財務檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務檔案，是指公司在各項財務活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計核算資料，以及與財務活動相關(guān)的其他資料，如財務預算、財務分析報告、經(jīng)濟合同、審計報告等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司財務檔案管理工作由公司財務部門統(tǒng)一領(lǐng)導，各分公司、子公司財務部門負責本單位財務檔案的具體管理工作。2.真實完整原則。財務檔案應如實反映公司財務活動的全過程，確保檔案資料的真實性和完整性。3.安全保密原則。加強財務檔案的安全保護措施，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。4.有效利用原則。充分發(fā)揮財務檔案的作用，為公司的財務管理、決策支持和經(jīng)濟活動提供有效服務。二、財務檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，以及財務情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務預算、財務分析報告、經(jīng)濟合同、審計報告、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）編號1.會計憑證編號：按照記賬憑證的日期順序，每月從1號開始連續(xù)編號。2.會計賬簿編號：總賬、明細賬、日記賬等賬簿按照科目代碼順序編號，固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)編號順序編號。3.財務報告編號：按照報告期順序編號，如月度報告編號為“月[報告期年份][報告期月份][報告類型代碼]”，季度報告編號為“季[報告期年份][報告期季度][報告類型代碼]”，年度報告編號為“年[報告期年份][報告類型代碼]”。4.其他類編號：根據(jù)檔案的性質(zhì)和類別，制定相應的編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、財務檔案的收集與整理（一）收集1.財務部門應定期收集各項財務活動中形成的檔案資料，確保檔案資料的及時、完整。2.會計憑證應在每月結(jié)賬后及時整理裝訂，記賬憑證應連同所附的原始憑證一并整理，原始憑證應按照記賬憑證的編號順序排列，并折疊整齊，不得外漏。3.會計賬簿應在年度終了后及時打印裝訂，總賬、明細賬、日記賬等賬簿應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行打印，固定資產(chǎn)卡片應按照固定資產(chǎn)編號順序排列，并與固定資產(chǎn)實物核對一致。4.財務報告應在報告期結(jié)束后及時編制，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行打印，月度、季度財務報告應加蓋單位公章，年度財務報告應加蓋單位公章、法定代表人印章和財務負責人印章。5.其他類檔案資料應根據(jù)檔案的形成時間和類別，及時收集整理，確保檔案資料的齊全、完整。（二）整理1.財務檔案管理人員應按照檔案分類和編號規(guī)則，對收集到的檔案資料進行分類整理，確保檔案資料的分類準確、編號清晰。2.會計憑證應按照記賬憑證的編號順序，每本憑證厚度應保持一致，一般為23厘米，憑證封面應填寫齊全，包括單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管、裝訂人等內(nèi)容，并加蓋單位公章。3.會計賬簿應按照賬簿的編號順序，每本賬簿應裝訂牢固，賬頁應整齊，不得有缺頁、跳行等現(xiàn)象，賬簿封面應填寫齊全，包括單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿編號等內(nèi)容，并加蓋單位公章。4.財務報告應按照報告期順序，每本報告應裝訂牢固，報告封面應填寫齊全，包括單位名稱、報告期、報告類型、報告編號等內(nèi)容，并加蓋單位公章。5.其他類檔案資料應按照檔案的性質(zhì)和類別，分別進行整理，每類檔案應裝訂成冊或裝盒，并在檔案封面或盒面上注明檔案名稱、編號、日期等內(nèi)容。四、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：保管期限為[X]年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為[X]年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管[X]年。3.財務報告類：月度、季度財務報告保管期限為[X]年，年度財務報告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為[X]年，納稅申報表保管期限為[X]年，財務預算、財務分析報告保管期限為[X]年，經(jīng)濟合同、審計報告等根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（二）保管地點1.公司應設立專門的財務檔案保管庫，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保財務檔案的安全保管。2.財務檔案保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關(guān)規(guī)定，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（三）保管要求1.財務檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和核對，確保檔案資料的完整、安全，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。2.財務檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用，同時應建立檔案索引，注明檔案名稱、編號、存放位置等信息，方便檔案管理人員和查閱人員快速查找檔案資料。3.財務檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將財務檔案帶出保管庫，如需查閱、復制檔案資料，應按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行操作。4.財務檔案保管庫應實行專人管理，非檔案管理人員不得進入保管庫，檔案管理人員應定期對保管庫進行清潔和消毒，防止檔案資料受到污染。五、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人應根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和目的，審核查閱申請的合理性和必要性，并在申請表上簽署審批意見。3.查閱人員應按照審批意見，在檔案管理人員的陪同下到保管庫查閱檔案資料，查閱過程中應遵守檔案保管制度，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《財務檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)公司相關(guān)部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人應根據(jù)借閱申請的內(nèi)容和目的，審核借閱申請的合理性和必要性，并在申請表上簽署審批意見。3.借閱人員應按照審批意見，在檔案管理人員的陪同下到保管庫辦理借閱手續(xù)，借閱手續(xù)應包括填寫《財務檔案借閱登記表》、簽訂《財務檔案借閱承諾書》等內(nèi)容，確保借閱人員遵守檔案保管制度，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《財務檔案借閱登記表》上簽字確認，檔案管理人員應檢查檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.因保管不善、自然災害等原因?qū)е仑攧諜n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.財務部門應定期對保管期滿的財務檔案進行清理，編制《財務檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，并經(jīng)財務部門負責人審核簽字。2.《財務檔案銷毀清冊》應報公司檔案管理部門審核，檔案管理部門應根據(jù)檔案保管期限和實際情況，對《財務檔案銷毀清冊》進行審核，并簽署審核意見。3.《財務檔案銷毀清冊》經(jīng)公司檔案管理部門審核通過后，報公司主管領(lǐng)導審批，公司主管領(lǐng)導應根據(jù)檔案管理部門的審核意見，對《財務檔案銷毀清冊》進行審批，并簽署審批意見。4.財務部門應根據(jù)公司主管領(lǐng)導的審批意見，組織實施財務檔案銷毀工作，銷毀工作應由檔案管理人員和財務部門相關(guān)人員共同進行，確保銷毀過程的真實性和準確性。5.財務檔案銷毀工作完成后，檔案管理人員應在《財務檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司檔案管理部門和財務部門負責人。（三）監(jiān)督與記錄1.財務檔案銷毀工作應接受公司審計部門的監(jiān)督，審計部門應定期對財務檔案銷毀工作進行檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定的程序和要求。2.財務檔案銷毀過程中，應進行詳細的記錄，記錄內(nèi)容應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由檔案管理人員和財務部