檔案專業(yè)制度意見一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則。檔案內容必須真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則。全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.開展檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)。5.負責檔案的查閱、借閱、利用登記等服務工作，按照規(guī)定提供檔案信息。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，提出檔案鑒定意見。7.協(xié)助各部門做好兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的及時、準確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關檔案信息。4.接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等類別。1.文書檔案：包括公司在行政管理、黨群工作等活動中形成的各類文件材料。2.科技檔案：涵蓋公司在科研、生產、技術改造等方面形成的圖紙、技術文件、科研報告等。3.會計檔案：指公司在財務管理活動中形成的會計憑證、賬簿、報表等。4.人事檔案：包含員工個人基本信息、工作經歷、考核評價、培訓記錄等。5.業(yè)務檔案：根據公司不同業(yè)務類型，如市場營銷、項目管理、客戶服務等形成的相關檔案。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號：按照項目名稱或專業(yè)類別進行編號，如：KJ項目名稱流水號。3.會計檔案編號：根據會計年度和檔案類別進行編號，如：2023會計憑證001。4.人事檔案編號：以員工個人身份證號為基礎進行編號。5.業(yè)務檔案編號：根據業(yè)務特點和管理需求，制定相應的編號規(guī)則。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集。2.收集的檔案應齊全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等。3.對重要活動、項目等形成的檔案，應實行全過程跟蹤收集。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.按照檔案分類標準進行分類整理，確保分類準確、條理清晰。（三）整理方法及流程1.文書檔案整理：對收集到的文件材料進行分類，按照年度、保管期限、問題等進行排列。編制文件目錄，包括文號、標題、日期、責任者等信息。裝訂成冊，采用三孔一線或膠裝方式。編寫檔號，將檔號標注在文件首頁右上角。2.科技檔案整理：按照項目或專業(yè)類別，對圖紙、技術文件等進行分類。編制項目文件目錄，注明文件名稱、編號、日期等。對圖紙進行折疊、裝訂，并標注圖號、比例等信息。3.會計檔案整理：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類。對會計憑證進行整理，確保憑證編號連續(xù)、附件齊全。編制會計檔案目錄，包括檔案名稱、日期、冊數等。4.人事檔案整理：按照檔案內容分類，如履歷材料、考核材料、培訓材料等。對每份材料進行編號、編目，注明材料名稱、日期、來源等。裝入檔案袋，按照檔案管理要求進行排列存放。5.業(yè)務檔案整理：根據不同業(yè)務的特點，制定相應的整理方法。例如，市場營銷檔案可按照客戶、項目等進行分類；項目管理檔案可按照項目階段進行整理。建立業(yè)務檔案目錄，清晰記錄檔案內容和相關信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案上架排列1.按照檔案類別和編號順序進行上架排列，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應分開存放，標識清晰。（三）檔案保管期限劃分1.文書檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.科技檔案保管期限根據項目性質和重要程度確定，一般分為永久、長期、短期。3.會計檔案保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，如會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，年度財務報告保管期限為永久。4.人事檔案保管期限為員工離職后5年。5.業(yè)務檔案保管期限根據業(yè)務特點和管理要求確定，確保檔案信息的完整性和可追溯性。（四）檔案定期檢查與維護1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內容包括檔案的保管狀況、數量、質量等，發(fā)現問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.定期對檔案庫房進行清潔、消毒，做好防蟲、防潮等工作。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因合法合規(guī)的原因，經公司批準后查閱檔案。（二）利用流程1.查閱、借閱檔案應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、檔號等信息。2.申請表經部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以辦理。4.查閱檔案一般在檔案管理部門指定的場所進行，如需借閱，檔案管理人員應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時間等。5.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、拍照等，如需復制檔案，應按照規(guī)定履行審批手續(xù)。6.檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案數量、完整性等，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄利用時間、利用人、檔案名稱、利用目的等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案管理人員等組成。（二）鑒定標準與方法1.根據檔案保管期限劃分標準，結合公司實際情況，對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應全面審查檔案的內容、價值、歷史意義等，確保鑒定結果準確合理。3.采用直接鑒定法，逐份逐頁對檔案進行審查，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，記錄由檔案管理部門保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務水平。（二）檔案數字化流程1.檔案掃描：按照檔案整理要求，對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數據掛接：將數字化檔案與檔案管理信息系統(tǒng)中的目錄數據進行掛接，實現檔案信息的關聯。4.數據錄入：對檔案中的部分元數據進行錄入，如文件題名、日期、責任者等，便于檢索利用。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.檔