防疫員工檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防疫管理，規(guī)范員工防疫檔案的建立、管理和使用，確保公司在疫情期間能夠全面、準(zhǔn)確地掌握員工的健康狀況和防疫相關(guān)信息，有效防控疫情，保障員工的身體健康和公司的正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工及勞務(wù)派遣員工等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家及地方政府關(guān)于疫情防控的法律法規(guī)、政策要求，確保檔案制度合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則員工應(yīng)如實(shí)提供防疫相關(guān)信息，檔案管理人員要認(rèn)真審核、準(zhǔn)確記錄，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.及時(shí)更新原則根據(jù)員工防疫情況的變化，及時(shí)更新檔案信息，確保信息的時(shí)效性。4.保密原則對(duì)員工防疫檔案中的個(gè)人隱私信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.員工姓名、性別、年齡、部門(mén)、崗位、聯(lián)系方式等。2.緊急聯(lián)系人姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式。（二）健康狀況1.每日體溫測(cè)量記錄，包括測(cè)量時(shí)間、體溫?cái)?shù)值。2.是否有發(fā)熱、咳嗽、乏力、呼吸困難等新冠相關(guān)癥狀的記錄及癥狀出現(xiàn)時(shí)間、持續(xù)情況等。3.新冠疫苗接種情況，包括接種劑次、接種時(shí)間、疫苗種類(lèi)等。（三）行程信息1.近期出行軌跡，包括國(guó)內(nèi)及國(guó)際旅行史、出差地點(diǎn)及時(shí)間等。2.是否去過(guò)中高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)，去過(guò)中高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)的具體時(shí)間、停留時(shí)長(zhǎng)等。（四）核酸檢測(cè)信息1.核酸檢測(cè)結(jié)果記錄，包括檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)機(jī)構(gòu)、檢測(cè)結(jié)果（陰性/陽(yáng)性）。2.按照疫情防控要求應(yīng)進(jìn)行核酸檢測(cè)的頻次及實(shí)際檢測(cè)情況。（五）防疫措施執(zhí)行情況1.口罩佩戴情況，是否按要求正確佩戴口罩及佩戴時(shí)間統(tǒng)計(jì)。2.社交距離保持情況，在辦公場(chǎng)所、公共區(qū)域等是否遵守社交距離規(guī)定。3.個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣，如洗手頻次、通風(fēng)情況等記錄。（六）防疫培訓(xùn)及教育記錄1.參加公司組織的防疫培訓(xùn)課程的時(shí)間、內(nèi)容、考核成績(jī)等。2.個(gè)人自主學(xué)習(xí)防疫知識(shí)的情況及相關(guān)記錄。（七）防疫相關(guān)證明材料1.核酸檢測(cè)報(bào)告、疫苗接種憑證等紙質(zhì)或電子證明文件的存檔。2.其他與防疫相關(guān)的證明材料，如健康碼、行程碼截圖等。三、檔案建立與收集（一）建立主體員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)員工防疫檔案的初步建立與日常信息收集工作。（二）信息收集渠道1.員工每日通過(guò)公司指定的線(xiàn)上平臺(tái)（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┳孕刑顖?bào)健康狀況、行程信息等。2.部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集員工核酸檢測(cè)報(bào)告、疫苗接種憑證等證明材料，并進(jìn)行登記。3.公司防疫管理部門(mén)定期從相關(guān)政府部門(mén)獲取疫情防控?cái)?shù)據(jù)，與員工檔案信息進(jìn)行比對(duì)核實(shí)。（三）初始檔案建立流程1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)向其發(fā)放防疫檔案信息登記表，員工應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、健康狀況等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.員工所在部門(mén)將新員工填寫(xiě)的登記表及相關(guān)證明材料（如身份證復(fù)印件、疫苗接種記錄等）收集整理后，交至公司防疫管理部門(mén)進(jìn)行審核與存檔。3.防疫管理部門(mén)對(duì)新員工檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)信息不完整或不符合要求，及時(shí)通知員工所在部門(mén)補(bǔ)充完善。（四）日常信息更新1.員工每日上午[具體時(shí)間]前通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)完成健康狀況、行程信息等的填報(bào)更新。2.部門(mén)專(zhuān)人每日負(fù)責(zé)收集員工核酸檢測(cè)報(bào)告等證明材料，并在檔案中及時(shí)更新相關(guān)信息。3.如員工健康狀況、行程等發(fā)生變化，應(yīng)在變化后[X]小時(shí)內(nèi)通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)或向部門(mén)專(zhuān)人報(bào)告，部門(mén)專(zhuān)人及時(shí)更新檔案信息，并向防疫管理部門(mén)報(bào)備。四、檔案管理與保管（一）管理職責(zé)1.公司防疫管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理員工防疫檔案，制定檔案管理制度，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案建立與管理工作。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)員工防疫檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門(mén)員工及時(shí)、準(zhǔn)確填報(bào)檔案信息，并對(duì)檔案信息的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檔案保管方式1.防疫員工檔案采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器上，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文件夾進(jìn)行分類(lèi)存放，并定期進(jìn)行備份。紙質(zhì)檔案由檔案管理人員統(tǒng)一整理裝訂，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中。2.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。同時(shí)，要配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（三）檔案保管期限員工防疫檔案自員工離職或疫情防控結(jié)束后，至少保存[X]年，以備后續(xù)查詢(xún)和追溯。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司防疫管理部門(mén)因疫情防控工作需要，可隨時(shí)查閱員工防疫檔案。2.員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人在工作需要時(shí)，經(jīng)防疫管理部門(mén)同意，可查閱本部門(mén)員工防疫檔案。3.其他部門(mén)或人員因特殊情況需要查閱員工防疫檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《防疫員工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至防疫管理部門(mén)，防疫管理部門(mén)審核同意后，通知檔案管理人員提供檔案。3.檔案管理人員在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱情況，查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（三）檔案使用規(guī)定1.查閱和使用防疫員工檔案的人員，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的個(gè)人隱私信息。2.檔案信息僅用于公司疫情防控工作，不得用于其他任何非防疫相關(guān)目的。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的防疫檔案信息，如健康狀況、行程軌跡等，嚴(yán)格限制知悉范圍，僅限防疫管理部門(mén)、員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及必要的工作人員知曉。2.檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)妥善保管檔案資料，不得隨意放置或丟棄。在檔案?jìng)鬟f、交接過(guò)程中，要嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，確保檔案安全。3.嚴(yán)禁通過(guò)非公司指定的渠道傳輸、共享員工防疫檔案信息，如不得通過(guò)個(gè)人郵箱、微信等方式發(fā)送檔案信息。（二）安全保障1.加強(qiáng)檔案管理場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案管理區(qū)域24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角。2.定期對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等突發(fā)事件，能夠及時(shí)采取有效措施，保障檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件員工防疫檔案在保管期限屆滿(mǎn)后，且疫情防控工作已結(jié)束，經(jīng)公司防疫管理部門(mén)審核同意后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理人員填寫(xiě)《防疫員工檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，并說(shuō)明銷(xiāo)毀原因。2.將申請(qǐng)表提交至防疫管理部門(mén)，防疫管理部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同公司內(nèi)部審計(jì)人員或其他指定人員共同實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并保留刪除記錄。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司防疫管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)員工防疫檔案的建立、管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話(huà)，接受員工及社會(huì)對(duì)公司防疫檔案管理工作的監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.將員工防疫檔案管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)檔案建立完整、信息更新及時(shí)、管理規(guī)范的部門(mén)給予適當(dāng)加分獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作不力的部門(mén)進(jìn)行扣分處罰。2.對(duì)員工個(gè)人防疫檔案信息填報(bào)不真實(shí)、不及時(shí)的，