建立會計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織及所屬各部門的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義會計(jì)檔案是指本公司/組織在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.公司/組織財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，并對會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。2.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對會計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，并按照規(guī)定提供查閱、借閱等服務(wù)。3.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會計(jì)檔案管理工作，確保本部門產(chǎn)生的會計(jì)資料及時(shí)、準(zhǔn)確地移交。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、入庫單、出庫單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄和摘要。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如備查賬等。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會計(jì)報(bào)表附注，對財(cái)務(wù)報(bào)表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項(xiàng)目等所作的解釋。3.財(cái)務(wù)情況說明書，對本公司/組織一定會計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報(bào)告。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映本公司/組織銀行賬戶資金收支情況的單據(jù)。3.納稅申報(bào)表，記錄本公司/組織納稅申報(bào)情況的表格。4.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案移交情況的清單。5.會計(jì)檔案保管清冊，記錄會計(jì)檔案保管情況的清單。6.會計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會計(jì)檔案銷毀情況的清單。7.其他具有保存價(jià)值的會計(jì)核算資料。三、會計(jì)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序排列，檢查憑證日期、編號、摘要、金額、附件張數(shù)等是否齊全，確保記賬憑證與其所附原始憑證內(nèi)容相符。2.會計(jì)賬簿應(yīng)按照科目順序整理，檢查賬頁是否齊全，有無缺頁、跳行等情況。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，確保報(bào)告內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4.其他會計(jì)資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊。（二）裝訂要求1.會計(jì)憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.會計(jì)賬簿應(yīng)使用線繩或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，封面應(yīng)注明賬簿名稱、年度、月份等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)使用訂書機(jī)或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，封面應(yīng)注明報(bào)告名稱、年度、月份等信息。4.其他會計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)選擇合適的裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。（三）編號與標(biāo)識1.會計(jì)憑證應(yīng)在封面上注明年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息，并加蓋裝訂人員印章。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在封面上注明賬簿名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)在封面上注明報(bào)告名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章和單位負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）印章。4.其他會計(jì)資料應(yīng)在裝訂成冊后，在封面上注明資料名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。4.其他會計(jì)資料按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（二）保管地點(diǎn)1.公司/組織應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.會計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、月份等順序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對會計(jì)檔案進(jìn)行保管，不得擅自銷毀、涂改、出借會計(jì)檔案。3.會計(jì)檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，更不得抽換。3.查閱人對查閱的會計(jì)檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織外部單位因工作需要查閱或借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.借閱會計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱會計(jì)檔案的期限一般不得超過[X]天；如有特殊情況需要延期的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得將會計(jì)檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在會計(jì)檔案上進(jìn)行任何形式的記錄、標(biāo)記或損壞。5.借閱人員歸還會計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、會計(jì)檔案的移交（一）移交時(shí)間1.當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由財(cái)務(wù)部門暫保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制會計(jì)檔案移交清冊，移交本公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.因工作需要確需提前移交的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）移交程序1.財(cái)務(wù)部門在編制會計(jì)檔案移交清冊時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門在接收會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照移交清冊逐一核對，核對無誤后，雙方在移交清冊上簽字確認(rèn)。3.移交清冊一式三份，財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門各執(zhí)一份，存檔一份。七、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出會計(jì)檔案銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)包括會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司/組織檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門共同對擬銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀的會計(jì)檔案與銷毀清冊一致。3.公司/組織負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。4.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。5.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷