檔案環(huán)境制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，營造良好的檔案環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的安全和完整。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并按規(guī)定向檔案管理部門移交檔案。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，積極支持檔案管理部門開展檔案利用工作。3.員工嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管個(gè)人在工作中形成的檔案資料，及時(shí)移交至所在部門的檔案管理人員。按照規(guī)定程序查閱、借閱檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于合同協(xié)議、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件、人事檔案等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、外單位發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、函件、通知等。3.公司與外單位簽訂的各類合同、協(xié)議及其履行過程中形成的相關(guān)文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集工作。3.涉及多個(gè)部門共同完成的項(xiàng)目，主辦部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門及時(shí)收集項(xiàng)目全過程的檔案資料，并進(jìn)行統(tǒng)一整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.文書檔案按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理；科技檔案按項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理；會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類整理；人事檔案按個(gè)人進(jìn)行分類整理。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。5.去除檔案中的金屬物，采用符合檔案保管要求的裝訂材料進(jìn)行裝訂。三、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，便于檔案管理工作的開展。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用光盤、磁帶等多種形式，并定期進(jìn)行檢查和更新。電子檔案應(yīng)按照一定的分類體系進(jìn)行存儲(chǔ)，建立索引目錄，方便檢索。3.對(duì)重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.文書檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、查考利用價(jià)值等因素確定；科技檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的生命周期、技術(shù)保密性等因素確定；會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國家會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行；人事檔案的保管期限根據(jù)人事管理的需要確定。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)檔案管理工作中存在的問題提出改進(jìn)建議，并將清查結(jié)果上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。四、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性、規(guī)范性。2.本著方便利用、確保安全的原則，為公司各項(xiàng)工作提供有效的檔案支持。3.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息不被泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作等需要查閱、借閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱公司檔案，應(yīng)提供有效證明文件，并按照法定程序進(jìn)行查閱。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。3.查閱、借閱人員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案庫房查閱或借閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.公司外部單位查閱、借閱檔案，需提供單位介紹信、查閱或借閱人員有效身份證件等證明文件，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門按照規(guī)定收取查閱、借閱費(fèi)用。5.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字同意后，檔案管理部門按照規(guī)定程序協(xié)助查閱。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱或借閱人員姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱、用途等信息。2.查閱、借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，確認(rèn)無誤后在登記冊(cè)上簽字注銷。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員、公司保密管理人員等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否已到保管期限，是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已到保管期限但仍具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)于已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。4.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的重要記錄。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)要求。2.按照檔案管理的業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，對(duì)信息化管理軟件進(jìn)行定制化配置，建立科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。3.組織相關(guān)人員進(jìn)行信息化管理軟件的培訓(xùn)，使其熟悉軟件的操作方法和功能，確保信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整，去除圖像中的污點(diǎn)、劃痕等雜質(zhì)。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子檔案目錄。（四）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全