檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司/組織各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案工作制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.對(duì)公司/組織各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。8.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)提供參考依據(jù)和信息支持。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司/組織檔案分類方案和歸檔要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向檔案室移交檔案。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)歸還檔案，并做好相關(guān)記錄。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。5.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理水平。（三）檔案形成人員職責(zé)1.各部門員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，確保文件材料的質(zhì)量。2.對(duì)形成的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序向本部門兼職檔案員移交，不得私自留存。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的真實(shí)性和完整性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本公司/組織召開的重要會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。6.本公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理等方面形成的文件材料。7.本公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的及時(shí)歸檔。2.對(duì)重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，防止文件材料的散失。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得對(duì)文件材料進(jìn)行隨意涂改、剪裁。4.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類按照公司/組織檔案分類方案，將收集到的檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、職工檔案類等十大類。2.立卷根據(jù)文件材料的數(shù)量、內(nèi)容等情況，按照一事一卷或數(shù)事一卷的原則進(jìn)行立卷。立卷時(shí)應(yīng)注意文件材料的系統(tǒng)性和完整性，將相關(guān)文件材料組合在一起。3.編目對(duì)立卷后的檔案進(jìn)行編目，包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目；備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、日期等項(xiàng)目。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，應(yīng)去除文件材料上的金屬物，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，并保持文件的原貌。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案室移交。2.對(duì)于一些重大活動(dòng)或項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案室。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案室對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行編號(hào)、上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、消毒等。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保電子檔案的安全。5.對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，建立實(shí)物檔案登記臺(tái)賬，記錄實(shí)物的名稱、來源、保管情況等信息。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合查閱條件，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱人如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。（三）借閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因特殊工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可借閱與其工作相關(guān)的檔案。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合借閱條件，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、涂改、偽造檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）檔案利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱檔案的名稱、內(nèi)容、時(shí)間、期限等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司/組織的整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值是否已經(jīng)消失或降低。3.檔案的密級(jí)是否符合國家保密規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的價(jià)值。2.比較分析法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷檔案的價(jià)值高低。3.效益評(píng)估法從檔案利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的污點(diǎn)、黑邊等，提高圖像質(zhì)量。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行整理和轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案信息錄入1.將掃描后的紙質(zhì)檔案圖像及電子檔案的元數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、編目、標(biāo)引，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。（四）系統(tǒng)安全管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作需要，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存