檔案七項制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案七項制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的順暢進行。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。檔案形成部門和個人應確保所提供檔案資料的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案應全面涵蓋公司各項工作活動，包括但不限于行政管理、業(yè)務運營、財務審計、人力資源等方面，保證檔案資料的完整性。4.系統(tǒng)性原則對檔案進行科學分類、編號和整理，建立有序的檔案體系，便于查找、利用和管理。同時，注重檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。5.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案進行保密管理。明確檔案查閱、借閱權(quán)限，防止檔案信息泄露。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.行政管理類公司各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.業(yè)務運營類合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料、銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。3.財務審計類會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.人力資源類員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等。5.其他類公司榮譽證書、宣傳資料、對外交流合作文件、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料等。（二）收集要求1.及時收集各部門應明確檔案形成責任人，在工作活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的時效性。2.完整準確收集的檔案資料應內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、簽字蓋章齊全，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范整理對收集的檔案資料進行初步整理，按照一定的分類標準進行分類，剔除重復、無效的資料。（三）收集流程1.部門內(nèi)部收集各部門檔案責任人負責在本部門范圍內(nèi)收集檔案資料，對收集到的檔案進行初步整理和分類。2.定期移交各部門應定期（每月/每季度）將整理好的檔案資料移交至公司綜合管理部門。移交時，填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。3.綜合管理部門接收公司綜合管理部門對各部門移交的檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。驗收合格后，將檔案資料納入公司檔案管理系統(tǒng)。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.年度分類法按照文件形成的年度進行分類，將每年的檔案分為一類。2.機構(gòu)分類法結(jié)合公司組織架構(gòu)，按照部門或機構(gòu)進行分類，同一部門或機構(gòu)的檔案歸為一類。3.問題分類法根據(jù)文件內(nèi)容所反映的問題進行分類，如行政管理、業(yè)務運營、財務審計等。（三）編號規(guī)則1.全宗號公司檔案全宗號為[具體全宗號]，代表公司檔案的整體標識。2.年度號采用公元紀年，如“20XX”表示年份。3.機構(gòu)號根據(jù)公司部門或機構(gòu)代碼進行編號，如“01”代表綜合管理部門，“02”代表業(yè)務一部等。4.保管期限號根據(jù)檔案的保管期限分為“永久”“長期”“短期”，分別編號為“1”“2”“3”。5.件號在每一類檔案中，按照文件排列順序從“1”開始依次編號。（四）整理步驟1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整和裝訂，確保文件整齊牢固。2.編頁號在文件有文字的頁面正面右上角、背面左上角編寫頁號，空白頁不編號。3.編目填寫《檔案目錄》，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒脊背填寫檔號、年度、機構(gòu)、保管期限等信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案庫房公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%。2.檔案密集架配備符合標準的檔案密集架，用于存放檔案。密集架應排列整齊，便于通風和存取檔案。3.輔助設備庫房內(nèi)應配備溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機等輔助設備，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）保管要求1.分類存放按照檔案分類方案，將不同類別的檔案分別存放在相應的檔案密集架上，便于查找和管理。2.標識清晰在檔案密集架上張貼明顯的標識，注明檔案類別、年度、保管期限等信息，方便快速定位檔案。3.定期檢查綜合管理部門應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施進行處理。4.電子檔案保管對于電子檔案，應定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、檢索和利用。（三）檔案進出庫管理1.檔案入庫檔案整理完畢后，由檔案管理人員按照分類和編號順序?qū)n案裝入檔案盒，存入檔案密集架。入庫時，填寫《檔案入庫登記表》。2.檔案出庫因工作需要查閱或借閱檔案時，檔案管理人員應根據(jù)審批后的《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》辦理檔案出庫手續(xù)。出庫時，在《檔案出庫登記表》上登記相關(guān)信息，注明檔案去向和歸還日期。3.檔案歸還檔案使用完畢后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理入庫手續(xù)，注銷《檔案出庫登記表》。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部查閱因?qū)徲?、法律事務、合作項目等需要，?jīng)公司領(lǐng)導批準，外部單位可查閱公司相關(guān)檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至公司綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.外部查閱外部單位查閱公司檔案，需提前向公司提交書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等。公司綜合管理部門審核申請后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，由檔案管理人員陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱完畢后，外部單位應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，并簽署《檔案查閱反饋表》。（三）利用要求1.查閱登記無論是內(nèi)部查閱還是外部查閱，檔案管理人員都應詳細記錄查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱等信息，以備查詢和統(tǒng)計。2.現(xiàn)場查閱查閱檔案應在檔案庫房或指定的查閱地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.保密要求查閱人員應對查閱過程中涉及的公司機密信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。如因查閱人員原因?qū)е聶n案信息泄露，應依法追究其責任。六、檔案鑒定制度（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限，對檔案進行科學鑒定，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門相關(guān)業(yè)務人員和檔案管理人員。鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準1.歷史價值反映公司重要發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等具有歷史意義的檔案，應予以重點保存。2.現(xiàn)實利用價值對公司當前工作有直接參考作用、能夠為解決實際問題提供依據(jù)的檔案，應繼續(xù)保留。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）鑒定流程1.初步篩選檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，列出需要鑒定的檔案清單。2.小組鑒定檔案鑒定小組對篩選出的檔案進行逐一鑒定，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀意見。3.審批公示鑒定小組將鑒定結(jié)果報公司領(lǐng)導審批，并在公司內(nèi)部進行公示，征求各部門意見。公示期為[X]個工作日。4.銷毀處理經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀處理。銷毀時，應填寫《檔案銷毀清冊》，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同簽字確認。七、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，包括已過保管期限且無利用價值的檔案、重復或無效的檔案等。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應在公司指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督。2.電子檔案銷毀對需要銷毀的電子檔案，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行多次覆蓋刪除，確保數(shù)據(jù)徹底清除。同時，將存儲介質(zhì)進行物理銷毀。（三）銷毀流程1.編制銷毀清單檔案管理人員根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.審批簽字《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導審批簽字后，方可進行銷毀處理。3.組織銷毀檔案管理人員和監(jiān)銷人員