檔案執(zhí)行制度情況一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案執(zhí)行制度。本制度旨在規(guī)范公司/組織各類檔案的形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀及利用等環(huán)節(jié)，保障公司/組織各項工作的順利開展，維護公司/組織的合法權(quán)益和歷史真實面貌。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整，避免遺漏重要文件資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理相關(guān)制度、流程和標準，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責組織、指導(dǎo)各部門對工作中形成的檔案進行及時收集、分類、整理，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.檔案保管與保護建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進行安全保管，防止檔案損壞、丟失、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理，確保檔案庫存的合理性和有效性。5.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價值。6.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理知識培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門及職責公司/組織內(nèi)部各部門是檔案的形成主體，負責本部門工作活動中各類檔案的形成、積累和初步整理，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。各部門應(yīng)指定專人負責檔案管理工作，確保檔案形成過程的規(guī)范、有序。（二）檔案收集范圍1.文書檔案包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案涵蓋科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、報告等資料。3.會計檔案包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)核算相關(guān)檔案。4.人事檔案涉及員工的個人簡歷、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓(xùn)考核、獎懲記錄等人事管理檔案。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點，收集整理各類業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、項目檔案等。（三）檔案收集要求1.及時性各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案信息的時效性和完整性。2.準確性收集的檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確，數(shù)據(jù)完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.規(guī)范性檔案資料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和標準進行整理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。（四）檔案移交程序1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案移交清單。2.在規(guī)定的時間內(nèi)，將檔案移交清單及檔案資料一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。4.雙方在檔案移交清單上簽字確認，完成檔案移交手續(xù)。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案根據(jù)項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立項目檔案卷冊，標注檔號、題名、日期等信息。3.會計檔案按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類裝訂，編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，建立員工個人檔案袋，標注個人基本信息、檔案材料清單等。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和特點進行分類整理，如按照客戶類別、項目階段等進行歸檔，建立相應(yīng)的索引目錄。（三）歸檔要求1.檔號編制檔案管理部門應(yīng)按照統(tǒng)一的檔號編制規(guī)則為整理好的檔案編制檔號，檔號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識、檢索和管理。2.目錄編制為每類檔案編制詳細的目錄，目錄應(yīng)包括檔案題名、檔號、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰、準確，便于查閱。3.裝訂要求對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)確保整齊、牢固，不掉頁、不壓字，裝訂材料應(yīng)符合檔案保管要求。4.電子檔案整理對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施設(shè)備1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，并配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。2.設(shè)施設(shè)備配備檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對設(shè)施設(shè)備進行檢查、維護和更新，確保其正常運行。（二）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。各部門形成的檔案應(yīng)根據(jù)其重要程度、歷史價值、利用需求等因素，準確確定保管期限。（三）檔案保管要求1.上架排列按照檔案類別、保管期限、檔號順序進行上架排列，便于查找和管理。2.標識清晰在檔案架、檔案柜上標注檔案類別、保管期限、起止年度等信息，確保檔案存放位置明確。3.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。4.溫濕度控制根據(jù)檔案保管要求，合理調(diào)節(jié)庫房溫濕度，確保庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。5.安全管理加強檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。同時，做好防火、防盜、防潮、防蟲等安全防范工作，確保檔案庫房安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定程序檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限劃分標準，對已滿保管期限的檔案進行初步篩選，列出需要鑒定的檔案清單。鑒定工作小組對清單中的檔案進行逐卷審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素，確定檔案的存毀價值。對于確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）銷毀方法與要求1.銷毀方法對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀；對電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并進行數(shù)據(jù)覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.銷毀要求銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，注明銷毀日期、方式等信息。銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)長期保存，以備查考。（三）特殊檔案的處理對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊檔案，在鑒定和銷毀過程中應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行，確保信息安全。七、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行；借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準后限期歸還；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)制費用。（二）利用申請與審批1.內(nèi)部利用申請公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、檔號、利用期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.外部利用申請外部單位查閱公司/組織檔案時，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請函，并注明查閱目的、查閱范圍、查閱人員等信息。檔案管理部門對申請進行審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理查閱手續(xù)。（三）利用登記與歸還1.利用登記檔案管理部門對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用申請人、利用時間、檔案名稱、檔號、利用方式等信息，確保檔案利用過程可追溯。2.歸還要求借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責任。（四）檔案信息開發(fā)與利用檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)工作，通過編寫