文明檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文明建設(shè)，規(guī)范文明檔案管理，全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織文明創(chuàng)建工作的歷程和成果，充分發(fā)揮文明檔案在總結(jié)經(jīng)驗、傳承文化、推動發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在文明創(chuàng)建活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：文明檔案應(yīng)如實反映公司/組織文明創(chuàng)建工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理文明創(chuàng)建活動中的各類信息，保證檔案資料的完整性，涵蓋活動策劃、組織實施、效果評估等各個環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對文明檔案進(jìn)行分類、編號、整理、歸檔，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的文明檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文明檔案的分類與編號（一）分類1.組織建設(shè)類：包括公司/組織文明創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組及工作機(jī)構(gòu)的成立文件、人員組成、職責(zé)分工等相關(guān)資料。2.規(guī)劃計劃類：文明創(chuàng)建工作的中長期規(guī)劃、年度工作計劃、實施方案等。3.活動開展類：各類文明創(chuàng)建活動的策劃方案、活動通知、活動記錄（含照片、視頻、文字報道等）、活動總結(jié)等。4.宣傳教育類：文明宣傳資料（如宣傳冊、海報、標(biāo)語等）、員工文明培訓(xùn)記錄、道德講堂活動資料等。5.志愿服務(wù)類：志愿服務(wù)活動組織方案、志愿者招募與管理資料、志愿服務(wù)活動記錄等。6.環(huán)境建設(shè)類：公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)場地等環(huán)境衛(wèi)生整治資料、綠化美化工作記錄等。7.文化建設(shè)類：企業(yè)文化理念、企業(yè)精神、企業(yè)形象標(biāo)識等相關(guān)資料，以及文化活動開展情況記錄。8.社會責(zé)任類：參與社會公益活動、履行社會責(zé)任的相關(guān)資料，如扶貧幫困、環(huán)保行動、社區(qū)共建等活動記錄。9.考核表彰類：文明創(chuàng)建工作考核標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果、表彰獎勵文件及受表彰人員事跡材料等。（二）編號文明檔案采用分類編號法，按照上述分類順序依次編號。編號格式為：[分類代碼][年份][流水號]。例如：“ZJ2023001”，其中“ZJ”代表組織建設(shè)類，“2023”表示年份，“001”為該類檔案的流水號。三、文明檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文明檔案的收集工作，按照檔案形成的時間順序和分類要求，及時收集本部門在文明創(chuàng)建活動中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。2.對于上級部門下發(fā)的與文明創(chuàng)建工作相關(guān)的文件，以及公司/組織對外報送的文明創(chuàng)建工作材料，由綜合管理部門統(tǒng)一收集后，按照分類要求進(jìn)行整理歸檔。3.在文明創(chuàng)建活動中形成的照片、視頻等資料，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時整理，并注明拍攝時間、地點、事件等關(guān)鍵信息，一并移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保檔案資料的真實性、完整性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時返回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.按照文明檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核后的檔案進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。3.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。4.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裝訂，確保檔案整齊、牢固。對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在專用的存儲設(shè)備中。四、文明檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的文明檔案應(yīng)定期歸檔，歸檔時間為每年的[具體時間]。檔案管理人員應(yīng)將當(dāng)年形成的文明檔案按照分類要求進(jìn)行裝訂成冊，并填寫檔案盒封面及脊背的相關(guān)信息。2.歸檔后的文明檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。（二）保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.根據(jù)文明檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)長期保存；長期保管的檔案保管期限為[具體時長]年；短期保管的檔案保管期限為[具體時長]年。4.在檔案保管期限屆滿后，檔案管理人員應(yīng)按照檔案鑒定銷毀制度的規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。對于需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、文明檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文明檔案的，應(yīng)填寫《文明檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的文明檔案，未經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱文明檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對文明檔案的查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，為其提供檔案的復(fù)印件、電子文檔等利用方式。對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴(yán)禁提供原件查閱。2.鼓勵公司/組織內(nèi)部人員對文明檔案進(jìn)行研究和利用，將檔案中的信息轉(zhuǎn)化為工作成果，推動公司/組織文明創(chuàng)建工作的深入開展。六、文明檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司/組織應(yīng)定期對文明檔案進(jìn)行鑒定，一般每[具體時長]年進(jìn)行一次。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保管價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)文明檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，結(jié)合公司/組織的發(fā)展需要和歷史文化價值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.對于保管期限屆滿且已失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《文明檔案鑒定銷毀審批表》，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照銷毀清冊對需要銷毀的文明檔案進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.對于已銷毀的文明檔案，檔案管理部門應(yīng)及時在檔案目錄和檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注，并將銷毀清冊作為檔案資料永久保存。七、文明檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司/組織綜合管理部門負(fù)責(zé)對文明檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對檔案管理部門的工作進(jìn)行抽查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案管理人員的履職情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求檔案管理部門限期整改。整改完成后，檔案管理部門應(yīng)將整改情況書面報告綜合管理部門。（二）考核1.建立文明檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門在文明檔案管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度執(zhí)行、檔案質(zhì)量、利用效果等方面?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合