檔案記實(shí)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄必須如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)。3.完整性原則：涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，包括文件、資料、圖表、聲像等，確保檔案體系的全面性。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的檔案應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，避免延誤。二、檔案分類與歸檔范圍（一）行政管理檔案1.公司/組織文件：包括公司章程、制度、規(guī)定、通知、通報(bào)等各類正式文件。2.會(huì)議記錄：公司/組織各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議等。3.工作計(jì)劃與總結(jié)：各部門及公司/組織整體的年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)。4.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料。5.行政事務(wù)檔案：辦公用品采購(gòu)、固定資產(chǎn)管理、車輛使用記錄等相關(guān)文件。（二）業(yè)務(wù)管理檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息、營(yíng)銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行記錄等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等。3.財(cái)務(wù)管理檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)研發(fā)檔案：研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。（三）合同檔案1.采購(gòu)合同：與供應(yīng)商簽訂的原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)等合同。2.銷售合同：與客戶簽訂的產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等合同。3.租賃合同：辦公場(chǎng)地、設(shè)備租賃等合同。4.其他合同：合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等各類合同。（四）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目質(zhì)量控制文件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目成果評(píng)估文件等。（五）聲像檔案1.照片檔案：公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等照片。2.視頻檔案：公司宣傳片、項(xiàng)目演示視頻、活動(dòng)錄像等。3.音頻檔案：重要講話錄音、會(huì)議音頻等。三、檔案記實(shí)要求（一）記錄內(nèi)容要求1.檔案記錄應(yīng)詳細(xì)、具體，能夠清晰反映工作活動(dòng)的全貌。對(duì)于事件的描述應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果等要素。2.涉及數(shù)據(jù)的檔案，數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計(jì)算過程應(yīng)清晰可查。數(shù)據(jù)來源應(yīng)可靠，必要時(shí)應(yīng)注明出處。3.對(duì)于重要決策、關(guān)鍵事件的記錄，應(yīng)包含決策過程、相關(guān)討論意見及最終決策結(jié)果。（二）記錄方式要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用鋼筆、中性筆等耐久性強(qiáng)的書寫工具進(jìn)行記錄，確保字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.電子檔案應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可檢索性。電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)保證圖像清晰、聲音完整，存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長(zhǎng)期保存和查閱。對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)同時(shí)保存文字說明，詳細(xì)記錄拍攝或錄制的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）記錄時(shí)間要求1.各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成記錄和歸檔。一般情況下，紙質(zhì)檔案應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔，電子檔案應(yīng)同步進(jìn)行存儲(chǔ)。2.對(duì)于緊急事件或重要決策，應(yīng)在事件發(fā)生或決策做出后的[X]小時(shí)內(nèi)進(jìn)行初步記錄，并在后續(xù)[X]個(gè)工作日內(nèi)完成詳細(xì)記錄和歸檔。四、檔案收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門應(yīng)積極配合提供資料。（二）收集范圍1.按照本制度規(guī)定的檔案分類與歸檔范圍，全面收集各類檔案資料。2.除正式文件、記錄外，還應(yīng)收集與工作相關(guān)的電子郵件、即時(shí)通訊記錄、工作筆記等具有保存價(jià)值的資料。（三）整理要求1.檔案收集后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。文件應(yīng)按照順序排列，編制頁碼，并填寫檔案目錄。3.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行文件夾創(chuàng)建和文件命名，確保文件層次清晰，便于查找。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，由檔案管理人員進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行歸檔。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行有序排列。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司章程、重要會(huì)議記錄、重大項(xiàng)目檔案、涉及公司/組織權(quán)益的合同等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為[X]年，包括一般性的業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為[X]年，包括臨時(shí)性的工作文件、一般性的行政事務(wù)檔案等。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)具備相應(yīng)的保密級(jí)別，并經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，簽署意見后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱等信息。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）歸還與注銷1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.在《檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還時(shí)間，并將申請(qǐng)表歸檔保存。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊保密措施。3.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人和借閱人的行為，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、消防設(shè)施等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)存在安全隱患的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.檔案管理人員應(yīng)具備安全意識(shí)，掌握基本的安全防范知識(shí)和技能，保障檔案管理工作的安全進(jìn)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定是否予以銷毀。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、仍有一定利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行特殊處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀過程應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速準(zhǔn)確地錄入各類檔案信息，包括文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)等。2.檢索查詢功能：支持多種檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、日期檢索等，能夠快速定位所需檔案。3.權(quán)限管理功能：根據(jù)用戶角色設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和分