綜合文書檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的綜合文書檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司綜合文書檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：文件材料的內(nèi)容和形式應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于長期保存和有效利用。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)綜合文書檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司各部門形成的綜合文書檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。2.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、通知等文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.公司的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司的工程建設(shè)檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的文件。8.公司的設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維修等文件。9.公司的科研檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等文件。10.公司在對(duì)外宣傳、文化活動(dòng)等方面形成的文件材料。11.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交至檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫《文件材料移交清單》。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事勞資類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。5.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確保機(jī)密信息的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司綜合文書檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。3.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照檔案，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值差異。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案對(duì)公司當(dāng)前和未來工作的效益，確定其保存價(jià)值。（五）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（六）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并經(jīng)檔案管理