居委檔案制度一、總則（一）目的本居委檔案制度旨在規(guī)范和加強(qiáng)社區(qū)居民委員會（以下簡稱“居委”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為居委各項(xiàng)工作的開展提供有效支持，維護(hù)社區(qū)歷史真實(shí)面貌，保障居民的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于本居委在履行職責(zé)過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于黨務(wù)工作檔案、行政事務(wù)檔案、社區(qū)服務(wù)檔案、居民信息檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則居委檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映居委工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整系統(tǒng)原則全面收集和整理居委在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及國家機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置居委設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)居委檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)，做好登記工作。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備正常運(yùn)行。協(xié)助開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和更新檔案信息。2.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)居委檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理員的工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。組織開展檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的合理留存和處置。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨務(wù)工作檔案包括黨組織建設(shè)、黨員管理、黨內(nèi)活動等方面形成的文件、記錄、報表等。2.行政事務(wù)檔案涵蓋居委工作計劃、總結(jié)、會議記錄、決議、通知、報告等各類行政文件。3.社區(qū)服務(wù)檔案涉及社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、治安保衛(wèi)、社會保障、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生等服務(wù)工作的相關(guān)資料。4.居民信息檔案居民個人基本信息、家庭情況、訴求記錄、服務(wù)記錄等。5.其他檔案與居委工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、證書、榮譽(yù)等檔案資料。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時性和完整性。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字手續(xù)完備，符合檔案整理要求。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時完成檔案移交工作。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政事務(wù)類、社區(qū)服務(wù)類、居民信息類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度類別順序號的編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管檔案本居委制定的具有長遠(yuǎn)歷史意義和重要價值的法規(guī)、規(guī)章、政策文件。涉及居民重大權(quán)益、社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄等檔案。反映本居委歷史沿革、重要事件、榮譽(yù)表彰等方面的檔案。2.長期保管檔案一般性的行政事務(wù)文件、工作計劃與總結(jié)、社區(qū)服務(wù)項(xiàng)目資料等。居民信息檔案中具有一定參考價值的部分。與居委工作相關(guān)的合同、協(xié)議等檔案。3.短期保管檔案臨時性的工作文件、一般性的通知、報表等。時效性較短的居民服務(wù)記錄等檔案。（三）保管措施1.定期對檔案進(jìn)行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。2.做好檔案管理室的溫濕度控制，保持適宜的環(huán)境條件，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀等。3.對電子檔案進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對檔案管理場所的安全防范，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案管理室。五、檔案的利用（一）利用范圍1.居委內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.居民因個人權(quán)益維護(hù)、了解社區(qū)事務(wù)等原因查閱相關(guān)檔案。3.上級部門、其他單位或社會組織因工作聯(lián)系需要查閱本居委檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱居委工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.居民查閱居民查閱檔案，需攜帶本人有效身份證件，填寫《居民檔案查閱申請表》，說明查閱事由，經(jīng)居委相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱。查閱涉及個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部查閱上級部門、其他單位或社會組織查閱本居委檔案，應(yīng)出具正式介紹信，說明查閱目的和范圍，經(jīng)居委主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況需外借的，須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，限期歸還。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價值等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)居委主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告居委主要領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)居委檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立索引關(guān)系，便于檢索查詢。4.存儲管理將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊