公證檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公證檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保公證檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱公證檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借閱過(guò)程合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)出于工作必要，不得用于非工作目的。3.確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案借閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.借閱人需填寫(xiě)《公證檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、檔號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。（二）審批權(quán)限1.一般性公證檔案借閱申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后即可借閱。2.涉及重要公證檔案、機(jī)密檔案或批量檔案借閱的申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于涉及公司/組織核心利益、可能影響重大業(yè)務(wù)或存在較高風(fēng)險(xiǎn)的檔案借閱申請(qǐng)，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批結(jié)果通知審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知借閱人辦理借閱手續(xù)；審批未通過(guò)的，應(yīng)向借閱人說(shuō)明原因。三、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人憑審批通過(guò)的《公證檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表信息與檔案實(shí)際情況，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案借閱登記簿上詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容。（二）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門(mén)向借閱人發(fā)放《公證檔案借閱證》，借閱證應(yīng)注明借閱人姓名、部門(mén)、有效期限等信息。借閱人需妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）檔案交付檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表和借閱證，向借閱人交付所借閱的公證檔案。交付時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，并在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。四、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.一般性公證檔案借閱期限最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可延長(zhǎng)。2.重要公證檔案、機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長(zhǎng)一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，且需嚴(yán)格控制借閱范圍和使用權(quán)限。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借閱的檔案。如需延期歸還，必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案完好無(wú)損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整潔性，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案借閱登記簿上記錄歸還日期，并注銷(xiāo)借閱證。五、檔案借閱使用規(guī)范（一）使用范圍限制借閱人只能將所借閱的公證檔案用于申請(qǐng)時(shí)注明的工作目的，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非工作用途。（二）查閱與摘抄規(guī)定1.借閱人如需查閱檔案內(nèi)容，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.如需摘抄檔案內(nèi)容，必須經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在指定的摘抄范圍內(nèi)進(jìn)行。摘抄內(nèi)容應(yīng)保持與原文一致，不得擅自修改或增減。（三）復(fù)印與掃描規(guī)定1.原則上不允許借閱人復(fù)印公證檔案原件。如因工作需要確需復(fù)印的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“復(fù)印件與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣，加蓋檔案管理部門(mén)印章。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行掃描，借閱人應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的設(shè)備，并按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行。掃描后的電子文檔應(yīng)妥善保存，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。（四）保密要求1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的公證檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.在借閱檔案期間，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被竊取、篡改或泄露。如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。六、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱期限執(zhí)行情況、檔案歸還情況、檔案使用規(guī)范遵守情況等。（二）不定期抽查公司/組織可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查重要檔案、機(jī)密檔案的借閱管理情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)責(zé)令糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)擅自擴(kuò)大檔案使用范圍、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案等行為，公司/組織將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。七、檔案借閱的特殊情況處理（一）緊急借閱如遇緊急工作需要借閱公證檔案，借閱人可先電話向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦借閱申請(qǐng)與審批手續(xù)。（二）多人共同借閱多人共同借閱同一份公證檔案時(shí)，應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)借閱期間的各項(xiàng)事宜，并確保檔案的安全與完整。（三）檔案遺失或損壞1.如借閱人在借閱期間發(fā)現(xiàn)檔案遺失或損壞，應(yīng)立即向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并采取措施盡量減少損失。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織調(diào)查，查明原因，并根據(jù)實(shí)際情況追究借閱人的責(zé)任。如因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案遺失或損壞的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。八、附則（一）解釋權(quán)