檔案制度獎(jiǎng)懲制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度獎(jiǎng)懲制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：對(duì)檔案管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，獎(jiǎng)懲分明，確保制度的公平性和公正性。3.激勵(lì)與約束并重原則：通過獎(jiǎng)勵(lì)激發(fā)員工積極參與檔案管理工作的熱情，通過懲罰約束員工的不當(dāng)行為，共同推動(dòng)檔案管理工作的提升。二、檔案管理職責(zé)與要求（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案的整理、分類、編目、數(shù)字化等工作，提高檔案管理水平和利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，便于檔案的查找和利用。3.定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.積極配合公司檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）員工檔案管理要求1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料，并及時(shí)移交部門檔案管理員。2.在工作中形成的涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的要求進(jìn)行管理，不得擅自泄露。3.員工離職時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，確保個(gè)人檔案的完整移交。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件資料。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、信函等文件。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績(jī)考核檔案等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司工程建設(shè)、設(shè)備采購、技術(shù)研發(fā)等項(xiàng)目檔案。7.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行清理，及時(shí)收集歸檔，不得積壓。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并優(yōu)先處理。4.在檔案收集過程中，應(yīng)注意文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)糾正。（三）檔案整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則。2.部門檔案管理員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、條理清晰。3.檔案整理應(yīng)遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。4.對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。5.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)管理制度。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全性。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)確保數(shù)字化成果的質(zhì)量，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用范圍，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記，確保檔案的安全。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，防止因人為因素導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的利用符合公司的利益和規(guī)定。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.在檔案利用過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和機(jī)密性，不得擅自涂改、銷毀檔案。（二）檔案借閱流程1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員憑《檔案借閱證》到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并對(duì)借閱人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（三）檔案查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱人員能夠正確查閱檔案。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）檔案鑒定組織與程序1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行全面審查。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值，提出存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案銷毀實(shí)施1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全和規(guī)范。4.檔案銷毀完成后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、獎(jiǎng)勵(lì)制度（一）獎(jiǎng)勵(lì)范圍1.在檔案收集過程中，積極主動(dòng)、成績(jī)突出，為公司檔案的完整收集做出重要貢獻(xiàn)的個(gè)人或部門。2.在檔案整理工作中，認(rèn)真負(fù)責(zé)、方法得當(dāng)，整理出高質(zhì)量檔案，提高檔案管理水平的個(gè)人或部門。3.在檔案保管與保護(hù)工作中表現(xiàn)出色，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，確保檔案安全無事故的個(gè)人或部門。4.在檔案利用與借閱工作中，積極配合公司內(nèi)部工作需要，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，受到廣泛好評(píng)的個(gè)人或部門。5.對(duì)公司檔案管理制度提出合理化建議，并被采納后有效提升檔案管理工作效率或質(zhì)量的個(gè)人。（二）獎(jiǎng)勵(lì)方式1.通報(bào)表揚(yáng)：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或部門進(jìn)行全公司范圍內(nèi)的通報(bào)表揚(yáng)，肯定其工作成績(jī)。2.獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)：根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予一定金額的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況制定。3.晉升機(jī)會(huì)：在同等條件下，優(yōu)先考慮給予表現(xiàn)突出的員工晉升機(jī)會(huì)，激勵(lì)員工積極進(jìn)取。4.榮譽(yù)證書：頒發(fā)榮譽(yù)證書，以表彰員工在檔案管理工作中的杰出表現(xiàn)，增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感和歸屬感。（三）獎(jiǎng)勵(lì)程序1.由檔案管理部門定期收集各部門及員工在檔案管理工作中的表現(xiàn)情況，整理形成獎(jiǎng)勵(lì)推薦材料。2.檔案管理部門對(duì)推薦材料進(jìn)行審核，提出初步獎(jiǎng)勵(lì)意見。3.將初步獎(jiǎng)勵(lì)意見提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。4.對(duì)獲得獎(jiǎng)勵(lì)的個(gè)人或部門進(jìn)行公開表彰，頒發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)證書和獎(jiǎng)金等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行宣傳推廣，樹立榜樣。八、懲罰制度（一）懲罰范圍1.違反檔案收集規(guī)定，未及時(shí)收集或故意遺漏重要檔案，導(dǎo)致檔案不完整的個(gè)人或部門。2.在檔案整理過程中，敷衍了事、分類混亂、編號(hào)錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量的個(gè)人或部門。3.未嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等安全事故的個(gè)人或部門。4.違反檔案利用與借閱規(guī)定，擅自擴(kuò)大借閱范圍、逾期不還檔案、泄露檔案機(jī)密等行為的個(gè)人。5.拒絕配合檔案管理部門工作，對(duì)檔案管理工作造成不良影響的個(gè)人或部門。（二）懲罰方式1.警告：對(duì)情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分，責(zé)令其立即改正。2.罰款：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度，處以一定金額的罰款，罰款金額由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。3.降職或降薪：對(duì)違規(guī)行為較為嚴(yán)重，影響較大的員工，給予降職或降薪處理，以警示其行為。4.辭退：對(duì)嚴(yán)重違反檔案管理制度，給公司造成重大損失的員工，予以辭退處理。（三）懲罰程序1.檔案管理部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)員工的違規(guī)行為后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)。2.檔案管理部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出初步懲罰意見，并填寫《違規(guī)行為處罰審批表》。3.將《違規(guī)行為處罰審批表