檔案歸檔問責制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案歸檔工作的規(guī)范、準確、及時，提高檔案利用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本檔案歸檔問責制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔過程中的行為規(guī)范與責任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，不得弄虛作假。3.完整齊全原則：全面收集公司在經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免遺漏重要信息。4.及時歸檔原則：各部門及員工應按照規(guī)定的時間和要求，及時將檔案整理歸檔，防止檔案積壓和散失。二、檔案歸檔工作職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案歸檔工作的規(guī)章制度、流程和標準，并組織實施。2.對各部門檔案歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.集中管理公司各類檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全保管和有效利用。4.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確和及時。2.明確本部門檔案管理人員，負責具體的檔案管理工作，并保持人員相對穩(wěn)定。3.按照公司檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）員工個人職責1.在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理要求及時整理，交由本部門檔案管理人員統(tǒng)一歸檔。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉借他人。3.積極配合檔案管理部門和本部門的檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案歸檔工作流程（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集范圍，包括但不限于各類文件、合同、報表、會議記錄、技術資料、財務憑證等。2.員工在工作過程中應及時將形成的檔案材料移交本部門檔案管理人員，檔案管理人員應定期對收集的檔案進行檢查和核對，確保檔案無遺漏。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.整理過程中應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，按照年度、類別等順序排列上架存放。2.檔案管理人員應建立檔案歸檔目錄，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查詢和檢索。（四）檔案移交1.各部門應在規(guī)定的時間內，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的數(shù)量、內容等信息。四、檔案歸檔問責內容（一）檔案收集環(huán)節(jié)1.未按照規(guī)定的范圍收集檔案，導致重要檔案缺失的，追究相關部門及責任人的責任。2.對收集的檔案材料審核把關不嚴，造成檔案內容虛假、錯誤的，責令改正，并追究相關責任人的責任。3.未及時收集檔案，導致檔案積壓、延誤歸檔的，對相關部門及責任人進行通報批評，并限期整改。（二）檔案整理環(huán)節(jié)1.檔案分類混亂、編號錯誤、編目不準確等，影響檔案查詢和利用的，責令重新整理，并追究相關責任人的責任。2.整理檔案過程中丟失、損壞檔案材料原件的，依法依規(guī)追究相關責任人的責任。（三）檔案歸檔環(huán)節(jié)1.未按照規(guī)定的時間和要求將檔案歸檔，導致檔案管理混亂的，對相關部門及責任人進行警告處分，并責令限期歸檔。2.歸檔的檔案不符合質量要求，如裝訂不規(guī)范、紙張破損等，要求重新整改，并追究相關責任人的責任。（四）檔案移交環(huán)節(jié)1.未按時向檔案管理部門移交檔案，或移交檔案時手續(xù)不全、資料不完整的，對相關部門及責任人進行批評教育，并責令限期移交。2.移交檔案過程中故意隱瞞重要檔案或提供虛假信息的，依法依規(guī)嚴肅追究相關責任人的責任。五、問責方式（一）批評教育對檔案歸檔工作中出現(xiàn)輕微問題，但未造成嚴重后果的責任人，進行批評教育，責令其認識錯誤并及時改正。（二）警告處分對違反檔案歸檔制度，情節(jié)較輕的責任人，給予警告處分，同時要求其采取措施糾正錯誤，避免再次發(fā)生類似問題。（三）通報批評對檔案歸檔工作不力，影響公司整體檔案管理水平的部門或個人，進行通報批評，在公司內部公開曝光，以起到警示作用。（四）經(jīng)濟處罰對因檔案歸檔問題給公司造成經(jīng)濟損失的責任人，根據(jù)損失程度給予相應的經(jīng)濟處罰，賠償金額從責任人工資中扣除。（五）行政處分對違反檔案歸檔制度情節(jié)嚴重，造成惡劣影響或重大損失的責任人，給予降職、撤職等行政處分，直至解除勞動合同。（六）法律責任對違反國家法律法規(guī)，故意銷毀、篡改檔案等行為，依法追究相關責任人的法律責任。六、問責程序（一）發(fā)現(xiàn)問題1.檔案管理部門在日常檢查、監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)檔案歸檔存在問題，應及時記錄并進行初步調查。2.其他部門或員工發(fā)現(xiàn)檔案歸檔問題后，可向檔案管理部門反映，檔案管理部門應及時受理并進行核實。（二）調查核實1.檔案管理部門成立調查小組，對發(fā)現(xiàn)的問題進行深入調查，收集相關證據(jù)，包括檔案材料、工作記錄、當事人陳述等。2.調查小組應客觀、公正地開展調查工作，確保調查結果真實可靠。（三）責任認定與提出處理意見1.根據(jù)調查核實的情況，明確問題的性質和責任主體，認定相關責任人應承擔的責任。2.調查小組提出對責任人的處理意見，填寫《檔案歸檔問責處理意見表》，詳細說明問題情況、責任認定依據(jù)和處理建議。（四）審批與執(zhí)行1.《檔案歸檔問責處理意見表》報公司分管領導審批，經(jīng)批準后生效。2.檔案管理部門負責將處理意見通知相關部門和責任人，并監(jiān)督處理決定的執(zhí)行情況。（五）申訴與復查1.責任人對問責處理結果有異議的，可在接到處理通知后的[X]個工作日內，向公司檔案管理部門提出申訴。2.檔案管理部門應在接到申訴后的[X]個工作日內，組織復查，并將復查結果及時反饋給申訴人。如復查后維持原處理決定，申訴人應接受處理結果；如復查后改變原處理決定，應按照新的處理決定執(zhí)行。七、檔案歸檔工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔的及時性、準確性、完整性等。2.建立檔案管理工作舉報制度，鼓勵員工對檔案歸檔過程中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核辦法1.將檔案歸檔工作納入公司績效考核體系，制定