內(nèi)部檔案梳理制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工，旨在規(guī)范檔案梳理工作流程，保障公司運營的規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政管理檔案、財務(wù)檔案、人力資源檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案梳理應(yīng)確保所收集的檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映公司各項活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集公司在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和管理過程中產(chǎn)生的檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。3.準確性原則：對檔案內(nèi)容進行準確分類、編號、編目和整理，確保檔案信息的準確性，便于查詢和使用。4.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.及時性原則：及時對檔案進行梳理、歸檔，確保檔案資料的時效性，以便為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供及時有效的支持。二、檔案梳理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司內(nèi)部檔案梳理制度，并組織實施。2.對各部門檔案梳理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案梳理工作符合制度要求。3.負責集中管理公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和共享，提高檔案利用效率。4.定期對檔案進行整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案梳理工作的第一責任人，負責組織本部門員工開展檔案梳理工作。2.明確本部門檔案管理人員，負責收集、整理、保管本部門產(chǎn)生的各類檔案，并按照規(guī)定時間將檔案移交至公司檔案管理部門。3.指導(dǎo)本部門員工正確形成和積累檔案，確保檔案的完整性和準確性。4.配合公司檔案管理部門開展檔案整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案梳理范圍與分類（一）行政管理檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司行政辦公文件，如通知、通報、報告、請示等。3.公司會議記錄、紀要，包括董事會、股東會、總經(jīng)理辦公會等各類會議文件。4.公司規(guī)章制度、流程文件，如考勤制度、財務(wù)報銷制度、員工手冊等。5.公司印章管理文件，包括印章使用記錄、印章保管規(guī)定等。6.公司證照管理文件，如各類資質(zhì)證書、榮譽證書等的申請、審批、保管記錄。（二）財務(wù)檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報表，包括月度、季度、年度財務(wù)報表及相關(guān)附注。4.稅務(wù)申報資料，如納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。5.財務(wù)預(yù)算、決算文件，包括預(yù)算編制、執(zhí)行情況分析及決算報告。6.資金管理文件，如資金收支記錄、銀行對賬單等。（三）人力資源檔案1.員工入職、離職檔案，包括入職登記表、離職申請表、離職證明等。2.員工薪酬福利檔案，如工資表、獎金發(fā)放記錄、社保繳納明細等。3.員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績等。4.員工績效考核檔案，如考核指標、考核結(jié)果、績效反饋記錄等。5.員工人事檔案，包括個人簡歷、學(xué)歷證書、資格證書、勞動合同等。6.員工獎懲檔案，如獎勵通知、處罰決定等。（四）業(yè)務(wù)合同檔案1.銷售合同，包括銷售訂單、銷售協(xié)議、銷售合同變更記錄等。2.采購合同，如采購訂單、采購協(xié)議、采購合同執(zhí)行情況記錄等。3.服務(wù)合同，如技術(shù)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同、外包服務(wù)合同等。4.租賃合同，包括房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。5.合作協(xié)議，如戰(zhàn)略合作協(xié)議、合資合作協(xié)議等。6.合同履行過程中的往來函件、補充協(xié)議等相關(guān)文件。（五）技術(shù)研發(fā)檔案1.項目立項文件，包括項目可行性研究報告、項目立項申請書等。2.項目研發(fā)過程文件，如研發(fā)計劃、實驗記錄、技術(shù)方案、設(shè)計圖紙等。3.技術(shù)成果文件，如專利證書、軟件著作權(quán)證書、技術(shù)鑒定報告等。4.產(chǎn)品資料，包括產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品手冊、產(chǎn)品宣傳資料等。5.技術(shù)交流文件，如與客戶、合作伙伴的技術(shù)溝通記錄、技術(shù)研討會資料等。四、檔案梳理流程（一）檔案收集1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的及時歸檔。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并移交至檔案管理部門，避免延誤。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意檢查檔案的完整性和準確性，對不符合要求的檔案及時進行補充和修正。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。（三）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久保管、定期保管（一般分為30年、10年）。3.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進行，根據(jù)檔案的重要性、查考價值等因素確定保管期限。4.對已過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。（四）檔案歸檔1.將整理好的檔案按照分類順序存入檔案庫房或電子檔案系統(tǒng)。2.在檔案庫房中，應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進行分區(qū)存放，并建立檔案存放索引，便于快速查找。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并確保電子檔案的安全性和可訪問性。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。3.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.借閱檔案時，應(yīng)保證檔案的安全和完整，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案內(nèi)容。五、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公司檔案管理實際情況，逐步推進檔案數(shù)字化工作。優(yōu)先對重要檔案、利用率高的檔案進行數(shù)字化處理，包括但不限于行政管理檔案中的重要文件、財務(wù)檔案中的關(guān)鍵憑證、業(yè)務(wù)合同檔案中的核心合同等。（二）數(shù)字化流程1.掃描錄入：選擇專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的圖像應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF等通用格式。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。同時，對圖像進行加密存儲，確保檔案信息安全。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案信息與檔案目錄進行關(guān)聯(lián)，建立準確的數(shù)據(jù)索引，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化管理要求1.建立數(shù)字化檔案管理制度，明確數(shù)字化檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.配備專業(yè)的數(shù)字化管理人員，負責數(shù)字化檔案的日常管理和維護工作。3.加強對數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。六、檔案安全與保密（一）檔案安全1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對電子檔案系統(tǒng)進行安全維護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。（二）檔案保密1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的檔案進行嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，對涉及機密的檔案應(yīng)采取特殊的保密措施。4.對檔案銷毀過程進行嚴格監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。七、檔案監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案監(jiān)督檢查機制，由檔案管理部門定期對各部門檔案梳理工作進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、整理的規(guī)范性、鑒定的準確性、歸檔的完整性等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核制度1.將檔案梳理工作