科技檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的保密管理，確保公司科技信息安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及科技檔案管理的所有部門、崗位及人員，包括但不限于研發(fā)部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、檔案管理部門等。同時(shí)，對(duì)于因工作需要接觸公司科技檔案的外部合作單位、人員，也應(yīng)遵守本制度相關(guān)規(guī)定。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)關(guān)于科技檔案保密的規(guī)定，確保制度的合法性和有效性。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)科技檔案的重要性、敏感性等因素，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求和管理措施。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)教育，完善保密防護(hù)措施，從源頭上防止科技檔案信息泄露。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反科技檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、科技檔案的界定與分類（一）科技檔案的界定科技檔案是指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)交流等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄，它反映了公司科技活動(dòng)的全過程和成果。（二）科技檔案的分類1.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。2.產(chǎn)品技術(shù)檔案：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)格書、工藝流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)改進(jìn)記錄等。3.生產(chǎn)工藝檔案：如生產(chǎn)操作規(guī)程、工藝流程圖、設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、生產(chǎn)記錄等。4.技術(shù)合同檔案：包含技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)服務(wù)合同等相關(guān)文件。5.其他科技檔案：如技術(shù)交流資料、技術(shù)引進(jìn)文件、科技獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料等。三、保密措施（一）檔案保管場(chǎng)所安全1.選址要求：科技檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)良好的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)物品存放地。2.安全設(shè)施配備：配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如防盜門、防盜窗、煙霧報(bào)警器、滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥劑、防鼠板等。3.門禁管理：設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所。檔案管理人員應(yīng)妥善保管門禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人。（二）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.介質(zhì)選擇：根據(jù)科技檔案的性質(zhì)和存儲(chǔ)要求，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等。優(yōu)先選用具有加密功能的存儲(chǔ)介質(zhì)。2.存儲(chǔ)方式：對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的目錄清單。對(duì)于重要的科技檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.介質(zhì)維護(hù)：定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)介質(zhì)損壞或數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或恢復(fù)。（三）檔案借閱與使用管理1.借閱審批：嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，凡因工作需要借閱科技檔案的，必須填寫《科技檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱登記：檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.使用限制：借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的科技檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描、拍照或傳播給無關(guān)人員。如需對(duì)檔案進(jìn)行摘錄、引用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。5.歸還驗(yàn)收：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案?jìng)鬟f與共享管理1.傳遞方式：科技檔案的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、加密電子郵件、專用存儲(chǔ)介質(zhì)傳遞等。嚴(yán)禁通過普通郵件、即時(shí)通訊工具等可能導(dǎo)致信息泄露的方式傳遞檔案。2.共享范圍：嚴(yán)格控制科技檔案的共享范圍，僅限于因工作需要必須知曉相關(guān)信息的人員。共享前，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并明確共享的期限和使用要求。3.共享記錄：對(duì)科技檔案的共享情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括共享時(shí)間、共享對(duì)象、共享檔案名稱等信息，以便追溯和管理。（五）檔案銷毀管理1.銷毀審批：對(duì)于已失去保存價(jià)值的科技檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《科技檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。2.銷毀方式：科技檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄：銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱、數(shù)量、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。四、人員管理（一）保密教育與培訓(xùn)1.新員工入職培訓(xùn)：新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行科技檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，使其了解公司科技檔案保密制度的相關(guān)規(guī)定，掌握基本的保密技能和要求。2.定期培訓(xùn)：定期組織全體員工進(jìn)行科技檔案保密教育與培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、保密制度、案例分析等，不斷提高員工的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.專項(xiàng)培訓(xùn)：根據(jù)工作需要，對(duì)涉及科技檔案管理的重點(diǎn)崗位人員進(jìn)行專項(xiàng)保密培訓(xùn)，如檔案管理人員側(cè)重于檔案管理技能和保密操作規(guī)范培訓(xùn)，研發(fā)人員側(cè)重于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和保密意識(shí)培訓(xùn)等。（二）人員背景審查1.招聘環(huán)節(jié)：在招聘涉及科技檔案管理的崗位人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，了解其工作經(jīng)歷、誠信記錄、有無違法違紀(jì)行為等情況，確保招聘人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.定期審查：對(duì)現(xiàn)有涉及科技檔案管理的人員定期進(jìn)行背景審查，如發(fā)現(xiàn)有不符合保密要求的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）人員離職管理1.離職交接：?jiǎn)T工離職時(shí)應(yīng)按照規(guī)定辦理科技檔案交接手續(xù)，將所保管的檔案、存儲(chǔ)介質(zhì)等全部歸還檔案管理部門，并填寫《離職人員科技檔案交接清單》。檔案管理部門應(yīng)對(duì)交接情況進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保交接清楚。2.離職審計(jì)：對(duì)離職人員進(jìn)行離職審計(jì)，重點(diǎn)審查其在工作期間對(duì)科技檔案的管理和使用情況，如發(fā)現(xiàn)有違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。3.脫密期管理：對(duì)于涉及重要科技檔案的離職人員，應(yīng)根據(jù)其接觸檔案的密級(jí)和重要程度，設(shè)定一定的脫密期。在脫密期內(nèi)，離職人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得從事與原公司科技業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，不得泄露公司科技檔案信息。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科技檔案的保管、借閱、使用等情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并形成自查報(bào)告。2.公司內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)科技檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度的落實(shí)情況、檔案管理的規(guī)范性、人員的保密意識(shí)等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)遵循監(jiān)督：關(guān)注國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，確保公司科技檔案保密制度符合最新要求。定期聘請(qǐng)專業(yè)法律機(jī)構(gòu)對(duì)公司保密制度進(jìn)行合規(guī)審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.行業(yè)動(dòng)態(tài)跟蹤：跟蹤行業(yè)內(nèi)科技檔案保密管理的最新動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善公司的保密制度和管理措施。（三）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定：明確違反科技檔案保密制度的具體行為，如擅自泄露檔案信息、違規(guī)借閱檔案、未按規(guī)定進(jìn)行檔案存儲(chǔ)等。2.處理措施：對(duì)于違反科技檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)