檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)統(tǒng)、漏統(tǒng)等情況。3.完整性原則：涵蓋公司各類檔案，全面統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、保存狀況等信息。4.及時(shí)性原則：定期進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。二、檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃和方案，并組織實(shí)施。2.具體承擔(dān)檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等進(jìn)行詳細(xì)清查和統(tǒng)計(jì)。3.匯總、分析清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，編制檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)。4.根據(jù)清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)情況，提出檔案管理工作的改進(jìn)建議和措施。（二）各部門職責(zé)1.配合檔案管理部門做好本部門檔案的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作，提供準(zhǔn)確的檔案信息。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案的日常整理、保管，確保檔案的完整和安全。3.根據(jù)檔案管理部門的要求，及時(shí)整改檔案管理中存在的問題。三、檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案數(shù)量清點(diǎn)1.按照檔案類別（如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等）逐一清點(diǎn)檔案的份數(shù)、卷數(shù)、件數(shù)等。2.核對(duì)檔案目錄與實(shí)際檔案的一致性，確保檔案無遺漏、無重復(fù)。（二）檔案質(zhì)量檢查1.檢查檔案的完整性，包括文件材料是否齊全、附件是否完整等。2.查看檔案的準(zhǔn)確性，核實(shí)文件內(nèi)容、數(shù)據(jù)、日期等信息是否準(zhǔn)確無誤。3.評(píng)估檔案的規(guī)范性，檢查檔案的整理、裝訂、編目等是否符合公司檔案管理規(guī)范。（三）檔案保管狀況清查1.檢查檔案的存放位置是否合理，有無亂堆亂放現(xiàn)象。2.查看檔案的保管環(huán)境，如溫度、濕度、防蟲、防火、防盜等措施是否落實(shí)到位。3.檢查檔案載體的狀況，如紙張是否霉變、字跡是否清晰，電子檔案是否能正常讀取等。四．檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)周期（一）定期清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)1.每年[具體月份]開展一次全面的檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作，形成年度檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告。2.每季度末對(duì)檔案進(jìn)行局部清點(diǎn)，重點(diǎn)檢查檔案的變動(dòng)情況和保管狀況。（二）不定期清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)1.在檔案管理工作發(fā)生重大變動(dòng)（如機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)、檔案庫(kù)房搬遷等）后，及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。2.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門的要求，隨時(shí)開展專項(xiàng)檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作。五、檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)方法（一）實(shí)物清點(diǎn)法對(duì)紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行逐一核對(duì)清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確。（二）系統(tǒng)核對(duì)法利用檔案管理系統(tǒng)，核對(duì)電子檔案的目錄信息與實(shí)際存儲(chǔ)情況，檢查數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（三）抽樣檢查法對(duì)于數(shù)量較多的檔案類別，按照一定比例進(jìn)行抽樣檢查，推斷整體檔案質(zhì)量狀況。六、檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作流程（一）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門制定清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作方案，明確工作目標(biāo)、范圍、方法、步驟和人員分工。2.準(zhǔn)備清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)所需的工具和表格，如檔案清點(diǎn)清單、質(zhì)量檢查表、保管狀況登記表等。3.通知各部門做好檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)備工作，包括整理檔案、提供相關(guān)資料等。（二）實(shí)施階段1.檔案管理部門工作人員按照分工，對(duì)各部門檔案進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)。2.依據(jù)清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，逐一核對(duì)檔案數(shù)量、檢查質(zhì)量、清查保管狀況，并詳細(xì)記錄。3.在清點(diǎn)過程中，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，做好記錄。（三）匯總分析階段1.將各部門的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行匯總，形成公司檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)匯總表。2.對(duì)匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)比不同時(shí)期、不同類別檔案的變化情況，找出存在的問題和原因。3.根據(jù)分析結(jié)果，撰寫檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，內(nèi)容包括清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)基本情況、存在問題、原因分析和改進(jìn)建議等。（四）報(bào)告與反饋階段1.將檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告提交公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，匯報(bào)檔案管理工作現(xiàn)狀和存在問題。2.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的意見和建議，制定整改措施，明確責(zé)任部門和整改期限。3.跟蹤整改措施的落實(shí)情況，確保檔案管理工作不斷完善。七、檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果處理（一）數(shù)據(jù)存檔將檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)的原始記錄、匯總表、報(bào)告等資料整理歸檔，作為公司檔案管理工作的重要依據(jù)長(zhǎng)期保存。（二）問題整改1.針對(duì)清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)的檔案數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、保管不善等問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，及時(shí)反饋整改情況。3.檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（三）結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，調(diào)整檔案管理工作計(jì)劃和資源配置，優(yōu)化檔案管理流程。2.將檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果作為對(duì)各部門檔案管理工作考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，促進(jìn)檔案管理水平的提升。八、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表與報(bào)告（一）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.設(shè)計(jì)統(tǒng)一規(guī)范的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案質(zhì)量檢查表、檔案保管狀況登記表等。2.報(bào)表應(yīng)涵蓋檔案管理的主要方面，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，便于填寫和匯總。3.各部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，定期填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送檔案管理部門。（二）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告1.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告是對(duì)檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作的全面總結(jié)和分析，應(yīng)包括基本情況、主要數(shù)據(jù)、存在問題、原因分析和改進(jìn)措施等內(nèi)容。2.報(bào)告應(yīng)語言簡(jiǎn)潔、數(shù)據(jù)詳實(shí)、分析深入，具有針對(duì)性和可操作性。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告分為年度報(bào)告和專項(xiàng)報(bào)告。年度報(bào)告在每年全面清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作結(jié)束后編制；專項(xiàng)報(bào)告根據(jù)公司實(shí)際需要，在不定期清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)檔案管理工作完成后編制。九、檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括工作組織實(shí)施情況、數(shù)據(jù)真實(shí)性、整改落實(shí)情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改。（二）考核辦法1.制定檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作考核辦法,將檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作納入公司績(jī)效考核體系。2.考核指標(biāo)包括檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及問題