清罪檔案塵封制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司清罪檔案的管理，保護(hù)員工隱私，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)方涉及的清罪檔案管理。（三）定義1.清罪檔案：指公司在經(jīng)營管理過程中，涉及員工或相關(guān)方曾經(jīng)存在的違法犯罪記錄、違規(guī)違紀(jì)行為記錄等相關(guān)資料。2.塵封：將清罪檔案進(jìn)行妥善保管，限制查閱和使用，僅在特定情況下按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。二、清罪檔案的收集與整理（一）收集渠道1.公司內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察部門在工作中發(fā)現(xiàn)的涉及員工違法犯罪或違規(guī)違紀(jì)行為的相關(guān)證據(jù)材料。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等外部機(jī)構(gòu)向公司通報(bào)或移送的涉及公司員工或相關(guān)方的違法犯罪信息。3.員工主動(dòng)向公司坦白交代的曾經(jīng)存在的違法犯罪或違規(guī)違紀(jì)行為及相關(guān)情況。（二）收集要求1.收集過程應(yīng)嚴(yán)格遵循合法、合規(guī)、客觀、公正的原則，確保所收集的資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于涉及違法犯罪行為的證據(jù)材料，應(yīng)注明來源、獲取時(shí)間、相關(guān)人員等詳細(xì)信息。（三）整理規(guī)范1.對(duì)收集到的清罪檔案資料進(jìn)行分類整理，按照違法犯罪類型、違規(guī)違紀(jì)性質(zhì)、涉及人員等進(jìn)行歸檔。2.每份清罪檔案應(yīng)包含相關(guān)事件的詳細(xì)描述、證據(jù)材料、處理結(jié)果等內(nèi)容，并建立清晰的索引目錄，便于查詢和管理。三、清罪檔案的塵封條件（一）時(shí)間條件1.對(duì)于一般違法犯罪行為或違規(guī)違紀(jì)行為，自該行為處理完畢之日起[X]年后，可考慮塵封。2.對(duì)于情節(jié)較輕、未造成重大影響的違法犯罪行為或違規(guī)違紀(jì)行為，自該行為處理完畢之日起[X]年后，可提前申請(qǐng)塵封，但需經(jīng)公司特定審批程序通過。（二）行為性質(zhì)條件1.因過失導(dǎo)致的違法犯罪行為或違規(guī)違紀(jì)行為，在滿足時(shí)間條件后，可根據(jù)具體情況考慮塵封。2.因故意違法犯罪或嚴(yán)重違規(guī)違紀(jì)行為，且對(duì)公司造成重大損失或惡劣影響的，在時(shí)間條件滿足后，需經(jīng)過更為嚴(yán)格的審核和審批程序方可考慮塵封。（三）其他條件1.員工在塵封申請(qǐng)前，已積極采取措施彌補(bǔ)因違法犯罪或違規(guī)違紀(jì)行為給公司造成的損失，并表現(xiàn)出良好的改正態(tài)度和職業(yè)操守。2.自行為處理完畢后，員工在公司工作期間表現(xiàn)良好，無新的違法犯罪或違規(guī)違紀(jì)行為記錄。四、清罪檔案的塵封申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體清罪檔案涉及的員工本人或其授權(quán)代理人可向公司提出塵封申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)材料1.清罪檔案塵封申請(qǐng)表，詳細(xì)說明申請(qǐng)塵封的清罪檔案內(nèi)容、申請(qǐng)理由、申請(qǐng)時(shí)間等信息。2.個(gè)人情況說明，包括自違法犯罪或違規(guī)違紀(jì)行為處理完畢后的工作表現(xiàn)、改正措施、對(duì)公司的貢獻(xiàn)等情況。3.其他相關(guān)證明材料，如公司出具的無新違法違規(guī)記錄證明、損失彌補(bǔ)情況說明等。（三）審批流程1.員工提交塵封申請(qǐng)后，由所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，核實(shí)員工情況及申請(qǐng)理由的真實(shí)性，并簽署初審意見。2.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)材料提交至公司人力資源部門，人力資源部門對(duì)員工的工作表現(xiàn)、職業(yè)操守等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，并簽署評(píng)估意見。3.人力資源部門將申請(qǐng)材料連同評(píng)估意見一并提交至公司管理層進(jìn)行終審。公司管理層根據(jù)申請(qǐng)材料、部門初審意見、人力資源評(píng)估意見以及公司整體利益等因素進(jìn)行全面審查，作出終審決定。4.對(duì)于涉及重要崗位員工或?qū)居兄卮笥绊懙那遄餀n案塵封申請(qǐng)，終審決定前還應(yīng)征求公司法律顧問的意見，確保審批過程符合法律法規(guī)要求。五、清罪檔案的塵封保管（一）保管部門清罪檔案塵封后，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合且相互備份的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列整齊，并做好防潮、防火、防蟲等措施。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.建立清罪檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每份塵封檔案的編號(hào)、名稱、涉及人員、塵封時(shí)間、保管期限等信息，便于查詢和管理。（三）保管期限清罪檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般為[X]年。在保管期限屆滿后，經(jīng)公司特定審批程序，可對(duì)檔案進(jìn)行銷毀或繼續(xù)延長保管期限。六、清罪檔案的查閱與使用限制（一）查閱主體1.公司內(nèi)部特定部門或人員在履行工作職責(zé)需要時(shí)，可按照規(guī)定程序查閱清罪檔案。這些部門或人員包括但不限于人力資源部門、審計(jì)監(jiān)察部門、法務(wù)部門等，查閱目的應(yīng)與工作相關(guān)，如員工背景調(diào)查、合規(guī)審查、案件處理等。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等外部機(jī)構(gòu)因辦案需要，依法依規(guī)履行相關(guān)手續(xù)后，可查閱公司清罪檔案。（二）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱清罪檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意。2.審批通過后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的清罪檔案資料，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員僅查閱規(guī)定范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。3.外部機(jī)構(gòu)查閱清罪檔案，應(yīng)出具正式的查閱函件，說明查閱理由、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并按照法律法規(guī)規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。公司檔案管理部門在收到合法有效的查閱函件后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)，方可提供相應(yīng)的清罪檔案資料供外部機(jī)構(gòu)查閱。（三）使用限制1.無論是公司內(nèi)部人員還是外部機(jī)構(gòu)，查閱清罪檔案后，均不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。2.未經(jīng)公司書面同意，任何單位和個(gè)人不得擅自對(duì)清罪檔案進(jìn)行復(fù)制、摘抄、公開披露等行為。七、清罪檔案的解封與處理（一）解封情形1.因工作需要，如員工晉升到特定崗位、參與重要項(xiàng)目等，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，可對(duì)相關(guān)清罪檔案進(jìn)行解封查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等外部機(jī)構(gòu)在后續(xù)辦案過程中，發(fā)現(xiàn)原查閱的清罪檔案與新案件存在關(guān)聯(lián)，需要再次查閱或解封檔案的，公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和程序配合辦理。3.員工本人提出解封申請(qǐng)，經(jīng)公司審核認(rèn)為確有必要的，可對(duì)其清罪檔案進(jìn)行解封。例如，員工因個(gè)人發(fā)展需要，需要向新的雇主或合作伙伴提供無違法犯罪記錄證明，且原清罪檔案塵封后其表現(xiàn)良好，可考慮解封檔案供其辦理相關(guān)手續(xù)。（二）解封申請(qǐng)與審批解封申請(qǐng)與審批流程與塵封申請(qǐng)類似，由申請(qǐng)主體提交解封申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人初審、人力資源部門評(píng)估、公司管理層終審，涉及重要崗位或重大影響的還需征求法律顧問意見，審批通過后方可解封。（三）處理方式1.對(duì)于解封后的清罪檔案，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定使用和保管，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案管理部門。2.在特定情況下，如員工離職、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，可對(duì)清罪檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)編制清罪檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、涉及人員、銷毀時(shí)間等信息，并由檔案管理部門、審計(jì)監(jiān)察部門等相關(guān)人員共同簽字確認(rèn)。銷毀過程應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底消除，無法恢復(fù)。八、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司審計(jì)監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)清罪檔案塵封制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全清罪檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案收集、整理、保管、查閱、解封等環(huán)節(jié)的日常管理和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、使用、泄露清罪檔案信息的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、降職、撤職等；給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。2.檔案管理部門工作人員在清罪檔案管理過程中，如因工作失誤導(dǎo)致檔案信息丟失、損壞或泄露的，將