新會計檔案制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，提高會計檔案管理水平，有效保護(hù)和利用會計檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義與分類1.會計檔案定義：會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案分類：會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。二、會計檔案管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會計檔案的日常收集、整理、裝訂和保管工作，確保會計檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期將會計檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門對會計檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和依據(jù)。4.負(fù)責(zé)會計檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收財務(wù)部門移交的會計檔案，對其進(jìn)行統(tǒng)一保管，并建立健全會計檔案管理制度。2.對會計檔案進(jìn)行分類、編號、上架，確保會計檔案存放有序，便于查找和利用。3.定期對會計檔案進(jìn)行檢查和盤點，保證會計檔案的安全和完整。4.根據(jù)公司需要，及時提供會計檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。5.會同財務(wù)部門對已超過保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。（三）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門做好會計檔案管理工作，在業(yè)務(wù)活動中形成的與會計核算相關(guān)的資料，應(yīng)及時移交財務(wù)部門，確保會計檔案的全面性和系統(tǒng)性。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計核算的流程和要求及時收集各類會計資料，確保會計檔案的形成與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生同步。2.對于原始憑證，應(yīng)審核其真實性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性，確保其能夠作為會計核算的有效依據(jù)。3.記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，做到內(nèi)容完整、摘要清晰、會計分錄正確、附件齊全。4.會計賬簿應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行登記，做到賬證相符、賬賬相符、賬實相符。5.財務(wù)會計報告應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，做到數(shù)字真實、計算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時。（二）整理方法1.會計憑證的整理：按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證進(jìn)行匯總，編制原始憑證匯總表，并將其附在相關(guān)記賬憑證后面。去除憑證上的金屬物，對紙張大小不一的原始憑證進(jìn)行折疊，使其與記賬憑證大小一致，并在裝訂線處加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理：將各類賬簿中的空白頁、空行劃掉，并加蓋“此頁空白”“此行空白”戳記。對活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，將已使用的賬頁按順序編號，整理成冊，并加裝封面和封底。對訂本式賬簿，應(yīng)保持原有裝訂順序，不得隨意拆本。3.財務(wù)會計報告的整理：將月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告按順序排列，加裝封面和封底。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財務(wù)會計報告名稱等信息，并加蓋單位公章。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告保管期限為：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管方式1.會計檔案應(yīng)采用紙質(zhì)形式和電子形式同時保存。電子會計檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并保存，確保電子會計檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。2.紙質(zhì)會計檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。3.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)建立電子會計檔案的存儲管理制度，確保存儲介質(zhì)的安全和可靠。（三）保管環(huán)境要求1.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，防止會計檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全。3.對磁性介質(zhì)存儲的電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、會計檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.查閱會計檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將會計檔案帶出指定地點。如需復(fù)印或摘錄會計檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等。4.借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞會計檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還會計檔案，并辦理歸還手續(xù)。（二）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機(jī)密等重要信息的會計檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供或公開披露。2.利用會計檔案時，不得違反國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得損害公司利益。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立會計檔案鑒定工作小組，由財務(wù)部門、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成，負(fù)責(zé)對已超過保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定工作小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，對已超過保管期限的會計檔案進(jìn)行全面審查，確定其是否仍有保存價值。2.對于仍有保存價值的會計檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于確無保存價值的會計檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括會計檔案的內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、相關(guān)性、時效性等方面，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的會計檔案，由會計檔案鑒定工作小組編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織銷毀。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案鑒定工作小組指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容，確保銷毀的會計檔案與清冊一致。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章，并將銷毀情況報告公司檔案管理部門和財務(wù)部門。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立健全會計檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對會計檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，確保會計檔案管理工作符合本制度要求。2.財務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案的保管情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公司審計部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，對違反本制度規(guī)定的行為提出整改意見和處理建議。（二）違規(guī)處理措施1.對于違反本制度規(guī)定，未按照要求收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀會計檔案的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于因保管不善等原因?qū)е聲嫏n案丟失、損壞的，應(yīng)追究相關(guān)人員的