jì)劃安排，包括訓(xùn)練科目、時(shí)間、地點(diǎn)等。2.訓(xùn)練成績：每次軍事訓(xùn)練的考核成績，包括理論考核、技能考核等成績記錄。3.訓(xùn)練總結(jié)：對(duì)軍事訓(xùn)練情況進(jìn)行的總結(jié)分析，包括訓(xùn)練效果、存在問題及改進(jìn)措施等。（四）執(zhí)行任務(wù)記錄1.任務(wù)通知：上級(jí)下達(dá)的執(zhí)行任務(wù)通知文件，包括任務(wù)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、要求等。2.任務(wù)執(zhí)行情況報(bào)告：記錄基干民兵執(zhí)行任務(wù)的過程、完成情況、取得的成果以及遇到的問題和解決辦法等。3.任務(wù)總結(jié)：對(duì)執(zhí)行任務(wù)進(jìn)行全面總結(jié)，評(píng)估任務(wù)執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（五）教育培訓(xùn)記錄1.參加政治教育情況：包括參加各類政治學(xué)習(xí)、講座、培訓(xùn)等活動(dòng)的記錄，如學(xué)習(xí)內(nèi)容、時(shí)間、組織單位等。2.軍事技能培訓(xùn)記錄：參加軍事技能培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等。3.其他專業(yè)培訓(xùn)記錄：參加與民兵工作相關(guān)的其他專業(yè)培訓(xùn)的記錄，如應(yīng)急救援培訓(xùn)、通信技術(shù)培訓(xùn)等。（六）健康狀況材料1.體檢報(bào)告：基干民兵定期進(jìn)行的身體檢查報(bào)告，包括各項(xiàng)生理指標(biāo)檢查結(jié)果。2.疾病治療記錄：記錄基干民兵患病及治療情況，包括疾病名稱、治療時(shí)間、治療醫(yī)院等。（七）其他材料1.表彰獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件：基干民兵獲得的各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)證書的復(fù)印件。2.資格證書復(fù)印件：與民兵工作相關(guān)的資格證書復(fù)印件，如應(yīng)急救援資格證、駕駛執(zhí)照等。3.其他有保存價(jià)值的材料：如個(gè)人特長證明、立功受獎(jiǎng)事跡材料等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立責(zé)任主體基干民兵所在單位負(fù)責(zé)本單位基干民兵檔案的建立工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理和歸檔。（二）檔案材料收集要求1.及時(shí)收集：各相關(guān)部門和人員應(yīng)及時(shí)將形成的基干民兵檔案材料移交檔案管理人員，確保檔案材料的時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.規(guī)范整理：對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案內(nèi)容分類，去除重復(fù)、無效的材料，并進(jìn)行必要的編目和裝訂。（三）檔案建立流程1.個(gè)人填寫信息：基干民兵本人按照要求填寫個(gè)人基本信息登記表，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確。2.單位審核錄入：所在單位對(duì)基干民兵填寫的信息進(jìn)行審核，無誤后錄入檔案管理系統(tǒng)，并打印出紙質(zhì)檔案目錄。3.材料收集歸檔：檔案管理人員根據(jù)檔案目錄，收集整理基干民兵的各類檔案材料，按照檔案內(nèi)容分類順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、姓名、所屬單位等信息。四、檔案整理與保管（一）檔案整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律：按照基干民兵檔案材料形成的時(shí)間順序和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.便于保管和利用：采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)，便于檔案的查找、借閱和統(tǒng)計(jì)。（二）檔案分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的檔案分為一類。2.類別分類法：在年度分類的基礎(chǔ)上，按照檔案內(nèi)容分為基本信息、政治表現(xiàn)、軍事訓(xùn)練、執(zhí)行任務(wù)、教育培訓(xùn)、健康狀況、其他材料等類別。（三）檔案編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)構(gòu)成：檔案編號(hào)由單位代碼、年份代碼、類別代碼、順序號(hào)組成。2.單位代碼：采用本地區(qū)統(tǒng)一規(guī)定的單位代碼，用于標(biāo)識(shí)基干民兵所屬單位。3.年份代碼：取檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的檔案，年份代碼為“23”。4.類別代碼：按照檔案分類類別，分別用一位數(shù)字表示，如基本信息用“1”表示，政治表現(xiàn)用“2”表示等。5.順序號(hào)：按照檔案在類別中的排列順序，從“001”開始依次編號(hào)。（四）檔案保管要求1.保管場所：設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案裝具：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊有序。3.定期檢查：檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.電子檔案管理：建立基干民兵電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：本單位相關(guān)部門因工作需要查閱基干民兵檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要外部單位查閱基干民兵檔案的，需經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。查閱單位需出具正式介紹信，明確查閱目的、范圍和時(shí)間等。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間等。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.查閱：檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.登記：查閱完畢后，檔案管理人員對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱規(guī)定1.借閱范圍：原則上不允許借閱基干民兵檔案，確因工作需要借閱的，需經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱手續(xù)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，檔案管理人員將檔案交借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人需妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。4.歸還：借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.保密責(zé)任：檔案管理人員和查閱、借閱人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，履行保密義務(wù)，對(duì)基干民兵檔案信息予以保密。2.保密措施：檔案庫房應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如鐵門、鐵窗、密碼鎖等；檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)等措施。3.保密教育：定期對(duì)檔案管理人員和相關(guān)工作人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)，防止失泄密事件的發(fā)生。（二）安全制度1.安全責(zé)任：明確檔案管理工作中的安全責(zé)任，檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案庫房的日常安全管理，確保檔案安全。2.安全設(shè)施：檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.安全檢查：定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管情況、安全設(shè)施的運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。4.應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：定期對(duì)基干民兵檔案的數(shù)量、類別、查閱借閱情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，掌握檔案管理工作的基本情況。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表：建立檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容定期上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。（二）信息化管理1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立基干民兵檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作效率和水平。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：檔案管理人員及時(shí)將基干民兵檔案信息錄入管理系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.信息安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)的信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、用戶認(rèn)證等措施，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限：對(duì)超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的基干民兵檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.失去保存意義：因自然災(zāi)害、保管不善等原因造成檔案損壞、霉變，無法修復(fù)且失去保存意義的，予以銷毀。3.重復(fù)或無效材料：對(duì)重復(fù)的檔案材料或經(jīng)鑒定為無效的檔案材料，進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀程序1.鑒定：由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀