檔案員交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案員交接工作，確保檔案的完整性、準確性和連續(xù)性，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作交接的崗位和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：交接工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面準確原則：交接過程中要對各類檔案資料進行全面清查和核對，保證交接內(nèi)容準確無誤。3.及時高效原則：檔案員崗位變動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，避免因交接不及時影響檔案管理工作的正常開展。4.責任明確原則：明確交接雙方的責任，確保檔案管理工作的責任鏈條清晰，避免出現(xiàn)管理真空。二、交接內(nèi)容（一）檔案實體1.紙質(zhì)檔案各類文件、資料、報表、合同等紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案分類目錄進行逐一核對，確保數(shù)量準確、內(nèi)容完整。檢查檔案的裝訂是否整齊，有無破損、缺頁等情況。對于重要文件和機密檔案，要特別關(guān)注其保密性和安全性。2.電子檔案電子檔案存儲載體（如硬盤、光盤等）應(yīng)進行交接，并確保存儲設(shè)備能夠正常讀取。核對電子檔案的目錄結(jié)構(gòu)、文件命名規(guī)則是否符合公司/組織的規(guī)定，確保電子檔案的可檢索性和可讀性。使用專門的檔案管理軟件對電子檔案進行清查，檢查文件的完整性和準確性，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）檔案管理系統(tǒng)1.賬號信息交接檔案管理系統(tǒng)的登錄賬號和密碼，確保接手人員能夠正常訪問系統(tǒng)。提醒接手人員及時修改初始密碼，確保賬號安全。2.系統(tǒng)操作權(quán)限明確交接雙方在檔案管理系統(tǒng)中的操作權(quán)限，確保接手人員能夠進行相應(yīng)的檔案錄入、查詢、修改、刪除等操作。對于涉及系統(tǒng)管理權(quán)限的交接，要嚴格按照公司/組織的規(guī)定進行審批和授權(quán)。3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，并與紙質(zhì)檔案和電子檔案進行核對，確保數(shù)據(jù)的一致性。向接手人員介紹系統(tǒng)的操作流程和注意事項，特別是數(shù)據(jù)錄入、審核、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（三）檔案管理制度及流程1.制度文件交接公司/組織現(xiàn)行的檔案管理制度、辦法、規(guī)定等文件，確保接手人員熟悉檔案管理的各項要求。對制度文件中的重點條款和關(guān)鍵內(nèi)容進行講解，使接手人員能夠準確理解并執(zhí)行。2.工作流程詳細介紹檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、檢索、利用、銷毀等工作流程，包括每個環(huán)節(jié)的具體操作方法和時間節(jié)點。提供相關(guān)的工作記錄和示例，幫助接手人員更好地掌握工作流程。（四）檔案管理設(shè)施設(shè)備及用品1.辦公設(shè)備交接檔案管理工作所需的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀等，確保設(shè)備能夠正常使用，并提供設(shè)備的使用說明書和維護記錄。檢查設(shè)備的資產(chǎn)編號、配置情況等信息，與公司/組織的資產(chǎn)臺賬進行核對。2.存儲設(shè)備交接檔案存儲所需的貨架、檔案柜、密集架等存儲設(shè)備，確保設(shè)備完好無損，能夠滿足檔案存儲的需求。提供存儲設(shè)備的布局圖和使用說明，方便接手人員進行檔案存放和管理。3.防護用品交接檔案管理工作中使用的防護用品，如防蟲藥、防霉劑、防火設(shè)備等，確保防護用品的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。介紹防護用品的使用方法和注意事項，提醒接手人員做好檔案的安全防護工作。（五）未完成的工作任務(wù)1.待整理檔案交接正在整理過程中的檔案資料，包括已經(jīng)收集但尚未完成分類、編目的檔案，明確工作進度和下一步的整理計劃。提供相關(guān)的整理工具和參考資料，協(xié)助接手人員繼續(xù)完成整理工作。2.待處理事項交接檔案管理工作中尚未處理的事項，如檔案借閱申請、檔案銷毀審批等，說明事項的具體情況和處理要求。與相關(guān)部門或人員進行溝通協(xié)調(diào)，確保接手人員能夠順利處理待辦事項。三、交接流程（一）交接準備1.提出申請：檔案員因崗位變動需要進行交接時，應(yīng)提前[X]個工作日向所在部門提交書面交接申請，說明交接原因、預(yù)計交接時間等信息。2.確定交接日期：所在部門收到交接申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)與檔案管理部門協(xié)商確定具體的交接日期，并通知交接雙方做好準備工作。3.組建交接小組：為確保交接工作的順利進行，由檔案管理部門負責人擔任交接小組組長，成員包括交接雙方檔案員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。交接小組負責對交接工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。4.整理交接資料：交接前，交接檔案員應(yīng)按照本制度的要求對檔案實體、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理制度及流程、檔案管理設(shè)施設(shè)備及用品、未完成的工作任務(wù)等進行全面整理，形成詳細的交接清單和資料。（二）現(xiàn)場交接1.核對交接清單：交接雙方按照交接清單對檔案實體、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理制度及流程、檔案管理設(shè)施設(shè)備及用品、未完成的工作任務(wù)等進行逐一核對，確保交接內(nèi)容準確無誤。2.檢查檔案質(zhì)量：交接小組對紙質(zhì)檔案和電子檔案的質(zhì)量進行檢查，包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、保密性等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并要求交接檔案員進行整改。3.測試系統(tǒng)功能：對檔案管理系統(tǒng)進行操作測試，確保接手人員能夠正常登錄系統(tǒng)，并進行各項檔案管理操作。測試內(nèi)容包括系統(tǒng)登錄、數(shù)據(jù)查詢、錄入、修改、刪除、審核、歸檔等功能。4.交接簽字確認：交接雙方在核對無誤后，在交接清單上簽字確認。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。（三）后續(xù)工作1.資料歸檔：交接完成后，接手檔案員應(yīng)及時將交接過程中形成的各類資料進行歸檔，如交接清單、工作記錄、測試報告等，確保檔案資料的完整性和可追溯性。2.培訓(xùn)指導(dǎo)：交接完成后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)接手人員的實際情況，安排必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其盡快熟悉檔案管理工作流程和要求，提高工作能力和水平。3.監(jiān)督檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對交接后的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保接手人員嚴格按照檔案管理制度和流程開展工作，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效果。四、交接責任（一）交接檔案員責任1.在交接前，負責對所管理的檔案進行全面清查和整理，確保檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.按照本制度的要求，準備好詳細的交接清單和資料，并向接手人員進行全面、準確的介紹和說明。3.在交接過程中，積極配合交接小組的工作，如實回答接手人員的提問，對交接內(nèi)容的真實性和準確性負責。4.交接完成后，如發(fā)現(xiàn)因自身原因?qū)е聶n案資料存在問題或交接不清的情況，應(yīng)及時協(xié)助接手人員進行處理，并承擔相應(yīng)的責任。（二）接手檔案員責任1.在交接前，應(yīng)認真學習檔案管理的相關(guān)知識和技能，熟悉交接檔案員的工作情況，為順利接手做好準備。2.按照交接清單和資料，認真核對交接內(nèi)容，對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出疑問，并要求交接檔案員進行解釋和整改。3.在交接完成后，負責對接手的檔案資料、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理制度及流程、檔案管理設(shè)施設(shè)備及用品等進行妥善保管和使用，嚴格按照檔案管理制度和流程開展工作。4.如發(fā)現(xiàn)交接內(nèi)容存在問題或交接不清的情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并協(xié)助進行處理。（三）交接小組責任1.負責組織和監(jiān)督交接工作的全過程，確保交接工作按照本制度的要求規(guī)范、有序進行。2.對交接內(nèi)容進行審核和檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并督促交接雙方進行落實。3.在交接過程中，協(xié)調(diào)解決交接雙方之間的爭議和問題，保證交接工作的順利完成。4.對交接工作的質(zhì)量和效果負責，如因交接小組工作不力導(dǎo)致交接不清或出現(xiàn)檔案管理問題，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案員交接工作進行審計監(jiān)督，檢查交接制度的執(zhí)行情況、交接內(nèi)容的完整性和準確性、交接責任的落實情況等。2.檔案管理部門應(yīng)建立日常監(jiān)督檢查機制，對檔案員交接工作進行實時跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決交接過程中出現(xiàn)的問題。3.設(shè)立舉報郵箱和電話，鼓勵員工對檔案員交接工作中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核辦法1.將檔案員交接工作納入績效考核體系，對交接工作完成情況、交接質(zhì)量、交接責任落實情況等進行量化考核。2.對于交接工作完成出色、檔案管理工作質(zhì)量高的檔案員，給予表彰和獎勵；對于交接工作不認真、交接不清、導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的檔案員，視情節(jié)輕重給予批評