機關檔案各項制度一、總則（一）目的為加強機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機關工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本機關實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實性原則。檔案應如實反映機關工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則。全面收集、整理機關工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為機關工作和社會利用提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是機關檔案管理的職能部門，負責本機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管本機關各部門形成的各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。5.做好檔案的安全保護工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.對本機關各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，指導各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。8.開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高機關工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，其職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本部門的文件材料進行分類、裝訂、編目等初步整理工作。3.定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室，并辦理移交手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成機關各部門在工作活動中應及時形成各種文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像等不同載體形式。文件材料應內容真實、格式規(guī)范、字跡清晰，簽署完備。（二）文件材料的收集范圍1.上級機關來文，包括命令、決定、指示、通知、通報等。2.本機關形成的文件材料，如工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議紀要、規(guī)章制度等。3.本機關與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本機關開展業(yè)務活動形成的各類報表、統(tǒng)計資料、調查研究報告等。5.本機關重要活動的照片、錄像、錄音等聲像材料。6.本機關工作人員的人事檔案材料，包括履歷表、考核材料、獎懲材料等。7.其他具有保存價值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集，防止文件材料的散失。2.收集的文件材料應保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁、損毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集和保存，確保電子文件的可讀性和完整性。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：根據(jù)文件材料形成的年度進行分類，將同一年度的文件材料集中在一起。2.機構分類法：按照機關內部的組織機構進行分類，將同一部門形成的文件材料歸為一類。3.問題分類法：根據(jù)文件材料反映的問題進行分類，將同一問題的文件材料歸為一組。在實際分類中，可根據(jù)機關檔案的實際情況，靈活運用上述分類方法，采用年度機構問題或年度問題機構等分類方案。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質文件材料進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類：按照確定的分類方案，將文件材料進行分類。3.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應科學合理，便于管理和查詢。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等內容，目錄應清晰準確，便于檢索。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具檔案裝具應選用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放安全、整齊、有序。（三）檔案保管要求1.檔案應按照分類方案進行存放，不同年度、不同保管期限、不同門類的檔案應分開存放。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面的歷史觀點和發(fā)展的觀點，從機關工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標準1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.鑒定內容：鑒定檔案的內容是否反映機關主要職能活動，是否具有歷史查考價值、科學研究價值、憑證價值等。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經機關負責人審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底進行。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期。4.銷毀后的檔案應及時登記注銷，對銷毀過程中產生的相關記錄應妥善保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本機關工作人員因工作需要，可查閱本機關保管的檔案。外單位查閱檔案，應按照國家有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本機關工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向本機關提出查閱申請，說明查閱單位、查閱內容、查閱目的等情況，經本機關負責人批準后，方可查閱。查閱時，應按照規(guī)定填寫《檔案查閱登記表》，并由查閱單位出具介紹信，指定專人查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案應在綜合檔案室指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.需要復印、拍照檔案內容的，應經綜合檔案室負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（四）利用反饋檔案利用后，利用者應及時將檔案歸還綜合檔案室，并填寫《檔案利用效果登記表》，反饋檔案利用情況和效果。綜合檔案室應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結經驗，改進檔案管理工作。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容檔案統(tǒng)計內容包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等方面的數(shù)據(jù)。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作進行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整。同時，應利用計算機等現(xiàn)代化手段，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和處理，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計報表定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，如實反映本機關檔案管理工作情況。檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和內容填寫，數(shù)據(jù)應真實可靠。九、檔案信息化建設（一）建設目標推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本機關的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.網絡建設：建立檔案內部局域網，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和傳輸。同時，根據(jù)需要與外部網絡進行安全連接，