心理檔案移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織中心理檔案的移交工作，確保心理檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，保障員工心理健康信息的有效管理和合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及員工心理檔案的建立、保管、移交等相關(guān)工作環(huán)節(jié)，包括但不限于人力資源部門(mén)、心理健康服務(wù)部門(mén)以及其他涉及員工心理健康信息管理的相關(guān)部門(mén)。（三）基本原則1.合法性原則：心理檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保員工的隱私權(quán)和個(gè)人信息安全得到充分保護(hù)。2.準(zhǔn)確性原則：移交的心理檔案應(yīng)準(zhǔn)確反映員工的真實(shí)心理狀況，信息記錄清晰、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.保密性原則：在心理檔案移交過(guò)程中，要嚴(yán)格保守員工的心理健康信息，防止信息泄露給無(wú)關(guān)人員，維護(hù)員工的個(gè)人隱私。4.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和流程，及時(shí)完成心理檔案的移交工作，確保心理健康服務(wù)的連續(xù)性和有效性。二、心理檔案概述（一）心理檔案定義心理檔案是指公司/組織為員工建立的，記錄員工心理健康狀況、心理測(cè)評(píng)結(jié)果、心理咨詢(xún)與治療過(guò)程等相關(guān)信息的文件集合。（二）心理檔案內(nèi)容1.個(gè)人基本信息：包括員工姓名、性別、年齡、部門(mén)、崗位等。2.心理測(cè)評(píng)報(bào)告：如性格測(cè)試、心理健康評(píng)估量表等結(jié)果。3.心理咨詢(xún)記錄：咨詢(xún)時(shí)間、咨詢(xún)師、咨詢(xún)主題、咨詢(xún)過(guò)程及結(jié)論。4.心理治療記錄：若員工接受心理治療，詳細(xì)記錄治療方案、治療過(guò)程及效果評(píng)估。5.其他相關(guān)資料：如員工主動(dòng)提供的與心理健康相關(guān)的特殊經(jīng)歷、家族心理病史等。三、心理檔案建立與保管（一）心理檔案建立1.建立流程人力資源部門(mén)或相關(guān)部門(mén)根據(jù)公司/組織的心理健康管理計(jì)劃，確定需要建立心理檔案的員工名單。心理健康服務(wù)部門(mén)按照專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工進(jìn)行心理測(cè)評(píng)或開(kāi)展心理咨詢(xún)服務(wù)，并將相關(guān)信息記錄在心理檔案中。檔案建立過(guò)程中，應(yīng)確保信息來(lái)源的可靠性和準(zhǔn)確性，如有需要，可要求員工提供補(bǔ)充信息或進(jìn)行進(jìn)一步的評(píng)估。2.信息錄入與審核心理健康服務(wù)人員負(fù)責(zé)將心理測(cè)評(píng)結(jié)果、咨詢(xún)記錄等信息準(zhǔn)確錄入心理檔案系統(tǒng)。錄入完成后，由專(zhuān)人進(jìn)行審核，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后的心理檔案方可進(jìn)入保管環(huán)節(jié)。（二）心理檔案保管1.保管方式心理檔案應(yīng)以電子和紙質(zhì)兩種形式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照員工姓名或部門(mén)等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.保管期限心理檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，員工在職期間的心理檔案應(yīng)妥善保管，離職后根據(jù)具體情況確定合理的保管期限，以確保員工心理健康信息的歷史記錄可追溯。3.保管要求檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全措施，確保檔案的完整性和安全性。嚴(yán)格限制檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和查閱心理檔案。四、心理檔案移交（一）移交情形1.員工離職：?jiǎn)T工辦理離職手續(xù)時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)通知心理健康服務(wù)部門(mén)，將其心理檔案進(jìn)行移交。離職員工的心理檔案應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成移交。2.崗位調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工崗位發(fā)生變動(dòng)，且涉及到心理健康信息管理職責(zé)轉(zhuǎn)移時(shí)，心理檔案應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)移交。崗位調(diào)動(dòng)的心理檔案移交應(yīng)在調(diào)動(dòng)通知下達(dá)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。3.部門(mén)撤銷(xiāo)或合并：因公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整，導(dǎo)致涉及員工心理檔案管理的部門(mén)發(fā)生變化時(shí)，心理檔案需要進(jìn)行整體移交。部門(mén)撤銷(xiāo)或合并的心理檔案移交應(yīng)在調(diào)整方案確定后的[X]個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。（二）移交流程1.移交申請(qǐng)由接收心理檔案的部門(mén)或崗位負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《心理檔案移交申請(qǐng)表》，注明移交原因、移交員工名單、檔案接收部門(mén)等信息?！缎睦頇n案移交申請(qǐng)表》應(yīng)提交給心理健康服務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.檔案整理心理健康服務(wù)部門(mén)接到移交申請(qǐng)后，對(duì)擬移交的心理檔案進(jìn)行整理。確保檔案資料齊全、完整，無(wú)缺失或損壞情況。對(duì)檔案中的敏感信息進(jìn)行必要的脫敏處理，以保護(hù)員工隱私。3.檔案交接心理健康服務(wù)部門(mén)與接收部門(mén)按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行檔案交接。交接過(guò)程中，雙方應(yīng)共同核對(duì)檔案清單，確保移交的檔案數(shù)量、內(nèi)容與申請(qǐng)表一致。雙方在《心理檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。4.移交記錄心理健康服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)心理檔案移交過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括移交時(shí)間、移交人員、接收人員、檔案清單等信息。移交記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢(xún)和審計(jì)。（三）特殊情況處理1.檔案缺失或損壞在檔案移交過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)心理檔案存在缺失或損壞情況，心理健康服務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查找原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。對(duì)于無(wú)法補(bǔ)充完整的檔案信息，應(yīng)在移交記錄中注明，并向接收部門(mén)說(shuō)明情況。2.信息爭(zhēng)議若接收部門(mén)對(duì)移交的心理檔案信息存在爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)與心理健康服務(wù)部門(mén)溝通協(xié)商。雙方可共同查閱原始記錄，必要時(shí)可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行評(píng)估，以確定信息的準(zhǔn)確性和完整性。如仍無(wú)法解決爭(zhēng)議，可提交公司/組織內(nèi)部的相關(guān)管理部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.授權(quán)查閱人員人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員，在涉及員工績(jī)效評(píng)估、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等人力資源管理工作需要時(shí)，可查閱員工心理檔案。心理健康服務(wù)部門(mén)的咨詢(xún)師及管理人員，因工作需要對(duì)員工心理檔案進(jìn)行查閱，以提供持續(xù)的心理健康服務(wù)和跟蹤。公司/組織內(nèi)部經(jīng)過(guò)特別授權(quán)的其他人員，如涉及員工心理健康問(wèn)題的緊急處理、重大決策等情況，在獲得授權(quán)后可查閱相關(guān)心理檔案。2.查閱審批任何人員查閱心理檔案前，需填寫(xiě)《心理檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息?！缎睦頇n案查閱申請(qǐng)表》應(yīng)提交給心理健康服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可查閱。（二）使用規(guī)定1.查閱范圍限制查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過(guò)的范圍查閱心理檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容。禁止查閱與工作無(wú)關(guān)的員工心理健康信息，確保員工隱私得到充分保護(hù)。2.信息使用規(guī)范查閱人員在使用心理檔案信息時(shí)，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將信息泄露給無(wú)關(guān)人員。如需引用檔案中的信息，必須經(jīng)過(guò)員工本人同意，并在相關(guān)報(bào)告或文件中注明信息來(lái)源。心理檔案信息僅用于公司/組織內(nèi)部的管理決策、心理健康服務(wù)等合法用途，不得用于其他任何商業(yè)或非法目的。六、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)心理檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案移交流程是否合規(guī)、檔案保管是否安全、查閱與使用是否符合規(guī)定等。審計(jì)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，提交給公司/組織管理層，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議。2.日常檢查心理健康服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)心理檔案管理工作進(jìn)行日常檢查，包括檔案建立的準(zhǔn)確性、保管的規(guī)范性、移交的及時(shí)性等方面。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行整改，并記錄檢查情況，作為工作考核的依據(jù)之一。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定違反心理檔案移交制度的行為包括但不限于：未按規(guī)定進(jìn)行檔案移交、泄露員工心理健康信息、擅自擴(kuò)大檔案查閱范圍、篡改或偽造檔案信息等。2.責(zé)任追究措施對(duì)于違反心理檔案移交制度的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。如因違規(guī)行為給員工造成損失或引發(fā)法律糾紛的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并接受法律的制裁。七、附則（一）制度解釋本制度由公司/組織心理健康服務(wù)部門(mén)